Quando serve un gestionale? I segnali per capirlo

Essere a capo di un’azienda non è semplice e può diventare particolarmente arduo se ci si trova di fronte alla necessità di perdere tempo in compiti ripetitivi, legati alla burocrazia, alla contabilità o che potrebbero essere automatizzati.

Non sempre è possibile gestire con facilità un magazzino, le fatture, i pagamenti e tutta una serie di operazioni in modo veloce, trovando anche il tempo per occuparsi di attività più complesse e che richiedono maggiore attenzione.

Se anche tu stai affrontando questa situazione e senti che stai sprecando tempo per via dei troppi problemi legati all’aspetto organizzativo, allora questa guida fa per te.

Parleremo di alcune delle difficoltà più comuni nella gestione di un’azienda e come un programma gestionale è in grado di risolverli.

Quali sono i problemi più comuni nella gestione di un’azienda

Nel percorso verso l’efficienza aziendale, è fondamentale identificare i nodi cruciali che frenano la crescita.

Dall’organizzazione caotica del magazzino alla mancanza di integrazione tra i software utilizzati, le imprese si trovano spesso a fronteggiare una serie di problemi che minano la produttività e l’efficacia operativa.

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1. Mancanza di comunicazione tra fatturazione e altre aree

Il primo grosso ostacolo è la mancanza di connessione tra la fatturazione e le altre aree di gestione aziendale, come la gestione del magazzino o i pagamenti: quando questo avviene, si verificano solitamente inefficienze ed errori.

Ad esempio, considera il caso in cui un ordine viene evaso dal magazzino ma non viene registrato nel sistema di fatturazione. Questo può portare a discrepanze nei dati, ritardi nei pagamenti e frustrazione per i clienti.

2. Dati errati

La scoperta di errori nei report può essere una situazione comune quando si utilizzano fogli di calcolo come Excel.

Questi errori, come ERRORE #### o ERRORE #NUM!, possono derivare da diverse cause e portare a numerose difficoltà, come anche l’impossibilità di analizzare i propri dati di produzione e avere sotto controllo l’andamento della linea aziendale.

3. Fatture sbagliate

È un problema rilevante, ma capita spesso che nel caos delle numerose operazioni da controllare si possano inviare fatture sbagliate. Ciò comporta l’andare incontro ad eventuali sanzioni o la necessità di correggere e inviare una nuova versione al cliente.

Questo processo non solo richiede tempo prezioso per effettuare i controlli e le correzioni necessarie, ma può danneggiare la reputazione e la professionalità dell’azienda.

Errori di fatturazione? Scopri come correggere una fattura elettronica sbagliata.

4. Gestione del magazzino inefficiente

Molte piccole o medie attività possono essere tentate di affidarsi a strumenti come Excel per gestire il proprio inventario di magazzino, credendolo più semplice, ma questa pratica può portare a numerosi disagi.

I principali sono legati ad esempio a sviste dovute a salvataggi scorretti, modelli complessi, cancellazioni accidentali, sbagli nella battitura dei dati e tutta una serie di situazioni che potrebbero causare una catena di effetti negativi.

Inoltre, Excel non consente l’aggiornamento in tempo reale delle informazioni, richiedendo l’inserimento manuale, e ciò necessita di tempo e rende difficile l’analisi dei dati.

5. Problemi sul flusso di cassa

Quante volte ahi dovuto gestire ritardi o mancati pagamenti da parte di clienti? Quante volte è capitato a te di dimenticare o ritardare un pagamento a un fornitore?

Anche se si adottano precauzioni adeguate, è facile che si verifichino questo genere di situazioni quando si ha troppe cose da tenere sotto controllo.

Monitorare attentamente i flussi di cassa e mantenere una contabilità accurata sono passaggi fondamentali, ma chi è a capo di un’impresa sa quanto tutto ciò possa essere difficile.

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I benefici nell’uso di un software gestionale

Abbiamo elencato quelli che sono i problemi più comuni nella gestione di una piccola e media impresa con strumenti obsoleti, ma questi non sono gli unici.

Documenti difficili da trovare, tracciabilità dei prodotti poco chiara, tempo perso nell’inserimento manuale dei dati o nella registrazione dei pagamenti: sono tutte situazioni critiche per un’azienda.

Ecco come un software gestionale ti aiuta a superare le difficoltà:

• Semplifica la fatturazione, ad esempio numerando in automatico i documenti e trasformando in automatico i preventivi in fattura.
• Supporta la gestione del magazzino, generando codici di identificazione univoca, inventari, tracciabilità e documenti di trasporto.
• Facilita la gestione dei pagamenti. Questo perché, ad esempio, può includere diversi strumenti, come lo scadenzario e la prima nota che si compilano in automatico a partire dalle fatture emesse e ricevute. In più, come nel caso di Easyfatt, può permettere di incassare i pagamenti dai clienti ed emettere bonifici verso i fornitori, direttamente dall’interno del gestionale.
• Genera report e statistiche che permettono di analizzare i dati in modo approfondito, conoscere l’andamento di produzione e prendere decisioni informate per ottimizzare il lavoro.

Pensi che sia giunto il momento di migliorare la gestione della tua azienda? Passa subito al capitolo 4 di questa guida, dove ti mostreremo come scegliere il miglior software gestionale per te.