Cos’è un software gestionale e quali vantaggi offre

Sei un imprenditore o un’imprenditrice e ti occupi di diverse aree della tua azienda, come la fatturazione, la gestione del magazzino e dei pagamenti? Per svolgere i vari compiti, utilizzi strumenti obsoleti, ad esempio Excel?

Forse avrai già notato quanto il tuo attuale metodo presenti delle criticità. Spesso, infatti, ti costringe ad esempio a passare da un foglio di calcolo all’altro, aumentando il rischio di errori e la perdita di tempo prezioso.

È normale che situazione generi frustrazione, ma riconoscere il problema è già un passo avanti.

Esiste una soluzione a tutto ciò, con l’uso di un gestionale aziendale: un software potente e intuitivo che offre un’unica piattaforma per organizzare tutte le attività aziendali in modo efficiente e organizzato.

In questo capitolo capiremo cos’è un software gestionale e perché può essere così di supporto per le diverse attività quotidiane della tua azienda.

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Cos’è un software gestionale e a cosa serve

Un software gestionale è un programma progettato per elaborare in modo automatico e accurato i dati relativi all’attività aziendale, assicurando che siano sempre aggiornati e facilmente accessibili per analisi e revisioni.

Che tu abbia una piccola o media impresa, il suo utilizzo offre numerosi vantaggi, tra cui un notevole risparmio di tempo e risorse, una maggiore efficienza nei flussi di lavoro e una riduzione del rischio di errori che potrebbero compromettere il ciclo produttivo.

Sono diversi i settori che possono trarre maggior beneficio da un programma gestionale, ad esempio gli esercizi commerciali.

Questi possono tenere sotto controllo il magazzino, la fatturazione, i pagamenti e la registrazione dei corrispettivi. Tutto ciò direttamente dallo stesso PC utilizzato per emettere gli scontrini, garantendo così un servizio clienti impeccabile.

Vantaggi che diventano ancora più rilevanti in caso di uno shop online, in quanto dal solo software gestionale per e-commerce è possibile eseguire diverse operazioni, come l’aggiornamento dei prezzi e delle schede prodotto del negozio online, l’emissione del ddt (documento di trasporto) e della fattura e il carico e scarico di magazzino.

Infine, un software gestionale può essere la risposta a tantissimi problemi delle aziende produttrici, in quanto semplifica la gestione quotidiana e migliora l’efficienza operativa.

Attraverso funzioni avanzate e automatismi, un programma come questo aiuta quindi a gestire la fatturazione, il magazzino e i pagamenti in modo efficiente. Tutto ciò consente così alle imprese di concentrarsi sulla crescita del loro core business, riducendo il tempo e le risorse dedicate alla gestione amministrativa e operativa.

Hai un negozio online? Leggi la guida alla gestione di un e-commerce: troverai consigli preziosi sul magazzino, la fatturazione e la gestione dei clienti.

Quali funzionalità ha un software gestionale

I software gestionali possiedono di norma diverse funzionalità, in grado di rispondere alle esigenze di diverse destinazioni d’uso.

Ad esempio, generalmente permettono di gestire la fatturazione elettronica, sia nel ciclo attivo che passivo, indispensabile per la gestione dei rapporti verso privati, consumatori e la Pubblica Amministrazione

Oltre ad emettere, ricevere e conservare le fatture elettroniche, permettono anche di gestire altre tipologie di fatture e documenti, come ad esempio le note di credito e di debito,.

La gestione del magazzino è un’altra area cruciale per molte aziende, e il programma gestionale deve permettere la compilazione di ddt (documenti di trasporto), il carico e lo scarico della merce, l’inventario, il controllo delle giacenze e la tracciabilità dei prodotti.

Infine, il software gestionale consente il controllo su preventivi, ordini, vendite al banco e altri documenti di vendita, listini prezzi e pagamenti digitali.

Queste funzionalità non sono distinte ma sono spesso integrate, per offrire un controllo completo su tutti i processi aziendali con un’unica piattaforma.

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I vantaggi concreti nell’uso di un software gestionale

Immagina di essere a capo di un negozio di abbigliamento. Man mano che il numero di ordini cresce, diventa sempre più difficile dirigere tutte le operazioni necessarie, come fatturazione, ordini, pagamenti e magazzino.

Avere un sistema frammentato, che utilizzando Excel per la cura degli ordini e una piattaforma di fatturazione a parte, comporta un grosso dispendio di tempo ed energie e soprattutto facilita l’errore umano.

È qui che entra in gioco un software gestionale. Con un unico programma gestionale per il tuo negozio, puoi facilmente tenere sotto controllo gli ordini, generare fatture in pochi clic, gestire tutte le operazioni di magazzino (dal carico e scarico al monitoraggio delle scorte) e gestire i pagamenti dei clienti.

Inoltre, puoi raccogliere informazioni importanti sulle vendite e sui clienti, così da avere dati oggettivi su cui basarti per prendere decisioni informate per migliorare la tua attività.

Grazie al gestionale, potresti ad esempio pianificare con anticipo gli approvvigionamenti in base al periodo di vendita, organizzare in modo efficiente le promozioni e monitorare da vicino l’andamento delle vendite.

Inoltre, questo tipo di strumento ti consente di tenere traccia delle entrate e delle spese e generare report sull’andamento degli affari. Ciò può semplificare notevolmente il lavoro del tuo commercialista, consentendogli di concentrarsi su attività più strategiche e consulenziali per aiutarti a far crescere la tua impresa.

Possiamo dunque sintetizzare i principali vantaggi di utilizzare un software gestionale nei seguenti punti:

• Gestione di vari documenti con un unico programma: fatture, ordini, preventivi e così via.
• Gestione di diverse operazioni con un solo software: fatturazione, organizzazione del magazzino, incasso ed emissione di pagamenti.
• Analisi dell’andamento dell’attività: grazie a indicatori di vario tipo e natura, è possibile prendere decisioni strategiche più informate, quindi tendenzialmente più efficaci.

Questi benefici sono riscontrabili non solo per i negozi o per le attività commerciali, ma anche, per esempio, per le aziende produttive e manifatturiere e per altre attività.

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Software gestionali in Italia: quanto vengono utilizzati

Un software gestionale, quindi, è uno strumento estremamente utile per gli imprenditori a capo di piccole o medie aziende. Ma quanti, ad oggi, li utilizzano quotidianamente?

Una ricerca condotta sullo stato di diffusione di queste piattaforme nelle PMI italiane nel 2023 evidenzia una stabilità nei tassi di adozione, con alcune variazioni significative in determinate categorie.

Ad esempio, la gestione documentale e workflow ha registrato un aumento del 5% rispetto al 2022, spinta anche dal diffondersi dello Smart Working, mentre quella amministrativa e contabile rimane la soluzione più diffusa, soprattutto grazie all’obbligo di fatturazione elettronica.

Tuttavia, nonostante la loro diffusione, sono ancora molto poche le persone che sanno come utilizzare questo genere di strumenti o che semplicemente esistono e possono essere di supporto.

Ciò sottolinea l’importanza di dare priorità a software gestionali con un’interfaccia più semplice nel caso di piccole e medie imprese, per non complicare inutilmente le procedure, o se si è alle prime armi con l’uso di tali strumenti.

Inoltre, è importante che vi sia più informazione in merito alle loro funzionalità e a come possono essere effettivamente utili, così da aiutare molti imprenditori a trovare la soluzione a molti dei loro problemi gestionali.