Come scegliere il miglior programma di gestione magazzino per la tua attività

La gestione del magazzino è una delle attività più importanti e al contempo impegnative per tutte le aziende di produzione, per gli e-commerce o i negozi più o meno piccoli.

Gestire il magazzino non significa solamente registrare con attenzione i movimenti di carico e scarico, ma anche avere pieno controllo delle scorte e tracciare i prodotti dallo stoccaggio alla vendita.

In aiuto delle imprese, dalle più piccole alle più grandi, vengono i software di gestione magazzino, che permettono di digitalizzare le attività semplificando i processi.

Il mercato offre tanti programmi per la gestione del magazzino, ognuno con caratteristiche peculiari e in grado di soddisfare esigenze specifiche. È quindi importante capire quale può rispondere meglio ai bisogni della propria attività. In questo articolo ti aiuteremo nella scelta.

Software di gestione magazzino: a cosa serve e perché averne uno

Per le aziende è importante tracciare i prodotti stoccati con precisione, così da avere sempre sotto controllo la quantità di merce che è stata venduta o che, al contrario, giace in magazzino da troppo tempo.

I software di gestione del magazzino sono applicativi che rispondono a questa esigenza in modo completo. Consentono infatti di registrare e consultare in tempo reale il movimento di carico e scarico delle merci, controllare le giacenze e verificare le scorte.

In particolare, offrono funzionalità di base quali la registrazione di carico e scarico, il controllo degli ordini, la gestione dei committenti, dei resi e delle scorte, lo stoccaggio dei prodotti. Oltre ai moduli di base, ogni programma di gestione magazzino può contenere funzionalità aggiuntive, tra cui la lettura dei codici a barre o la gestione multi magazzino.

Scegliere di utilizzare un gestionale per il magazzino consente all’azienda di godere di diversi vantaggi. In particolare, il suo utilizzo permette di:

• ridurre il margine di errore umano;
• tracciare in modo costante e preciso le merci durante il processo di inventario;
• possedere dati aggiornati in tempo reale;
• generare report e statistiche grazie all’aggregazione dei dati;
• migliorare la sicurezza delle operazioni logistiche;
• ridurre le tempistiche dei processi.

Attraverso il digitale, questo tipo di programma rende più efficienti e sicure le attività relative al magazzino e ai processi logistici. Le pratiche vengono snellite, con un grande salto di qualità in termini di fluidità di lavoro e ottimizzazione delle tempistiche. La digitalizzazione delle attività di data entry dell’inventario e della reportistica sulla movimentazione delle merci permette un controllo dei risultati aziendali rispetto agli obiettivi di produttività, supportando l’impresa anche a livello strategico e commerciale.

L’azienda di consulenza Gartner ha definito i software di gestione magazzino come strumenti in grado di automatizzare e connettere le funzionalità amministrative dell’impresa a quelle operative, attraverso diversi livelli di integrazione. È così che i vantaggi influenzano aree quali la gestione degli ordini, la produzione, la logistica e la supply chain, in modo da ottimizzare l’intera efficienza operativa.

Il software dedicato si pone come soluzione alternativa ed efficace alla gestione del magazzino tramite Excel. Infatti, gestire il magazzino utilizzando i fogli di calcolo può causare alcune situazioni critiche, tra cui:

• informazioni non aggiornate in automatico;
• necessità di controllare continuamente i dati e le formule;
• rischio di perdita dei dati per guasto o furto del dispositivo su cui il file è salvato;
• …e altre ancora.

Scopri questi e altri rischi del gestire il magazzino con Excel >

Il miglior gestionale di magazzino (in assoluto) non esiste

La gestione del magazzino non è un’attività uguale per tutte le aziende: risente, ad esempio, del settore in cui opera l’impresa, dei prodotti acquistati e venduti, della stagionalità dell’attività nonché della grandezza dell’impresa stessa.

Per questo non esiste, in assoluto, un programma di gestione magazzino migliore di altri, ma ognuno è progettato per rispondere al meglio a caratteristiche specifiche del magazzino e dei processi di gestione, attraverso determinate funzionalità e caratteristiche.

Quando si deve scegliere il gestionale di magazzino, è bene quindi valutare quale, tra quelli proposti dal mercato, soddisfa nel modo più completo e ottimizzato le esigenze dell’impresa.

