Come scegliere il miglior programma di gestione magazzino per la tua attività

La gestione del magazzino è una delle attività più importanti e al contempo impegnative per tutte le aziende di produzione, per gli e-commerce e i negozi.

Gestire il magazzino non significa solamente registrare con attenzione i movimenti di carico e scarico, ma anche avere pieno controllo delle scorte e mantenere la tracciabilità dei prodotti dallo stoccaggio al post-vendita.

In aiuto delle imprese vengono i software di gestione magazzino, che permettono di digitalizzare le attività semplificando i processi.

Il mercato offre tanti programmi per la gestione del magazzino, ognuno con caratteristiche peculiari e in grado di soddisfare esigenze specifiche.

Stai cercando il miglior programma per la gestione del magazzino, che risponda appieno ai bisogni della tua azienda? In questo articolo ti aiuteremo nella scelta.

Analizzeremo tutti i fattori da tenere in considerazione: dalle funzionalità al settore di applicazione, fino alle caratteristiche del programma fino e al costo.

Il miglior gestionale di magazzino (in assoluto) non esiste

Un’importante precisazione prima di entrare nel merito della scelta: non esiste in assoluto il miglior programma di gestione del magazzino, ma ognuno risponde in modo migliore rispetto ad altri a caratteristiche specifiche del magazzino e dei processi organizzativi dell’azienda, oltre che al settore in cui l’attività opera.

È quindi importante capire quale software, tra quelli proposti dal mercato, soddisfa nel modo più completo e ottimizzato le esigenze e le caratteristiche della tua impresa.

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Come scegliere il software per la gestione magazzino: le funzionalità

La prima cosa da fare nel momento della selezione del miglior gestionale di magazzino è analizzare le funzionalità che questo offre.

1. Carico e scarico di magazzino

Permette registrare i movimenti delle merci in entrata (carico) e in uscita (scarico) dal magazzino.

Una comodità da non sottovalutare è quella di registrare in automatico il carico e scarico al momento dell’emissione e registrazione dei documenti, come ad esempio le fatture o i DdT (Documenti di Trasporto).

Leggi anche l’approfondimento sul carico e scarico di magazzino.

2. Scorte

Consente di sapere in ogni momento la quantità di prodotti o materiali presenti nel magazzino.

Il software dovrebbe offrire la possibilità di verificare la quantità delle scorte in base alla loro natura, quindi di distinguere i prodotti in arrivo, da ordinare, sotto scorta minima di sicurezza, esauriti o in giacenza regolare.

3. Inventario

L’inventario consiste in un elenco degli articoli di presenti in magazzino a un determinata data, suddivisi in categorie, e a cui viene assegnato un valore specifico.

È importante che il programma per la gestione del magazzino consenta di produrre l’inventario in qualsiasi momento dell’anno, non solamente a fine anno. Inoltre, se la tua azienda ha più magazzini, il programma dovrebbe dare la possibilità di selezionare il magazzino per cui realizzare l’inventario.

Leggi la guida pratica alla gestione del magazzino.

4. Distinta base

Si tratta di un documento che elenca tutto ciò che serve alla realizzazione di un prodotto, dalle materie prime, ai semilavorati sino ai componenti specificandone le quantità necessarie.

Ti suggeriamo di verificare che il software permetta di generare la distinta base anche multilivello, cioè con più livelli di insiemi e sottoinsiemi, così da tracciare in modo efficace la produzione di un prodotto complesso.

5. Codice a barre e terminalini

La funzionalità permette di stampare etichette con codici a barre e leggerle attraverso lettori o terminalini laser portatili che scaricano sul PC in un solo clic tutti i codici letti, velocizzando le operazioni di carico e scarico.

Leggi di più sulla gestione del magazzino con codice a barre.

6. Gestione prodotti per taglie e colori

Un programma completo per deve permettere la gestione semplice e veloce dei prodotti, anche in base a variabili quali taglie e colori.

Questo risulta fondamentale nell’organizzazione del magazzino se la tua attività appartiene al settore delle calzature o dell’abbigliamento.

7. Tracciabilità

Il programma per la gestione di magazzino dovrebbe anche consentire la tracciabilità, così che tu possa individuare in qualsiasi momento, anche nel post-vendita, la storia e i componenti di ciascun prodotto.

Ciò diventa determinante, ad esempio, in caso di difetti riscontrati in articoli, oppure in ambito alimentare, dove è necessario vendere prima i lotti più “vecchi” per evitare il deterioramento della merce.

