Inventario di magazzino: come si fa, un esempio e alcuni consigli

Tra le attività che ogni azienda e negozio deve svolgere, l’inventario di magazzino rientra sicuramente tra quelle importanti.

Infatti, serve a capire le giacenze di prodotti e materiali rimasti in magazzino. In questo modo, è più semplice definire quali ordini effettuare dai fornitori e quali offerte proporre ai propri clienti.

La gestione dell’inventario di magazzino non è sempre immediata. Approfondiamo l’argomento e scopriamo qualche consiglio per fare un inventario in modo efficace, anche con l’ausilio di un software per inventario.

Cos’è l’inventario di magazzino e a cosa serve?

Quando si parla di inventario di magazzino, si intende l’elenco dettagliato degli articoli presenti nel magazzino, classificati per categorie, ai quali viene assegnato il rispettivo valore. Fare l’inventario di magazzino permette quindi di giungere alla somma di tutti i beni registrati: il valore deve essere iscritto nel bilancio dell’azienda, come voce di costo che influisce sul risultato di esercizio.

Fare l’inventario di magazzino ti permette quindi di calcolare alla somma di tutti i beni registrati. Il valore dei prodotti deve essere iscritto nel bilancio dell’azienda, come voce di costo che influisce sul risultato di esercizio.

L’inventario, in base alla cadenza con cui viene eseguito, può essere di tre tipi:

• Annuale: viene effettuato in chiusura di esercizio, di solito a inizio gennaio. Diffuso nelle aziende che non hanno grandi quantità di giacenze, ha lo svantaggio di essere un processo più lento e rendere più complessa l’individuazione di incongruenze nei calcoli.
• Periodico (o a rotazione): si esegue periodicamente (ad esempio, ogni mese, oppure ogni trimestre). Di solito, viene scelto un periodo di bassa attività, in cui il personale può dedicarsi a questo compito senza compromettere la normale operatività del magazzino.
• Permanente: la rilevazione è continua e a svolgerla è il software gestionale. In pochi clic, il programma restituisce la fotografia aggiornata in tempo reale delle scorte, così che ci si possa accorgere immediatamente di eventuali situazioni che meritano attenzione.

Svolgere con regolarità l’inventario di magazzino ti consente di individuare prodotti danneggiati, ordini inevasi o articoli mancanti, ma anche pianificare i nuovi ordini ai fornitori, verificare la presenza di articoli ormai obsoleti per essere venduti, classificare gli articoli in base alle quantità di vendite ottimizzando i processi aziendali.

Leggi la guida completa alla gestione del magazzino

Perché effettuare l’inventario?

Fare l’inventario di magazzino con attenzione offre diversi vantaggi, che lo rendono una pratica importante per i processi produttivi e decisionali dell’azienda.

Ad esempio, ti aiuta ad individuare eventuali furti che possono essere sfuggiti a controlli meno rigorosi e, di conseguenza, scegliere di intervenire per rafforzare i sistemi di sicurezza.

L’inventario contribuisce inoltra a una migliore gestione finanziaria e a risolvere in modo tempestivo eventuali discrepanze relative ai prodotti presenti in magazzino.

Un buon inventario infine semplifica la valutazione di quali sono i prodotti che vengono maggiormente richiesti e apprezzati dai clienti, migliorando anche i processi di ordine della merce.

Chi è obbligato a redigere l’inventario?

Per alcune imprese, fare l’inventario di magazzino è un obbligo di legge. In particolare, secondo l’Art. 14 co. 1 lett. D del D.P.R. 600/73 sono obbligati a effettuare le scritture di magazzino:

• le società di capitali;
• gli enti privati e pubblici commerciali;
• gli enti non commerciali limitato però all’attività commerciale;
• le società di persone in contabilità ordinaria;
• i soggetti non residenti, limitatamente alle attività commerciale esercitate in Italia con organizzazioni stabili;
• le persone fisiche che esercitano attività d’impresa in contabilità ordinaria.

