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Inventario magazzino con Excel: come si fa e quali rischi comporta

Inventario magazzino con Excel: come si fa e quali rischi comporta

Gestire l’inventario con Excel è una prassi in molte aziende, ma non la soluzione più efficiente ed efficace: ecco perché.

 

La gestione dell’inventario è un processo fondamentale per un’impresa, perché permette di: garantire un costante monitoraggio delle giacenze, assicurare la disponibilità della merce, organizzare i riordini, individuare i prodotti più performanti e tenere sotto controllo lo stato generale di salute dell’azienda.

Molte piccole aziende svolgono questa attività attraverso un software di fogli di calcolo, in genere Excel. Si tratta di un programma spesso già noto alle aziende, che lo utilizzano per altre operazioni e mette a disposizione modelli e template dedicati proprio alla gestione dell’inventario.

L’utilizzo di Excel è di facile apprendimento e, soprattutto utilizzando i modelli preimpostati, può essere un valido strumento per la gestione di un piccolo inventario, tuttavia affidarsi esclusivamente ai fogli di calcolo può comportare alcuni rischi.

Tra questi possiamo senz’altro includere l’elevata possibilità di commettere errori durante l’inserimento manuale dei dati, a cui si aggiunge difficoltà nel rintracciare l’eventuale anomalia all’interno del foglio di calcolo. Ciò comporta una costante verifica delle operazioni effettuate, con conseguente perdita di tempo. Va poi considerato il lato sicurezza. Un inventario Excel è in genere contenuto in un hard disk, cosa che comporta pericoli in termini di perdita di dati e file in caso di furto, incidente o infezione da virus o malware.

Per questo, è opportuno valutare anche altre alternative per gestire l’inventario.

Come fare un inventario di magazzino con Excel

Excel permette di creare in poco tempo un foglio di calcolo con cui poter gestire l’inventario.

Si può procedere in due modi: utilizzando uno dei tanti modelli preimpostati o creandone uno da zero.

Creare un inventario utilizzando un Modello Excel

Excel offre alcuni modelli (file XLTM) dedicati alla logistica. Uno di questi, chiamato appunto modello “Inventario magazzino”, permette di inserire ed eliminare gli articoli dall’inventario, di generare elenchi di articoli, recuperare i dati delle ubicazioni e conoscere e monitorare il valore dell’inventario. Il modello è inoltre personalizzabile in base alle esigenze dell’azienda.

Seppur con qualche variante, i modelli per la gestione dell’inventario in genere contengono in tabella i seguenti campi:

  • Numero prodotto (SKU);
  • Nome prodotto;
  • Costo unitario;
  • Quantità in magazzino;
  • Valore netto (valore totale della giacenza di un tipo di prodotto).

Creare un Inventario con Excel da zero (file xls)

È possibile anche creare un file in Excel da zero, da destinare alla gestione dell’inventario, senza ricorrere a modelli preimpostati.

Fondamentale in questo senso è suddividere il file in colonne, a cui assegnare un titolo, ad esempio:

  • A1 – Codice Prodotto
  • B1 – Nome Prodotto
  • C1 – Costo unitario
  • D1 – Quantità prodotti
  • E1 – Valore netto

In un file per inventario in xls, oltre alle colonne fondamentali (codici, nomi, costo, quantità, valore netto dei prodotti), si possono aggiungere ulteriori informazioni come descrizione dell’articolo, quantità vendute e da riordinare, note e tutto ciò che è necessario per personalizzare il modello/foglio di calcolo in base alle specifiche esigenze di gestione dell’inventario.

Ciò comporta necessariamente un incremento del numero di colonne utilizzate, e di conseguenza aumenta la difficoltà nel gestire tutto in modo efficiente, accrescendo significativamente la possibilità di errore e rendendo il lavoro di gestione e controllo più complesso e faticoso.

Fac simile di inventario magazzino in Excel

Di seguito un esempio di inventario prodotto utilizzando Excel.

Quali sono i rischi di utilizzare Excel per il tuo inventario

Utilizzare i fogli di calcolo per gestire il magazzino è una soluzione facile ed economica, ma che espone al rischio di perdere dati importanti a causa di errori di inserimento, salvataggi scorretti, modelli complessi e poco funzionali o cancellazioni accidentali.

Tra i principali rischi nell’uso di Excel per la gestione dell’inventario possiamo citare:

Ampio margine di errore umano

Un foglio o un modello Excel viene compilato manualmente e, come si sa, errare umanum est. Basta una piccola distrazione o un errore di battitura per inserire informazioni sbagliate che possono avere veri e propri effetti a catena, ad esempio nel caso di una formula errata che quindi ripeterà l’errore fino a quando non è stata corretta.

Un ulteriore problema è dato proprio dalla difficoltà di riuscire a risalire alla cella o alla colonna in cui si è verificato l’errore. Per questo, la gestione dell’inventario tramite Excel deve essere regolarmente oggetto di controlli e revisioni, con continue verifiche dei fogli di calcolo per prevenire o individuare eventuali errori.

Informazioni non aggiornate

I fogli di calcolo non si prestano a una gestione dell’inventario in tempo reale, motivo per cui il reale valore dell’inventario può non essere sempre aggiornato.

