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Assemblea di condominio e partecipazioni online, cosa dice la legge?

Assemblea di condominio online webcam

Partecipazione “telematica” all’assemblea, problemi e limiti della presenza online via webcam secondo la legge.

 

L’emergenza sanitaria di questi giorni ha portato alla ribalta, anche nel mondo del condominio, l’utilizzo degli strumenti telematici. Tali strumenti possono essere molto utili:

  • per le riunioni con i condomini o con i fornitori;
  • per le assemblee condominiali.

Al di là dei profili legali, sarà sicuramente necessario un “cambio di abitudini” ed un adattamento ad una modalità fino ad oggi poco utilizzata. Non avendo rinvenuto alcun riferimento giurisprudenziale sul tema, esprimerò alcune mie considerazioni pur consapevole che la tematica oggetto del presente articolo è criticata da buona parte della dottrina la quale diffida circa la validità delle assemblee “telematiche”. L’avvertimento è opportuno; personalmente spero che in futuro verrà compresa la necessità di adottare forme diverse rispetto a quelle tradizionali, pur nel rispetto dei diritti di informazione e di partecipazione.

Eventuale invalidità

In caso di impugnativa, ritengo che buona parte delle invalidità eccepibili per aver svolto l’assemblea secondo modalità telematiche siano da ricondurre nell’alveo dei vizi di annullabilità e non di nullità; ciò in quanto le eccezioni riguarderebbero, eventualmente, la difficoltà nel partecipare, vizi della convocazione o la mancata corretta informazione ai condomini (come già accennato, parte della dottrina ritiene tali assemblee nulle e quindi non sanabili).

Posto che è il condominio a dover dimostrare la data di ricezione del verbale, è opportuno inviare il verbale d’assemblea a mezzo raccomandata / pec a tutti: sia presenti che assenti. Ciò al fine di coprire ogni eventuale vizio formale anche da parte di chi fosse presente, ma dovesse lamentare un’eventuale disconnessione della linea proprio appena prima dell’approvazione del rendiconto.

Luogo di convocazione dell’assemblea

Le disposizioni attuative del Codice richiedono l’indicazione del luogo di svolgimento dell’assemblea all’interno dell’avviso di convocazione; tale luogo dovrà essere raggiungibile agevolmente da tutti i partecipanti e dovrà garantirne un corretto svolgimento.

A mio parere, le moderne tecnologie permettono il rispetto dei requisiti anche se il luogo di svolgimento dell’assemblea è “virtuale” e non fisico. Sarà comunque necessario che il software utilizzato dall’amministratore:

  • possa fruire di una linea internet adeguata;
  • permetta il monitoraggio circa l’effettivo collegamento di tutti i partecipanti;
  • permetta, a chi non sia dotato di connessione internet, di partecipare alla riunione in modalità audio tramite una telefonata ad un numero urbano (diversi software comprendono tale funzione).

E’ opportuno evidenziare come l’impossibilità di celebrare l’assemblea in un luogo fisico sia ritenuta nulla da parte della dottrina. Un modo per contemperare tale problematica potrebbe essere quello di permettere ai condomini una “doppia modalità di partecipazione” (presso la sala assemblee oppure collegati in telematico).

Convocazione dell’assemblea condominiale online

La convocazione conserverà i suoi tratti ed i suoi elementi tradizionali. L’unica parte differente riguarderà il luogo di convocazione dell’assemblea. Potrei ipotizzare una convocazione nei seguenti termini.

Le comunico che i signori condomini sono convocati in Assemblea Ordinaria di prima convocazione il giorno mercoledì … alle ore …, e, mancando il numero legale, in seconda convocazione il giorno … alle ore ….

Sia in prima che in seconda convocazione l’assemblea verrà svolta in modalità telematiche:

collegandosi al seguente link …
chiamando il seguente numero urbano … e digitando il seguente codice …
E’ opportuno collegarsi almeno un quarto d’ora prima dell’orario fissato in modo da verificare la corretta funzionalità del sistema.

