La verbalizzazione dell’assemblea condominiale

La verbalizzazione dell’assemblea condominiale

Come si vota in assemblea condominiale? Svolgimento e verbalizzazione della riunione di condominio

 

Il verbale d’assemblea è il documento nel quale le scelte assunte dai condomini prendono forma scritta. Il codice civile non prescrive forme particolari per la sua redazione, ma ritengo che la precisione e l’ordine siano gli strumenti più efficaci per evitare impugnazioni o, comunque, scongiurare gli effetti negativi di tali azioni giudiziarie.

Il mio consiglio è quello di preparare l’assemblea (e quindi il verbale) prima del suo svolgimento in modo da poter affrontare eventuali dubbi dei condomini e rendere la discussione produttiva di risultati e non fine a se stessa. Ritengo che il verbale vada redatto in sede di assemblea ed ogni punto vada riletto una volta approvato affinché sia ben chiaro quanto si è deciso.

Valore di prova del verbale

Il verbale d’assemblea costituisce prova delle dichiarazioni rilasciate da chi l’ha sottoscritto e prova presuntiva dei fatti che afferma essersi verificati.

Ogni condomino può dimostrare l’erroneità o la falsità della verbalizzazione e per farlo non è necessario procedere con la querela di falso. Tale prova si presenta comunque molto difficile, ma potete comprendere (per contrastare eccezioni da parte dei condomini) l’importanza di quanto scritto nelle premesse, ossia la necessità che il verbale sia scritto in modo chiaro e ordinato.

Al di là del tema inerente la sottoscrizione da parte del presidente e del segretario, nulla vieta che l’amministratore faccia sottoscrivere a tutti i condomini presenti il verbale. La sottoscrizione da parte dei presenti risulta a mio avviso indispensabile in due occasioni:

  • quando il singolo condomino si assuma una precisa obbligazione (ad esempio, farsi carico di una ben determinata spesa) o autorizzi un intervento sulla sua proprietà;
  • quando l’assemblea assuma una delibera per cui è necessaria l’unanimità dei consensi (ad esempio, ripartizione di una spesa secondo criteri difformi rispetto a quelli legali).

Presidente e segretario della riunione di condominio

Fatta eccezione per l’assemblea telematica, le figure del presidente e del segretario d’assemblea non sono indicate dal codice e non sono quindi obbligatorie. La giurisprudenza di legittimità afferma in modo costante che un verbale d’assemblea è valido anche se non sottoscritto dal presidente e dal segretario; afferma altresì che eventuali irregolarità nella nomina di tali figure non possono costituire motivo di invalidità delle delibere.

Fatta questa premessa, consiglio a tutti gli amministratori di nominare tali due figure facendogli poi sottoscrivere il verbale d’assemblea; ciò al fine di evitare contestazioni inutili e far acquisire un indubbio maggior valore al documento. Opportuno altresì ricordare che alcuni magistrati, al di là di quanto afferma la Corte di Cassazione, richiedono comunque che il verbale sia sottoscritto da presidente e segretario.

Per evitare che il condomino/presidente si rifiuti di sottoscrivere il documento elaborato dall’amministratore dopo l’assemblea suggerisco, come già fatto nelle premesse, che la verbalizzazione venga completata in sede di assemblea e in quella sede si proceda alla rilettura ed alla sottoscrizione.

Leggi anche: Presidente dell’assemblea condominiale: ruolo e funzioni secondo normativa

Il caso dell’assemblea telematica

Fa eccezione a quanto detto il verbale d’assemblea telematica il quale deve essere sottoscritto dal presidente come previsto dall’art. 66 disp. att.ve c.c.. Una volta conclusa l’assemblea il presidente (ritengo che tale ruolo possa essere rivestito anche dall’amministratore) potrà sottoscrivere il verbale (con firma digitale o in modalità “analogica” dopo averlo stampato). Il comma 6 afferma che il verbale debba essere inviato “all’amministratore e a tutti i condomini”; nel concreto sarà l’amministratore, una volta ottenuta la copia del verbale firmata dal presidente, a trasmettere tale documento a tutti i condomini (presenti ed assenti).

Per approfondire: Assemblea di condominio e partecipazioni online: cosa dice la legge?

Appello dei presenti: deleghe e numero legale

L’appello dei condomini presenti non è previsto dal codice civile, ma si tratta di adempimento fondamentale per dimostrare il raggiungimento dei quorum costitutivi e poter così iniziare la discussione dei punti posti all’ordine del giorno. Sarà quindi opportuno impostare una tabella che contenga i seguenti dati:

  1. nominativo del condomino;
  2. presenza / assenza / eventuale presenza con delega;
  3. caratura millesimale.

L’elenco dovrà essere via via aggiornato nel caso di ingressi / uscite ed in ogni occasione andrà verificata la permanenza del quorum costitutivo. Ritengo che tali operazioni siano molto agevoli per chi si affida ad un gestionale ed abbia preventivamente inserito tutti i dati dei condomini; Danea Domustudio, ad esempio, ha implementato delle funzioni assai interessanti anche con riferimento all’assemblea svolta in modalità on-line.