L’obbligo tuttavia entra in vigore quando questi soggetti registrano ricavi superiori a 5.164.568,99 € e rimanenze superiori a 1.032.913,80 € per due anni consecutivi.

In questo caso, le aziende devono presentare la contabilità di magazzino a partire dal terzo anno: tutte le giacenze infatti vengono valutate all’interno del bilancio.

Anche le attività che non sono obbligate a presentare l’inventario di magazzino, devono comunque compilarlo. Esse infatti devono presentare la dichiarazione dei redditi d’impresa, costituita in parte dalla valutazione delle giacenze, ovvero dall’inventario.

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Come fare l’inventario di magazzino?

Non esiste una procedura standard per eseguire l’inventario di magazzino.

Tuttavia, possiamo distinguere il processo in quattro fasi principali:

1. Scegliere lo strumento con cui effettuare l’inventario: approfondiremo l’argomento nel paragrafo successivo.
2. Selezionare e organizzare gli articoli che rientreranno nell’inventario, così da separarle dagli altri beni dell’azienda.
3. Conteggiare gli articoli e sommare le quantità.
4. Valorizzare le rimanenze: cioè dare un valore alle merci, che poi verrà inserito in bilancio.

Per approfondire queste fasi, ti rimandiamo alla guida su come classificare, conteggiare e valorizzare le rimanenze di magazzino.

Quale strumento scegliere per l’inventario di magazzino?

Per redigere l’inventario di magazzino, puoi adottare diversi strumenti e la scelta dipende dalla grandezza dell’attività e dalla quantità di operazioni eseguite.

L’inventario cartaceo

La soluzione più tradizionale consiste nell’inventario di magazzino cartaceo.

Per realizzare un inventario di questo genere, dovrai annotare su carta i prodotti, organizzandoli per categorie e sottocategorie e indicando per ciascuna categoria i fornitori, la cadenza degli ordini, la quantità minima di acquisto e il prezzo di ciascun prodotto.

Date le sue caratteristiche e la modalità di implementazione, l’inventario su carta risulta utile esclusivamente a imprese con magazzini di dimensioni ridotte e una quantità limitata di scorte da gestire.

Questa modalità, inoltre, espone a un elevato rischio di errori dovuti all’intervento umano. Errori che, se non corretti tempestivamente, possono avere ripercussioni negative sulla gestione finanziaria della tua azienda e sugli inventari futuri.

L’inventario con Excel

Utilizzare Excel per fare l’inventario rappresenta un passo avanti rispetto al metodo cartaceo, poiché offre un grado di automazione superiore attraverso l’impiego di fogli di calcolo e l’integrazione di sistemi per acquisire automaticamente le informazioni dei prodotti tramite la scansione dei codici a barre.

Pur essendo più accurato della versione cartacea, l’inventario realizzato con Excel non assicura una precisione impeccabile nel controllo delle giacenze.

Inoltre, l’adozione di Excel può inoltre complicare l’individuazione di anomalie e discrepanze e presenta rischi legati alla possibile perdita di dati.

Leggi come si fa e quali rischi comporta l’inventario magazzino con Excel

L’inventario con software gestionale

Un ulteriore strumento che puoi impiegare per effettuare l’inventario è il software gestionale di magazzino.

Questa soluzione è stata sviluppata con l’obiettivo di gestire con precisione e in modo continuativo l’inventario, superando le limitazioni e i rischi associati agli inventari cartacei e realizzati con Excel.

Un software di gestione del magazzino minimizza la necessità di interventi manuali, riducendo di conseguenza il rischio di errori umani.

Inoltre, offre anche la possibilità di accedere ai dati e monitorarli in tempo reale e di elaborare statistiche mediante l’analisi dei dati raccolti.

Questo strumento automatizza integralmente la gestione del magazzino, tenendo traccia di ordini, evasioni, ingressi e giacenze.