Si avvisa che l’assemblea sarà videoregistrata; chi non volesse essere ripreso potrà collegarsi oscurando la modalità video.

 

Leggi anche: Convocazione dell’assemblea condominiale: le responsabilità di amministratore e presidente

Presidente, segretario e verbalizzazione dell’assemblea

La Corte di Cassazione ha ribadito più volte le seguenti circostanze.

  • Il presidente ed il segretario non sono figure necessarie né per la validità né per lo svolgimento dell’assemblea. Sul punto, si cita un estratto della sentenza di Cassazione Civile n. 27163/2017: “proprio perchè la nomina del presidente e del segretario dell’assemblea dei condomini non è prevista da alcuna norma (come anche la redazione per iscritto del verbale che non incida su diritti reali immobiliari), le eventuali irregolarità formali relative alla nomina del Presidente e del segretario dell’assemblea dei condomini non comportano l’invalidità delle delibere dell’assemblea”.
  • Non è necessario che il verbale sia sottoscritto dal presidente e dal segretario. Si riporta un ulteriore estratto della sentenza di Cassazione Civile n. 27163/2017: “Tanto meno sussiste, prima come dopo la Riforma del 2012, una disposizione di legge che prescriva (a differenza di quanto il Codice civile fa all’art. 2375, per le deliberazioni dell’assemblea delle società per azioni) che le delibere dell’assemblea dei condomini debbano constare da verbale sottoscritto dal presidente e dal segretario”.

Il ruolo di segretario / verbalizzatore potrà quindi essere svolto dall’amministratore il quale, alla fine di ogni votazione, rileggerà il punto verbalizzato per un controllo da parte di tutti; per altro, quest’ultimo passaggio andrebbe sempre svolto anche nelle assemblee fisiche.

La registrazione potrà servire quale prova per eventuali contestazioni; come ho già accennato, chi non vorrà essere video-ripreso potrà oscurare la propria connessione video e lasciare attiva solamente quella audio.

Il verbale redatto e sottoscritto dall’amministratore verrà quindi inviato a tutti i condomini. Come anticipato, ritengo più opportuno l’invio a mezzo raccomandata/pec anche ai presenti; ciò al fine di “coprire” con i termini di cui all’art. 1137 c.c. ogni contestazione di carattere formale.

Alcune ulteriori considerazioni

  • Le eventuali deleghe dovranno essere trasmesse all’amministratore in via telematica.
  • Le votazioni potranno essere gestite tramite un’applicazione integrata nel software o per chiamata nominale.
  • Ogni condomino deve avere la possibilità di comunicare con gli altri come se fosse fisicamente presente in una sala di assemblea; tale necessità richiederà massima disciplina per la gestione degli interventi. Si potranno, ad esempio, organizzare dei meccanismi di prenotazione e dei tempi massimi.
  • Passato il periodo di emergenza (e di vigenza dei DPCM relativi all’emergenza sanitaria), ove si volesse proseguire con tali modalità ritengo necessario disciplinarne lo svolgimento mediante clausole regolamentari che vadano a stabilire le principali dinamiche inerenti il collegamento remoto. Sarà inoltre opportuno prevedere una doppia possibilità di partecipazione per i condomini:
    1. luogo fisico, per chi vuole essere presente personalmente;
    2. collegamento da remoto, per chi vuole essere presente “virtualmente”.

Durante questi giorni di emergenza, se non si vuole affrontare il rischio di impugnative o non si vuole scontrarsi con le difficoltà connesse ad una assemblea telematica, il consiglio è il seguente:

  1. redigete il rendiconto consuntivo ed una bozza di preventivo;
  2. mandate tutto ai condomini in modo da dimostrare di aver svolto il vostro lavoro;
  3. chiedete di procedere con i pagamenti come da piano rate, anticipando che appena possibile verrà convocata l’assemblea per la discussione e l’approvazione.

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Matteo Peroni

Sono un avvocato e mi occupo esclusivamente di diritto condominiale. Assistito gli amministratori di condominio e i condomini affrontando in modo concreto i problemi di tutti i giorni. - Il mio

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