Inventario di magazzino: cos’è, come si fa e alcuni consigli

L’inventario di magazzino è un’attività importante per la gestione di un’impresa. Scopriamo cosa significa fare l’inventario, quali strumenti utilizzare e come si effettua al meglio.

Inventario di magazzino: cos'è, come si fa e alcuni consigli
 

Tra le attività che ogni azienda deve svolgere, l’inventario di magazzino rientra sicuramente tra quelle importanti. Infatti, serve a capire le giacenze di prodotti e materiali rimasti in magazzino. In questo modo, è più semplice definire quali ordini effettuare dai fornitori e quali offerte proporre ai propri clienti. Gestire in modo efficace e ottimizzato l’inventario di magazzino non è sempre immediato. Vediamo di approfondire l’argomento e scoprire qualche consiglio per fare un inventario in modo efficace.

Cos’è l’inventario di magazzino e a cosa serve?

Quando si parla di inventario di magazzino, si intende l’elenco dettagliato degli articoli presenti nel magazzino, classificati per categorie, ai quali viene assegnato il rispettivo valore. Fare l’inventario di magazzino permette quindi di giungere alla somma di tutti i beni registrati: il valore deve essere iscritto nel bilancio dell’azienda, come voce di costo che influisce sul risultato di esercizio.

Effettuare con regolarità e attenzione un completo inventario di magazzino permette di individuare prodotti danneggiati, ordini inevasi o articoli mancanti, ma anche pianificare i nuovi ordini ai fornitori, verificare la presenza di articoli ormai troppo vecchi per essere venduti, classificare gli articoli in base alle quantità di vendite ottimizzando i processi aziendali.

Leggi la guida completa alla gestione del magazzino

Perché effettuare l’inventario?

Fare l’inventario di magazzino con attenzione porta con sé innumerevoli vantaggi, che lo rendono una pratica importante per i processi produttivi e decisionali dell’azienda.

Ad esempio, porta a individuare eventuali furti che possono essere sfuggiti a un controllo meno attento e, di conseguenza, scegliere di intervenire per rafforzare i sistemi di sicurezza. L’inventario permette inoltre di gestire in modo migliore le finanze e gestire eventuali discrepanze relative ai prodotti presenti in magazzino in modo tempestivo. Un buon inventario permette infine di valutare quali sono i prodotti che vengono maggiormente richiesti e apprezzati dai clienti, migliorando anche i processi di ordine della merce.

Chi è obbligato a redigere l’inventario?

L’inventario di magazzino è per alcune attività un obbligo di legge. In particolare, secondo l’Art. 14 co. 1 lett. D del D.P.R. 600/73 sono obbligati a effettuare le scritture di magazzino:

  • le società di capitali;
  • gli enti privati e pubblici commerciali;
  • gli enti non commerciali limitato però all’attività commerciale;
  • le società di persone in contabilità ordinaria;
  • i soggetti non residenti, limitatamente alle attività commerciale esercitate in Italia con organizzazioni stabili;
  • le persone fisiche che esercitano attività d’impresa in contabilità ordinaria.

L’obbligo tuttavia entra in vigore quando queste categorie registrano ricavi superiori a 5.164.568,99 € e rimanenze superiori a 1.032.913,80 € per due anni consecutivi. In questo caso, le aziende devono presentare la contabilità di magazzino a partire dal terzo anno: tutte le giacenze infatti vengono valutate all’interno del bilancio.

Le attività che non sono obbligate a presentare l’inventario di magazzino, devono comunque compilarlo. Esse infatti devono presentare la dichiarazione dei redditi d’impresa, costituita in parte dalla valutazione delle giacenze, ovvero dall’inventario.

Leggi anche la guida a come classificare, conteggiare e valorizzare le rimanenze di magazzino

Quando fare l’inventario di magazzino?

L’inventario di magazzino può essere svolto con periodicità differenti: ogni scelta porta con sé vantaggi e svantaggi.

  • L’inventario annuale viene effettuato nei primi giorni di gennaio, in chiusura di esercizio. Diffuso nelle aziende che non hanno grandi quantità di giacenze, ha lo svantaggio di essere un processo più lento e rendere più complessa l’individuazione di incongruenze nei calcoli.
  • L’inventario periodico, anche detto a rotazione, prevede che il conteggio delle giacenze venga effettuato in modo periodico (può essere mensile, trimestrale, semestrale). Viene svolto nei periodi che per l’azienda sono meno ricchi di vendite o di produzione, in modo da non ostacolare l’attività nel magazzino.
  • L’inventario può essere anche effettuato in modo continuativo: in questo caso, il controllo delle scorte viene effettuato tramite un software di magazzino, che permette di aggiornare in tempo reale i dati delle giacenze visualizzando i movimenti delle merci senza interrompere alcuna attività e tenendo traccia di ogni cambiamento. L’inventario effettuato in modo continuativo permette di semplificare e ottimizzare i processi di lavoro, rendendo fluidi anche i processi interni all’ufficio acquisti.
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Come fare l’inventario di magazzino?

Ci sono diversi metodi che si possono adottare per redigere l’inventario di magazzino e la scelta dipende dalla grandezza dell’attività e dalla quantità di operazioni effettuate.

L’inventario cartaceo

La soluzione più semplice e tradizionale è l’inventario di magazzino cartaceo. Per effettuare un inventario di questo tipo è sufficiente registrare su carta i prodotti divisi in categorie e sottocategorie, segnare per ogni categoria i fornitori, la frequenza di ordine, la quantità minima e il costo del prodotto.

Per via delle modalità di esecuzione e le caratteristiche dello strumento, l’inventario cartaceo risulta utile esclusivamente per attività con magazzini di dimensioni ridotte e con pochi prodotti da gestire.