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Votazione dei punti posti all’ordine del giorno

La discussione e la votazione degli argomenti posti all’ordine del giorno rappresenta uno degli aspetti cruciali nel processo deliberativo e viene spesso trascurato.

Il mio consiglio è quello di suddividere in modo chiaro le varie fasi di cui si dovrebbe comporre ogni delibera:

  • discussione. Inizialmente si può esporre una breve relazione dell’amministratore e gli eventuali interventi e/o richieste di chiarimento formulate dai condomini.
  • Mozione di voto. Esaurita la fase iniziale occorre fermarsi e chiarire, punto per punto, cosa l’assemblea è chiamata a votare; la mozione di voto potrà quindi essere introdotta da una frase di questo tipo: “Il presidente pone quindi in votazione le seguenti delibere: (a) … (b) … (c) …”.
  • Votazione. Nell’ambito della votazione è fondamentale indicare nominativamente i condomini assenti, i dissenzienti e gli astenuti (con precisazione dei millesimi); in caso contrario la delibera potrebbe essere ritenuta viziata in quanto non consente la verifica dell’effettiva maggioranza necessaria all’approvazione. A proposito! Ricordatevi di scrivere se la delibera sia stata approvata o non sia stata approvata.

Quorum deliberativi e costitutivi dell’assemblea

Ricordo che i quorum deliberativi e costitutivi dell’assemblea sono precisati nell’articolo 1136 c.c. di cui si riportano i primi tre commi:

“Art. 1136 c.c. – Costituzione dell’assemblea e validità delle deliberazioni

L’assemblea in prima convocazione è regolarmente costituita con l’intervento di tanti condomini che rappresentino i due terzi del valore dell’intero edificio e la maggioranza dei partecipanti al condominio.
Sono valide le deliberazioni approvate con un numero di voti che rappresenti la maggioranza degli intervenuti e almeno la metà del valore dell’edificio.
Se l’assemblea in prima convocazione non può deliberare per mancanza di numero legale, l’assemblea in seconda convocazione delibera in un giorno successivo a quello della prima e, in ogni caso, non oltre dieci giorni dalla medesima. L’assemblea in seconda convocazione è regolarmente costituita con l’intervento di tanti condomini che rappresentino almeno un terzo del valore dell’intero edificio e un terzo dei partecipanti al condominio. La deliberazione è valida se approvata dalla maggioranza degli intervenuti con un numero di voti che rappresenti almeno un terzo del valore dell’edificio”.

Aiutano, inoltre, queste due tabelle riassuntive:

Quorum costitutivi dell’assemblea

Prima convocazione:Seconda convocazione:
più del 50% dei condominialmeno 1/3 dei condomini
almeno i 2/3 dei millesimialmeno 1/3 dei millesimi

 

Quorum deliberativo ordinario:

Prima convocazione:Seconda convocazione:
più del 50% degli intervenutipiù del 50% degli intervenuti
almeno i 50% dei millesimialmeno 1/3 dei millesimi

 

Tale quorum vale per tutte le delibere ove non sia prevista una maggioranza

particolare. A titolo esemplificativo ricordiamo:

  • Rendiconto contenente spese ordinarie o di non rilevante entità;
  • Preventivo contenente spese ordinarie o di non rilevante entità;
  • Liti attive e passive che rientrano nelle attribuzioni dell’amministratore;
  • Adeguamento di impianti non centralizzati di ricezione radiotelevisiva già  installate alla data di entrata in vigore della riforma (art. 155bis disp. att.ve c.c.);
  • Nomina del consiglio di condominio (art. 1130bis, comma 2, c.c.) 1.

Esempio di delibera

[punto all’ordine del giorno]

Lavori straordinari di… come da capitolato allegato sotto la lettera… al presente verbale. Nomina figure professionali per l’esecuzione dei lavori (…). Stanziamento fondi e delibere conseguenti”.
[discussione]

L’amministratore illustra ai condomini il preventivo ricevuto dalla ditta Pippo (…)
[mozione di voto]

Il Presidente pone in votazione:

  • il preventivo della ditta Pippo per la somma di € 7.970,00 oltre Iva;
  • la nomina delle seguenti figure professionali (…);
  • la ripartizione della spesa a millesimi di proprietà;
  • la costituzione di un fondo di € 13.000,00 da versarsi in 2 rate da versare il … e …;
  • l’inizio dei lavori alla costituzione del fondo.

[votazione]

Si procede alla votazione:

Favorevoli: Paperino (179,32 mill.), Topolino (234,53 mill.), Clarabella (371,84 mill.), Gastone (182,06 mill.)

Contrari: nessuno

Astenuti: nessuno

Delibera approvata

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Danea

Sono nata nel 1995 da un'idea a due passi da Padova. Sono dinamica, entusiasta e adoro creare soluzioni semplici per problemi complessi. Sono sempre sul pezzo e sono molto pignola, tanto che mi dicono ...