8. Multimagazzino

Essenziale per aziende grandi e articolate, la funzionalità permette di gestire con semplicità e precisione molteplici magazzini.

Riassumiamo ora in tabella le funzionalità da ricercare in un programma per la gestione del magazzino e cosa considerare in particolare.

Funzionalità	A cosa serve	Gestionale di magazzino Easyfatt
Carico e scarico di magazzino	Registrare i movimenti in entrata e in uscita della merce.	Incluso ✅ (con registrazione in automatico a partire dai documenti).
Gestione scorte	Sapere la quantità di prodotti o materiali presenti nel magazzino.	Incluso ✅ (visione puntale e dettagliata e riordino in pochi clic).
Inventario di magazzino	Avere una fotografia della quantità di prodotti di magazzino e del loro valore.	Incluso ✅
Distinta base	Mantenere il controllo della quantità di materie prime disponibili.	Incluso ✅ (con distinta base multilivello).
Codice a barre e terminalini	Velocizzare le operazioni di carico e scarico del magazzino.	Incluso ✅ (stampa di etichette con codice a barre e integrazione con lettori e terminalini laser portatili).
Gestione prodotti per taglie e colori	Fondamentale per l’organizzazione del magazzino in attività del settore abbigliamento e calzature.	Incluso ✅
Tracciabilità	Risalire alla storia di un prodotto e alle sue componenti, in varie occasioni.	Incluso ✅
Multimagazzino	Gestire più magazzini.	Incluso ✅

Il settore di utilizzo: negozi e aziende di produzione

Altro elemento da tenere in considerazione è il settore in cui la tua azienda opera.

Infatti, le esigenze possono variare notevolmente in base alla tipologia di attività svolta, quindi anche le caratteristiche e le funzionalità da ricercare nel software per la gestione del magazzino migliore per te.

Ecco alcune riflessioni in merito:

• Negozio: in questo caso è fondamentale avere il controllo delle scorte, così da avere una fotografia esatta della merce disponibile e ottimizzare la loro gestione e vendita. A tal fine, oltre alla funzionalità di gestione delle scorte, tornerà utile anche la produzione dell’inventario in pochi clic e in qualsiasi momento.
  Inoltre, risulterà estremamente comoda la possibilità di collegare il registratore di cassa con il software gestionale, così da poter eseguire lo scarico di magazzino nel momento stesso in cui vendi un prodotto.
• Aziende di produzione: se hai un’impresa che realizza prodotti, probabilmente avrai l’esigenza di sapere la quantità di scorte di magazzino per ciascun componente e di produrre la distinta base di produzione. Avrai anche bisogno di poter contare su un sistema di tracciabilità che, a partire da lotti o seriali, ti fornisca tutte le informazioni di cui hai bisogno su ogni singolo componente e in tutte le fasi, dalla materia prima alla produzione, fino al post-vendita

Easyfatt risponde alle esigenze di negozi e aziende di produzione in modo semplice ed efficace.
Offre funzionalità utili non solo al magazzino, ma anche alla gestione più completa di queste tipologie di attività.
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Integrazione del gestionale con altri programmi aziendali

È importante che il miglior programma per la gestione del magazzino si possa integrare con altri strumenti, software e servizi utilizzati in azienda.

In questo modo, potrai rendere più semplici ed efficienti varie operazioni, riducendo i tempi richiesti e il rischio di errori dovuti alla trascrizione manuale dei dati.

Vediamo nel dettaglio quali sono le integrazioni da considerare:

• E-commerce: il software di magazzino dovrebbe integrarsi allo shop online, trasmettendo e ricevendo dati. Ciò ti può permettere, ad esempio, di importare gli ordini dal negozio online al gestionale, scaricare gli acquisti dal magazzino e produrre documenti quali fatture e Ddt, tutto in pochi istanti. Inoltre, è utile anche, aggiornando le informazioni sui prodotti inseriti nel gestionale, queste vengano anche aggiornate sull’e-commerce.
• Registratori di cassa: come abbiamo già visto, questa integrazione risulta fondamentale per i negozi, per aggiornare le disponibilità di magazzino nel momento stesso in cui viene eseguita una vendita.
• Lettori di codici a barre e “terminalini”: il collegamento gestionale con i lettori di codice a barre o terminalini laser portatili consente di utilizzare i codici a barre per ottimizzare l’organizzazione del magazzino. Infatti, scansionando il codice a barre con il lettore o terminalino, puoi caricare e scaricare il magazzino in un istante, senza necessità di digitare dati, oppure inserire i prodotti in fatture, preventivi, conferme d’ordine o documenti di trasporto.