Perché ciò avvenga, è necessario intervenire continuamente, aggiornando manualmente dati come ad esempio la quantità di articoli in magazzino man mano che vengono venduti o il loro valore. Se ciò non avviene, si rischia di creare rotture di stock, e di trovarsi senza scorte o di non riuscire ad effettuare i riordini in tempo.

Leggi 6 consigli pratici per organizzare un magazzino

Report poco accurati

Un calcolo sbagliato o una formula errata possono determinare gravi conseguenze su tutti gli altri dati del modello/foglio di calcolo. Se correttamente impostate, le formule di calcolo automatico offerte da Excel possono essere uno strumento semplice e rapido per fornire informazioni sull’andamento di vendite, profitti ecc. Ma per garantire la precisione di questi calcoli, è necessario effettuare controlli frequenti.

Aggregazione dei dati difficoltosa

Tra i limiti dell’utilizzo di Excel nella gestione del magazzino, c’è sicuramente l’impossibilità di analizzare la cronologia dei dati. Se ciò può non costituire un grosso problema per una piccola azienda con poco storico, man mano che l’impresa cresce e passa il tempo la raccolta e l’incrocio di dati provenienti da fonti diverse diventano sempre più importanti.

Ad esempio, confrontando le vendite in base a un determinato periodo, è possibile effettuare delle proiezioni e organizzare di conseguenza l’inventario.
Tutto questo è possibile soltanto aggregando i dati manualmente, procedura complessa, ad alto rischio di errori e che comporta un notevole dispendio in termini di tempo.

Rischio di perdita dati

Excel può essere utilizzato anche in OneDrive, il cloud di Microsoft. Tuttavia, molti degli utenti abituati ad utilizzare Excel sono poco avvezzi all’utilizzo del cloud e preferiscono salvare i dati nel proprio computer.

Frequenti backup possono rappresentare un grado di sicurezza in più, ma anche in questo caso si tratta di pratiche che se non rigidamente disciplinate spesso non vengono applicate. In ogni caso, anche prendendo tutte le precauzioni necessarie, un hard disk o un pc possono essere soggetti a malfunzionamenti, inconvenienti tecnici, sbalzi di tensione e persino furto, tutte cose che comporterebbero una irrecuperabile e definitiva perdita di tutti i dati.

Leggi altri consigli sulla gestione inventario di magazzino

Excel o software gestionale di magazzino? Come scegliere la giusta alternativa

Excel può quindi costituire uno strumento valido, semplice e a basso costo per gestire un piccolo inventario, ma quando le complessità aumentano il suo utilizzo può diventare estremamente macchinoso e dispendioso in termini di tempo, rendendo la gestione dell’inventario più complicata, poco sicura ed esposta a continui rischi di errore.

Per gestire il magazzino in maniera più efficiente e sicura, è meglio quindi affidarsi ad un gestionale pensato specificatamente per la gestione dell’inventario.

I principali vantaggi di un gestionale di magazzino sono:

  • Riduzione/eliminazione del lavoro manuale, con conseguente riduzione del margine di errore umano;
  • Costante tracciabilità delle varie referenze durante l’intero processo di inventario;
  • Accesso e monitoraggio in tempo reale di tutti i dati;
  • Possibilità di generare report e statistiche grazie all’aggregazione dei dati.

A ciò si aggiungono altri importanti vantaggi, come ad esempio la possibilità di utilizzare i dati incrociati per ottimizzare la strategia di vendita, monitorare le scorte e i riordini, tenere sotto controllo i flussi logistici, utilizzare funzionalità multicanale per gestire più magazzini, poter fornire un miglior customer service ed altro ancora.

Un software gestionale di magazzino, quindi, rappresenta un decisivo salto di qualità per una efficiente gestione dell’inventario. Ne esistono molti sul mercato. Danea Easyfatt aggiorna in automatico le disponibilità di magazzino con i movimenti di carico e scarico. Inoltre, in pochi istanti, restituisce l’inventario, in cui, per ogni prodotto, vengono indicate quantità in giacenza e valori aggiornati in tempo reale.

Di seguito un esempio di inventario prodotto con Danea Easyfatt.

La gestione del magazzino con Danea Easyfatt permette di:

  • avere sempre una stima aggiornate delle scorte,
  • valutare quali prodotti rimangono in giacenza per un tempo prolungato,
  • stimare i tempi di fine scorta di un prodotto,
  • tenere traccia di tutti i movimenti di carico e scarico,
  • mantenere la tracciabilità di un certo prodotto associato ad un lotto o tramite seriale;
  • gestire taglie e colori, funzionalità utile soprattutto alle attività di abbigliamento e calzature;
  • gestire magazzini multipli;
  • produrre e gestire la distinta base di produzione.

Inoltre, offre altre importanti funzionalità, tra cui fatturazione, fatturazione elettronica, preventivazione, vendite, acquisti e pagamenti.

Tutte queste (ed altre) funzionalità si traducono in vantaggi che permettono di semplificare al massimo la gestione e l’operatività aziendale e di migliorare e ottimizzare le prestazioni del magazzino e dell’intera attività.

Stefano

Dal 2001 scrivo per siti internet e blog (passando per quelle che una volta erano le webzine, le community, ecc ecc). Lavoro in proprio come freelance e collaboro con diverse agenzie di comunicazione e ...