Quando serve un gestionale? I segnali per capirlo

Essere a capo di un’azienda non è semplice e può diventare particolarmente arduo se ci si trova di fronte alla necessità di perdere tempo in compiti ripetitivi, legati alla burocrazia, alla contabilità o che potrebbero essere automatizzati.

Non sempre è possibile gestire con facilità un magazzino, le fatture, i pagamenti e tutta una serie di operazioni in modo veloce, trovando anche il tempo per occuparsi di attività più complesse e che richiedono maggiore attenzione.

Se anche tu stai affrontando questa situazione e senti che stai sprecando tempo per via dei troppi problemi legati all’aspetto organizzativo, allora questa guida fa per te.

Parleremo di alcune delle difficoltà più comuni nella gestione di un’azienda e come un programma gestionale è in grado di risolverli.

Quali sono i problemi più comuni nella gestione di un’azienda

Nel percorso verso l’efficienza aziendale, è fondamentale identificare i nodi cruciali che frenano la crescita.

Dall’organizzazione caotica del magazzino alla mancanza di integrazione tra i software utilizzati, le imprese si trovano spesso a fronteggiare una serie di problemi che minano la produttività e l’efficacia operativa.

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1. Mancanza di comunicazione tra fatturazione e altre aree

Il primo grosso ostacolo è la mancanza di connessione tra la fatturazione e le altre aree di gestione aziendale, come la gestione del magazzino o i pagamenti: quando questo avviene, si verificano solitamente inefficienze ed errori.

Ad esempio, considera il caso in cui viene fatturato un ordine, ma la vendita del prodotto non viene registrata a magazzino. Questo può portare a discrepanze nei dati sulle scorte, ritardi e frustrazione per i clienti.

Con un programma magazzino, come Danea Easyfatt, questo invece non avviene, perché magazzino e fatturazione sono strettamente connessi: quando viene emessa una fattura, in automatico il prodotto venduto viene scaricato dal magazzino e le scorte aggiornate in automatico.

2. Dati errati

La scoperta di errori nei report può essere una situazione comune quando si utilizzano fogli di calcolo come Excel.

Questi errori, come ERRORE #### o ERRORE #NUM!, possono derivare da diverse cause e portare a numerose difficoltà, come anche l’impossibilità di analizzare i propri dati di produzione e avere sotto controllo l’andamento della linea aziendale.

3. Fatture sbagliate

È un problema rilevante, ma capita spesso che nel caos delle numerose operazioni da controllare si possano inviare fatture sbagliate. Ciò comporta l’andare incontro ad eventuali sanzioni o la necessità di correggere e inviare una nuova versione al cliente.

Questo processo non solo richiede tempo prezioso per effettuare i controlli e le correzioni necessarie, ma può danneggiare la reputazione e la professionalità dell’azienda.

Errori di fatturazione? Scopri come correggere una fattura elettronica sbagliata.

4. Gestione del magazzino inefficiente

Molte piccole o medie attività possono essere tentate di affidarsi a strumenti come Excel per gestire il proprio inventario di magazzino, credendolo più semplice, ma questa pratica può portare a numerosi disagi.

I principali sono legati ad esempio a sviste dovute a salvataggi scorretti, modelli complessi, cancellazioni accidentali, sbagli nella battitura dei dati e tutta una serie di situazioni che potrebbero causare una catena di effetti negativi.

Inoltre, Excel non consente l’aggiornamento in tempo reale delle informazioni, richiedendo l’inserimento manuale, e ciò necessita di tempo e rende difficile l’analisi dei dati.

5. Problemi sul flusso di cassa

Quante volte ahi dovuto gestire ritardi o mancati pagamenti da parte di clienti? Quante volte è capitato a te di dimenticare o ritardare un pagamento a un fornitore?

Anche se si adottano precauzioni adeguate, è facile che si verifichino questo genere di situazioni quando si ha troppe cose da tenere sotto controllo.

Monitorare attentamente i flussi di cassa e mantenere una contabilità accurata sono passaggi fondamentali, ma chi è a capo di un’impresa sa quanto tutto ciò possa essere difficile.

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I benefici nell’uso di un software gestionale

Abbiamo elencato quelli che sono i problemi più comuni nella gestione di una piccola e media impresa con strumenti obsoleti, ma questi non sono gli unici.

Documenti difficili da trovare, tracciabilità dei prodotti poco chiara, tempo perso nell’inserimento manuale dei dati o nella registrazione dei pagamenti: sono tutte situazioni critiche per un’azienda.

Ecco come un software gestionale ti aiuta a superare le difficoltà:

• Semplifica la fatturazione, ad esempio numerando in automatico i documenti e trasformando in automatico i preventivi in fattura.
• Supporta la gestione del magazzino, generando codici di identificazione univoca, inventari, tracciabilità e documenti di trasporto.
• Facilita la gestione dei pagamenti. Questo perché, ad esempio, può includere diversi strumenti, come lo scadenzario e la prima nota che si compilano in automatico a partire dalle fatture emesse e ricevute. In più, come nel caso di Easyfatt, può permettere di incassare i pagamenti dai clienti ed emettere bonifici verso i fornitori, direttamente dall’interno del gestionale.
• Genera report e statistiche che permettono di analizzare i dati in modo approfondito, conoscere l’andamento di produzione e prendere decisioni informate per ottimizzare il lavoro.

Pensi che sia giunto il momento di migliorare la gestione della tua azienda? Passa subito al capitolo 4 di questa guida, dove ti mostreremo come scegliere il miglior software gestionale per te.