Nonostante la maggior parte delle assemblee venga svolta in luoghi fisici, la digitalizzazione conseguente al periodo pandemico ha lasciato un segno anche in ambito condominiale. Molti amministratori e condomini hanno familiarizzato con le modalità di incontro online ed alcuni professionisti stanno continuando ad utilizzare questo strumento.
Indice dei contenuti
Definizione di assemblea in videoconferenza
L’assemblea in videoconferenza (o assemblea telematica) è stata codificata nel 2020 con la L. 126 del 13.10.2020 e la L. 159 del 27.11.2020; l’articolo oggetto di riforma è stato il numero 66 delle disp. att.ve c.c. di cui riporto il testo vigente dei commi 3 e 5.
Comma 3
L’avviso di convocazione, contenente specifica indicazione dell’ordine del giorno, deve essere comunicato almeno cinque giorni prima della data fissata per l’adunanza in prima convocazione, a mezzo di posta raccomandata, posta elettronica certificata, fax o tramite consegna a mano, e deve contenere l’indicazione del luogo e dell’ora della riunione o, se prevista in modalità di videoconferenza, della piattaforma elettronica sulla quale si terrà la riunione e dell’ora della stessa. In caso di omessa, tardiva o incompleta convocazione degli aventi diritto, la deliberazione assembleare è annullabile ai sensi dell’articolo 1137 del codice su istanza dei dissenzienti o assenti perché non ritualmente convocati.
Comma 6
Anche ove non espressamente previsto dal regolamento condominiale, previo consenso della maggioranza dei condomini, la partecipazione all’assemblea può avvenire in modalità di videoconferenza. In tal caso, il verbale, redatto dal segretario e sottoscritto dal presidente, è trasmesso all’amministratore e a tutti i condomini con le medesime formalità previste per la convocazione.
Le teorie interpretative sul rinnovato articolo 66 disp. att.ve c.c. sono diverse; lo stesso avverrà nel corso dei prossimi mesi e solo fra qualche anno potremo avere le prime indicazioni da parte della giurisprudenza di legittimità. Tale percorso potrebbe portare a risultati contrastanti: basti pensare al tema della durata dell’incarico di amministratore (dopo anni dall’entrata in vigore della riforma, nel 2019 si registravano tre diverse correnti di pensiero fra i giudici di merito).
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L’amministratore dovrà utilizzare lo strumento con intelligenza e concretezza, muovendosi anche diversamente fra un condominio e l’altro; dopotutto siete voi amministratori a conoscere i vostri clienti e ben sapete i diversi approcci da utilizzare a seconda delle varie realtà.
Nullità o annullabilità
Il tipo di vizio che dovesse generare un’assemblea tenuta in modalità telematica senza il preventivo consenso resta un aspetto molto importante.
A mio avviso, eventuali vizi legati alla convocazione ed alle modalità di svolgimento dell’assemblea in videoconferenza restano compresi fra i vizi di annullabilità di cui alla Cassazione a Sezioni Unite n. 4806/2005. Sul tema, ricordo che la mancata convocazione di un condomino rientra fra i vizi di annullabilità; quindi, se io non convoco un proprietario all’assemblea e lui non impugna entro trenta giorni dalla ricezione del verbale, il vizio inerente la mancata convocazione è superato.
Il comma 6 dell’art. 66 disp. att.ve prevede che l’invio del verbale debba avvenire con le medesime modalità previste dalla convocazione (quindi: posta raccomandata, posta elettronica certificata, fax o tramite consegna a mano); ciò è molto importante in quanto resta in capo al condominio la prova circa la data di ricezione del verbale e, di conseguenza, il termine di decorrenza dei termini per l’impugnativa.
Il mio consiglio è quello di seguire alla lettera la prescrizione normativa ed inviare il verbale a mezzo raccomandata o via pec a tutti i condomini compresi i partecipanti alla riunione. Considero le due modalità suggerite più sicure e più comode rispetto all’invio a mezzo fax o con consegna a mani.
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Preventivo consenso e regolamento
E’ possibile convocare un’assemblea telematica solamente in due ipotesi: a) se ho ottenuto il consenso preventivo da parte della maggioranza dei condomini; b) se il regolamento condominiale prevede tale modalità di convocazione.
Preventivo consenso
Il Codice civile prescrive che l’assemblea in videoconferenza possa essere convocata nel caso in cui l’amministratore abbia ottenuto il preventivo assenso dalla maggioranza dei condomini; alcune indicazioni sulla base delle prime interpretazioni giurisprudenziali.
- È opportuno che il consenso pervenga all’amministratore in forma scritta (anche telematica).
- La “maggioranza dei condomini” è stata intesa dalla dottrina e dalla giurisprudenza prevalente quale maggioranza delle teste. Ciò significa che se i condomini sono 10, dovrò ottenere l’assenso alla convocazione da almeno 6 condomini.
- Non vi sono formule predefinite per ottenere la preventiva autorizzazione da parte dei condomini. Posso suggerire il seguente testo :
Io sottoscritto …., proprietario presso il condominio …., autorizzo l’amministratore … a convocare assemblea in modalità di videoconferenza per discutere e deliberare sul seguente ordine del giorno ….
La lettera di convocazione dovrà essere inviata entro … giorni.
Firma ………..