Un esempio di inventario di magazzino

Come abbiamo avuto modo di constatare, il software gestionale è la soluzione più efficace per la gestione di un inventario di magazzino.

Per avere un’idea di come lavora un programma di questo tipo, ecco un esempio di inventario di magazzino realizzato con il gestionale di magazzino Danea Easyfatt.

Con Easyfatt tieni tracciadi tutti i movimenti di carico e scarico del magazzino e della quantità di scorte presenti, in modo da poter avere in qualsiasi momento una fotografia esatta del proprio magazzino.

Inoltre, utilizzando Easyfatt, puoi:

• verificare quali prodotti rimangono in giacenza per un tempo prolungato;
• stimare i tempi di fine scorta di un prodotto;
• mantenere la tracciabilità di un prodotto;
• gestire taglie, colori, lotti e seriali;
• gestire magazzini multipli;
• produrre e gestire la distinta base di produzione.

La gestione di magazzino con Easyfatt è completa e soddisfa le esigenze di attività della gran parte delle attività commerciali: dal negozio di ferramenta alla vendita di prodotti edili, dall’abbigliamento all’arredamento.

Easyfatt è un software gestionale completo. Infatti, oltre al magazzino, ha anche funzionalità aggiuntive (quali fatturazione, preventivazione, pagamenti, e acquisti), che permettono una gestione completa dell’attività.

6 consigli per la gestione dell’inventario di magazzino

La scelta degli strumenti da utilizzare incide sulla completezza e affidabilità dell’inventario di magazzino che si produce, ma è possibile individuare alcune strategie che non riguardano la scelta degli strumenti e che permettono di fare un inventario di magazzino preciso e affidabile.

1. Definisci il metodo che vuoi seguire per il tuo inventario: come abbiamo visto, esistono diverse modalità di effettuare l’inventario. Per questo, prima di iniziare a registrare le giacenze presenti in magazzino, è bene definire i parametri che desideri seguire. Inizia dalle esigenze specifiche dell’impresa: decidi ogni quanto fare l’inventario, prediligendo la cadenza mensile o trimestrale, così da avere sempre sotto controllo tutto e stabilisci le categorie nelle quali raggruppare i prodotti.
2. Approfitta dei periodi di minore attività dell’azienda: questi momenti sono ideali per effettuare l’inventario senza interferire con la produzione o altri processi aziendali.
3. Conserva una copia dell’inventario: assicurati di realizzare una o più copie dell’inventario e da condividere con il personale aziendale, che deve poterlo consultare in qualsiasi momento.
4. Posiziona i prodotti più venduti in luoghi accessibili: in questo modo, non solo tutto rimane ordinato e registrato, ma è anche facilmente utilizzabile. L’inventario serve proprio a ottimizzare i flussi di lavoro all’interno dell’azienda e posizionare i prodotti più venduti negli scaffali più visibili argina il rischio di problemi per gli addetti al magazzino, ma anche per gli addetti agli ordini e alle vendite.
5. Raccogli i prodotti uguali sugli stessi scaffali: organizzare i prodotti per categoria di appartenenza colore, dimensione o altre caratteristiche identificative aiuta a rendere il magazzino non solo ordinato, ma anche efficiente.
6. Organizza l’inventario in entrata e in uscita: puoi utilizzare gli scontrini emessi, o utilizzare un software gestionale in grado di registrare in modo dettagliato tutti i movimenti riguardo alla merce in giacenza.

Abbiamo visto come l’inventario di magazzino possa incidere sull’efficienza dei flussi di lavoro e produzione dell’azienda.

Diversi sono gli strumenti e le metodologie che puoi scegliere per creare l’inventario di magazzino. Ciò che conta è scegliere la soluzione migliore, in grado di rispondere alle esigenze dell’azienda e di restituire un inventario preciso e affidabile.