Convocazione dell’assemblea condominiale

L’assemblea condominiale rappresenta il luogo di incontro (e di scontro) fra le volontà dei singoli condomini; le regole democratiche poste alla base del suo funzionamento danno origine a delle scelte a cui l’amministratore dovrà poi dare attuazione (lavori, impieghi di spesa, regolamentazione delle parti comuni…).

Chi deve convocare l’assemblea di condominio: con o senza amministratore

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Per rispondere a questa domanda occorre distinguere due casi diversi e ricordarsi di alcune eccezioni.

Se non c’è un amministratore, l’assemblea può essere convocata da ogni singolo condomino (nel rispetto delle regole / modalità previste dal codice civile); nel caso in cui la convocazione venga trasmessa da un soggetto non legittimato (ad esempio, il consulente di uno dei condomini) le delibere assunte sono annullabili e non nulle.

In presenza dell’amministratore, è quest’ultimo che deve procedere con la convocazione dell’assemblea nei termini di legge; bene precisare che il professionista non è figura necessaria allo svolgimento dell’assemblea la quale, in astratto, potrebbe tenersi anche in sua assenza.

Esaminate le due casistiche più comuni, ricordo come il codice civile preveda varie eccezioni; ne è un esempio l’articolo 66 comma 1 disp. att.ve. c.c. il quale dispone che, a fronte della richiesta di almeno due condomini che rappresentino un sesto dei millesimi, l’amministratore sia obbligato a procedere con la convocazione dell’assemblea entro dieci giorni dalla richiesta. Alcune riflessioni relative all’utilizzo di tale norma:

• in mancanza di convocazione da parte dell’amministratore, i richiedenti potranno provvedere direttamente (ovviamente, dovranno aver preventivamente ottenuto copia dell’anagrafe condominiale);
• a mio parere (non ho ancora rinvenuto sentenze sul punto), se la convocazione viene inviata entro dieci giorni, ma la data dell’assemblea viene fissata dopo due / tre mesi, l’amministratore non ha adempiuto al proprio dovere e i condomini si possono autoconvocare;
• le spese di convocazione non possono essere addebitate ai soli richiedenti.

Modalità di convocazione

Le modalità di convocazione dell’assemblea sono quelle indicate dall’art. 66 comma 3 disp. att.ve c.c.:

• lettera raccomandata,
• posta elettronica certificata (PEC),
• fax,
• consegna a mano.

Se devo considerare la comodità, la scalabilità e la possibilità di provare in modo certo la ricezione di quanto inviato, le uniche modalità da prendere in considerazione sono le prime due (raccomandata e pec).

Lo dico in modo chiaro: la convocazione via e-mail non è valida. Conosco (per aver difeso il condominio) la sentenza della Corte d’Appello di Brescia n. 4/2019, ma in quel caso l’elemento determinante è stata la mancata contestazione (da parte del condomino) dell’email prodotta in giudizio.

Ho detto che la convocazione via e-mail non è valida (neppure se ve la autorizzano o se vi rispondono per conferma), ma ciò non vuol dire che una convocazione trasmessa con tale modalità dia origine a problemi irreparabili:

• il condomino che si presenta in assemblea ed accetta di discutere gli argomenti all’ordine del giorno sana l’eventuale non-conformità della convocazione;
• i vizi relativi alla convocazione sono comunque vizi di annullabilità e vengono sanati ove la delibera non venga impugnata nei trenta giorni di cui all’art. 1137 c.c..

È prassi che in calce all’avviso di convocazione venga inviato il documento di delega già preimpostato dall’amministratore, che il condomino, qualora non possa (o non voglia) presenziare all’assemblea, può compilare con i propri dati e con quelli del delegato (nome, cognome e firma).

Leggi la guida alla delega assemblea condominiale

Termini di convocazione dell’assemblea condominiale. Quanti giorni prima?

I termini entro cui convocare l’assemblea sono quelli indicati dall’art. 66 comma 3 disp. att.ve ossia almeno cinque giorni prima della data fissata per la prima convocazione; ricordiamoci però quanto segue:

• l’assemblea in seconda convocazione non può tenersi nel medesimo giorno solare della prima;
• nel caso di raccomandata, la convocazione si considera avvenuta nel momento in cui l’avviso di ricezione venga inserito nella cassetta postale del destinatario.

Caliamo nel concreto il conteggio dei termini ipotizzando le seguenti date: assemblea in prima convocazione 20 maggio e assemblea in seconda convocazione 21 maggio:

1. raccomandata ricevuta il 15 maggio: convocazione tempestiva;
2. raccomandata ricevuta il 16 maggio: convocazione tardiva.

Chiaramente, come ben sanno gli amministratori, è sconsigliabile procedere con le spedizioni in prossimità della scadenza.

Leggi anche: Convocazione dell’assemblea condominiale: le responsabilità di amministratore e presidente

Assemblea ordinaria e assemblea straordinaria

Personalmente ritengo che l’assemblea ordinaria sia quella con cui viene posta all’ordine del giorno l’approvazione del rendiconto consuntivo e del preventivo; tutte le altre riunioni devono essere considerate quali assemblee straordinarie.

È importante ricordare che tale “nomenclatura” (ordinaria / straordinaria) non influisce in alcun modo sulla validità / invalidità delle delibere; se l’amministratore dovesse definire un’assemblea straordinaria mentre in realtà si tratta di un’assemblea ordinaria (o viceversa), tale “errore” non comporta conseguenze.

Ordine del giorno dell’assemblea condominiale

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Affinché la delibera di un’assemblea sia valida è necessario che l’avviso di convocazione elenchi gli argomenti da trattare attraverso un Ordine del Giorno, anche se in modo non minuzioso; l’importante è permettere ai condomini di comprendere i termini essenziali di quanto sono chiamati a decidere.

L’amministratore non è obbligato ad allegare all’avviso di convocazione i documenti giustificativi o i bilanci da approvare, non venendo affatto pregiudicato il diritto alla preventiva informazione sui temi in discussione, fermo restando che ad ognuno dei condomini è riconosciuta la facoltà di richiedere, anticipatamente e senza interferire sull’attività condominiale, le copie dei documenti oggetto di (eventuale) approvazione.

Quelli che avete appena letto sono due principi di diritto ricorrenti nei testi delle sentenze; bisogna sempre ricordare che, affermato il principio, è il singolo giudice chiamato a dover valutare se – nel caso sottoposto al suo esame – la norma sia stata rispettata. E’ quindi opportuno che l’amministratore compia tutto quanto (ragionevolmente) possibile per poter offrire ai condomini una partecipazione consapevole all’assemblea; tale affermazione si deve concretizzare in due attenzioni:

1. elaborare dei punti all’ordine del giorno sintetici, ma dai quali si comprenda quale sia il tipo di scelta da adottare (ad esempio: regolamentazione di una parte comune o approvazione e ripartizione di una spesa);
2. allegare i documenti esplicativi e rendersi disponibili ad ogni integrazione e/o chiarimento.