Easyfatt si integra con le principali piattaforme e-commerce e con numerosi registratori di cassa, lettori di codice a barre e terminalini, così da rendere più semplice ed efficiente la gestione del magazzino.
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Le caratteristiche che fanno la differenza

Non sono solo le funzionalità o le integrazioni che rendono un software di gestione magazzino utile ed efficiente.

Un programma completo, ma lento e poco usabile non potrà infatti rispondere in modo rapido ed efficace alle necessità dell’azienda.

Per questo, in fase di analisi e scelta, è utile considerare alcune caratteristiche che, oltre alle funzionalità offerte, fanno la differenza.

In particolare, il software dovrebbe offrire:

• Riordino rapido: avere il controllo continuo della situazione scorte non è sufficiente, se poi evidenziare i prodotti da riordinare richiede tempo. In un programma di gestione magazzino completo ed efficace, il riordino dei prodotti deve essere semplice e richiedere pochi clic, così da poter inviare l’ordine al fornitore in tempi rapidi.
• Visione chiara e rapida della situazione di magazzino: il software è davvero efficace quando fornisce all’azienda una visione immediata e chiara della situazione delle merci, con una registrazione di carichi e scarichi precisa e attenta, semplificata e ottimizzata nelle tempistiche.
• Semplicità d’uso: anche il programma più completo non è utile se risulta troppo complesso per chi lo adopera. Per questo, è importante che il software sia facile e immediato nell’utilizzo da parte degli addetti, dotato di dashboard facili da navigare e usare.
• Assistenza tecnica: per l’importanza che un’organizzazione fluida e continua del magazzino riveste per l’azienda, un buon software di gestione magazzino è sempre corredato da un’assistenza tecnica disponibile e attenta, pronta a rispondere in ogni momento a dubbi, domande o difficoltà che possono incorrere, attraverso guide complete e tecnici dedicati.

Quanto costa il software di gestione magazzino?

Un dubbio frequente quando si tratta di adottare un gestionale per il magazzino è quello del prezzo.

Quanto dovrebbe costare? Un software gratis non è la scelta ideale; spesso, infatti, applicativi di questo tipo risultano incompleti nelle funzionalità.

Tra gli strumenti gratuiti spicca Microsoft Excel. Gestire il magazzino con Excel però presenta molti limiti, tra cui le informazioni non aggiornate in automatico, la necessità di controllare continuamente i dati e le formule e il rischio di perdita dei dati per guasto o furto del dispositivo su cui il file è salvato.

L’opzione migliore è sicuramente quella di un programma a pagamento che offre un periodo di prova gratuita. Questa soluzione, infatti, permette di testare le funzionalità per la gestione del magazzino, comprendere se queste rispondono alle esigenze dell’azienda e solo allora decidere se acquistare una licenza. Anche Easyfatt offre una versione dimostrativa gratuita, che puoi scaricare e utilizzare per valutare se è il gestionale di magazzino migliore per la tua impresa.

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PROVALO GRATIS ORA

Riassumiamo ora in tabella tutti principali fattori da tenere in considerazione nel momento della scelta di un software per la gestione di magazzino.

Fattore	A cosa serve
Funzionalità	Fornire le funzionalità fondamentali per una gestione del magazzino efficiente ed efficace: carico e scarico, scorte, inventario, distinta base, etc.
Settore	Adeguarsi alle esigenze specifiche di determinati settori, come negozi e imprese produttrici.
Integrazioni	Integrarsi ad altri strumenti, programmi e servizi utilizzati in azienda: e-commerce, registratori di cassa, etc.
Caratteristiche	Essere semplice da utilizzare e offrire una visione chiara della situazione del magazzino
Costo	Offrire un periodo o una versione dimostrativa gratuita, per consentire di provare le funzionalità e poi decidere senza impegno sull’acquisto di una licenza a pagamento.

Scegliere il miglior programma di gestione del magazzino per la propria attività prevede quindi di considerare diversi aspetti, dalle specifiche necessità dell’azienda alle funzionalità offerte dal software, senza dimenticare quelle caratteristiche che lo rendono utile ed efficace.