Inoltre espone a un alto rischio di errore umano, che, se non viene individuato in tempo, ricade poi sulla gestione delle finanze e sugli inventari successivi

L’inventario con Excel

L’inventario con Excel prevede invece rispetto al cartaceo un maggiore livello di automazione, grazie all’uso dei fogli di calcolo e alla possibilità di ricevere le informazioni necessarie dei prodotti dalle scansioni del codice a barre.

Sebbene più preciso rispetto alla versione cartacea, l’inventario con Excel non riesce a garantire una precisione impeccabile nel controllo delle giacenze. Inoltre l’utilizzo di Excel può portare a difficoltà nell’individuare anomalie e incongruenze, nonché il pericolo di perdita dei dati.

Leggi come si fa e quali rischi comporta l’inventario magazzino con Excel

L’inventario con software gestionale

Un terzo strumento che si può utilizzare per effettuare l’inventario è il software gestionale di magazzino.

Progettato in modo specifico per gestire con precisione e in modo continuativo l’inventario, questo tipo di programma permette di evitare i rischi insiti nell’inventario cartaceo e con Excel.

Un software per la gestione magazzino non solo riduce l’intervento manuale e quindi il margine di errore umano, ma permette anche l’accesso continuo e il monitoraggio in tempo reale dei dati, nonché la possibilità di generare statistiche attraverso l’aggregazione dei dati.

Inoltre, può gestire in modo automatico tutto ciò che concerne il magazzino, tenendo traccia di ordini, evasioni, ingressi, giacenze e personalizzando il flusso in base alle esigenze dell’azienda.

Esempio di inventario di magazzino

Come abbiamo avuto modo di constatare, il software gestionale è la soluzione più efficace per la gestione di un inventario di magazzino.

Per avere un’idea di come lavora un programma di questo tipo, ecco un esempio di inventario di magazzino realizzato con il gestionale di magazzino Danea Easyfatt.

Easyfatt permette di tenere traccia di tutti i movimenti di carico e scarico del magazzino e della quantità di scorte presenti, in modo da poter avere in qualsiasi momento una fotografia esatta del proprio magazzino.

Inoltre, utilizzando Easyfatt, è possibile:

  • verificare quali prodotti rimangono in giacenza per un tempo prolungato;
  • stimare i tempi di fine scorta di un prodotto;
  • mantenere la tracciabilità di un prodotto;
  • gestire taglie, colori, lotti e seriali;
  • gestire magazzini multipli;
  • produrre e gestire la distinta base di produzione.

La gestione di magazzino con Easyfatt è completa e soddisfa le esigenze di attività della gran parte delle attività commerciali: dalla ferramenta alla vendita di prodotti edili, dall’abbigliamento all’arredamento.

Easyfatt è un software gestionale completo. Infatti, oltre al magazzino, ha anche funzionalità aggiuntive (quali fatturazione, preventivazione, pagamenti, e acquisti), che permettono una gestione completa dell’attività.

6 consigli per la gestione dell’inventario di magazzino

La scelta degli strumenti da utilizzare incide sulla completezza e affidabilità dell’inventario di magazzino che si produce, ma è possibile individuare alcune strategie che non riguardano la scelta degli strumenti e che permettono di fare un inventario di magazzino preciso e affidabile.

  1. Definisci il metodo che vuoi seguire per il tuo inventario: come abbiamo visto, non c’è un modo unico di effettuare l’inventario. Per questo, prima di iniziare a registrare le giacenze presenti in magazzino, è bene definire i parametri che desideri seguire. Per non sbagliare, è bene iniziare dalle esigenze dell’impresa stessa: decidi ogni quanto fare l’inventario, prediligendo la cadenza mensile o trimestrale, così da avere sempre sotto controllo tutto e stabilisci le categorie nelle quali raggruppare i prodotti.
  2. Approfitta dei momenti di minore attività dell’azienda: questi rappresentano il periodo migliore, per evitare di creare ostacoli alla produzione e ai processi lavorativi dell’impresa.
  3. Conserva una copia dell’inventario: non dimenticare di fare una o più copie dell’inventario e di distribuirlo al personale aziendale, che deve poterlo consultare in qualsiasi momento.
  4. Posiziona i prodotti più venduti in luoghi accessibili: in questo modo, non solo tutto rimane ordinato e registrato, ma è anche facilmente utilizzabile. L’inventario serve proprio a ottimizzare i flussi di lavoro all’interno dell’azienda e posizionare i prodotti più venduti negli scaffali più visibili argina il rischio di problemi per gli addetti al magazzino, ma anche per gli addetti agli ordini e alle vendite.
  5. Raccogli i prodotti uguali sugli stessi scaffali: riuscire a organizzare i prodotti in base alla categoria di appartenenza, al colore, alla dimensione o altre caratteristiche identificative permette di rendere il magazzino non solo ordinato, ma anche efficiente.
  6. Organizza l’inventario in entrata e in uscita: per farlo puoi utilizzare gli scontrini emessi, o utilizzare un software gestionale in grado di registrare in modo dettagliato tutti i movimenti riguardo alla merce in giacenza.

Abbiamo visto come l’inventario di magazzino possa incidere sull’efficienza dei flussi di lavoro e produzione dell’azienda.

Diversi sono gli strumenti e le metodologie che si possono scegliere per creare il proprio inventario di magazzino. Ciò che conta è scegliere la soluzione migliore, in grado di rispondere alle esigenze dell’azienda e di restituire un inventario preciso e affidabile.

Sono nata nel 1995 da un'idea a due passi da Padova. Sono dinamica, entusiasta e adoro creare soluzioni semplici per problemi complessi. Sono sempre sul pezzo e sono molto pignola, tanto che mi dicono ...

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