Leggi la guida completa alla gestione magazzino >

Quali funzionalità cercare in un gestionale di magazzino

Per selezionare in modo attento il programma di gestione magazzino per la propria azienda, è utile tenere a mente le funzionalità che questo offre:

• carico e scarico: permette di tenere sotto controllo i movimenti delle merci in entrata (carico) e in uscita (scarico) dal magazzino, con dati in tempo reale sulle giacenze e in coordinamento con la logistica;
• gestione scorte: consente di sapere in ogni momento la quantità di prodotti o materiali presenti nel magazzino. La gestione delle scorte di magazzino con un software assicura la continuità dei processi di produzione, distribuzione e vendita, garantendo flessibilità e ottimizzazione;
  inventario di magazzino: permette di elencare in modo dettagliato gli articoli presenti nel magazzino, classificandoli in categorie e assegnando il valore specifico per ciascuno;
• distinta base: consente di generare in modo semplice la distinta base di produzione, un documento che elenca tutto ciò che serve alla realizzazione di un prodotto, dalle materie prime, ai semilavorati sino ai componenti specificandone le quantità necessarie;
• gestione codice a barre e terminalini: la funzionalità permette di stampare e leggere i codici a barre attraverso lettori o terminalini laser portatili che scaricano sul PC in un solo clic tutti i codici letti, velocizzando le operazioni di carico e scarico;
• gestione prodotti per taglie e colori: un software completo deve permettere la gestione semplice e veloce di taglie e colori, agevolando quindi la gestione di un magazzino per prodotti quali calzature e abbigliamento;
• tracciabilità: nella gestione del magazzino la tracciabilità è fondamentale. Permette di individuare i componenti che compongono un prodotto e di avere sempre sotto controllo lotti o seriali di articoli prodotti e venduti o dei componenti utilizzati;
• multimagazzino: essenziale per aziende grandi e articolate, la funzionalità consente di gestire con semplicità e precisione molteplici magazzini.

Il software di magazzino Easyfatt offre queste e altre funzionalità, rappresentando quindi una soluzione completa e in grado di soddisfare le esigenze di una grande varietà di attività, dall’azienda di produzione al negozio.

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Le caratteristiche che fanno la differenza in un software magazzino

Non sono solo le funzionalità, che rendono utile ed efficiente un software di gestione magazzino. Un programma completo, ma lento e poco usabile non potrà infatti rispondere in modo rapido ed efficace alle necessità dell’azienda. Per questo, in fase di analisi e scelta, è utile considerare alcune caratteristiche che, oltre alle funzionalità offerte, fanno la differenza.

In particolare, il software deve offrire:

• riordino rapido: avere il controllo continuo della situazione scorte non è sufficiente, se poi evidenziare i prodotti da riordinare richiede tempo. In un programma di gestione magazzino completo ed efficace, il riordino dei prodotti deve essere semplice e richiedere pochi clic, così da poter inviare l’ordine al fornitore in tempi rapidi;
• inventario in pochi clic e in qualsiasi momento: nella gestione magazzino la rapidità è essenziale. Per questo, l’inventario deve essere disponibile in pochi clic e in qualsiasi momento, garantendo una fotografia esatta delle giacenze e del loro valore;
• visione chiara e rapida della situazione di magazzino: il software è davvero efficace quando fornisce all’azienda una visione immediata e chiara della situazione delle merci, con una gestione di carichi e scarichi precisa e attenta, semplificata e ottimizzata nelle tempistiche;
  semplicità d’uso: anche il programma più completo non è utile se risulta troppo complesso per chi lo adopera. Per questo, è importante che il software sia facile e immediato nell’utilizzo da parte degli addetti, dotato di dashboard facili da navigare e usare;
• assistenza tecnica: per l’importanza che una gestione fluida e continua del magazzino riveste per l’azienda, un buon software di gestione magazzino è sempre corredato da un’assistenza tecnica disponibile e attenta, pronta a rispondere in ogni momento a dubbi, domande o difficoltà che possono incorrere, attraverso guide complete e tecnici dedicati.

Easyfatt possiede queste e altre caratteristiche, che rendono la gestione del magazzino più semplice e veloce.

Scegliere il miglior programma di gestione del magazzino per la propria attività prevede quindi di considerare diversi aspetti, dalle specifiche necessità dell’azienda alle funzionalità offerte dal software, senza dimenticare quelle caratteristiche che lo rendono utile ed efficace.