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Tribunale di Padova, sentenza n. 548 del 2022: “Quindi, in ambito della videoconferenza, il consenso non costituisce una mera acquiescenza ad un’attività imposta dall’amministratore ma crea le condizioni di un’autorizzazione preventiva negoziale all’utilizzo della piattaforma telematica per lo svolgimento dell’assemblea. (…)
Il nuovo quorum è dunque correlato alla maggioranza numerica, ossia alle teste, trattandosi di un atto prodromico alla costituzione dell’assemblea, per cui non vi sarebbe bisogno di accedere al quorum espresso per millesimi di proprietà.”
Clausola regolamentare
Ritengo che la modifica del regolamento possa essere approvata con la maggioranza di cui all’art. 1138 c.c. (almeno 500 millesimi e maggioranza degli intervenuti); tale modifica potrà essere introdotta fin dalla prima assemblea utile (anche svolta on-line) purchè regolarmente inserita all’ordine del giorno.
Propenderei per l’introduzione di una norma regolamentare semplice e chiara; ne indico un esempio qui di seguito:
“Punto …. Regolamentazione circa la possibilità di svolgere le assemblee anche tramite modalità telematiche in videoconferenza.
Il presidente pone in votazione l’introduzione della seguente clausola regolamentare:
Assemblee in videoconferenza
Le riunioni condominiali si potranno svolgere in videoconferenza; la piattaforma di collegamento alla “stanza virtuale” dovrà permettere ai condomini di intervenire da remoto con collegamento audio/video o solo audio.
Assemblea mista
In caso di assemblea svolta in luogo fisico, l’amministratore potrà dare la possibilità ad ogni condomino di collegarsi con strumenti telematici e partecipare alla riunione.
Favorevoli … Contrari … Astenuti …”
Luogo di convocazione dell’assemblea
Le disposizioni attuative del Codice richiedono l’indicazione del luogo di svolgimento dell’assemblea all’interno dell’avviso di convocazione; tale luogo deve essere raggiungibile agevolmente da tutti i partecipanti e deve garantire un corretto svolgimento della riunione.
La nuova formulazione dell’art. 66 disp. att.ve c.c. legittima lo svolgimento dell’assemblea anche nel luogo “virtuale” rappresentato dalla piattaforma utilizzata per la connessione. Dovendo garantire il rispetto dei requisiti di cui sopra, sarà necessario che gli strumenti utilizzati dall’amministratore:
garantiscano la partecipazione ed una accessibilità adeguata;
permettano il monitoraggio circa l’effettivo collegamento di tutti i partecipanti;
permettano, a chi non sia dotato di connessione internet, di partecipare alla riunione in modalità audio tramite una telefonata ad un numero urbano.
Parte della dottrina ritiene che vada sempre e comunque assicurata la possibilità di partecipazione in modalità “fisica” all’assemblea. Personalmente non concordo con tale impostazione in quanto l’articolo 66 comma 3 disp. att.ve c.c. parla espressamente di assemblea prevista “in modalità di videoconferenza”.
Leggi la guida alla convocazione assemblea di condominio >
Convocazione dell’assemblea condominiale online
La convocazione conserverà i suoi tratti ed i suoi elementi tradizionali. L’unica parte differente riguarderà il luogo di convocazione dell’assemblea. Potrei ipotizzare una convocazione nei seguenti termini.
Le comunico che i signori condomini sono convocati in Assemblea Ordinaria di prima convocazione il giorno mercoledì … alle ore …, e, mancando il numero legale, in seconda convocazione il giorno … alle ore ….
Sia in prima che in seconda convocazione l’assemblea verrà svolta in modalità telematiche:
collegandosi al seguente link … e digitando il seguente codice …
E’ opportuno collegarsi almeno un quarto d’ora prima dell’orario fissato in modo da verificare la corretta funzionalità del sistema.
NOTA bene: ricordatevi di attivare la stanza virtuale per la prima convocazione.
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Presidente, segretario e verbalizzazione dell’assemblea
La Corte di Cassazione ha ribadito più volte le seguenti circostanze.
- Il presidente ed il segretario non sono figure necessarie né per la validità né per lo svolgimento dell’assemblea. Sul punto, si cita un estratto della sentenza di Cassazione Civile n. 27163/2017: “proprio perchè la nomina del presidente e del segretario dell’assemblea dei condomini non è prevista da alcuna norma (come anche la redazione per iscritto del verbale che non incida su diritti reali immobiliari), le eventuali irregolarità formali relative alla nomina del Presidente e del segretario dell’assemblea dei condomini non comportano l’invalidità delle delibere dell’assemblea”.
- Non è necessario che il verbale sia sottoscritto dal presidente e dal segretario. Si riporta un ulteriore estratto della sentenza di Cassazione Civile n. 27163/2017: “Tanto meno sussiste, prima come dopo la Riforma del 2012, una disposizione di legge che prescriva (a differenza di quanto il Codice civile fa all’art. 2375, per le deliberazioni dell’assemblea delle società per azioni) che le delibere dell’assemblea dei condomini debbano constare da verbale sottoscritto dal presidente e dal segretario”.
Le figure del presidente e del segretario vengono introdotte per l’assemblea in “videoconferenza”. Una volta conclusa l’assemblea, il presidente (ritengo che tale ruolo possa essere rivestito anche dall’amministratore) potrà sottoscrivere il verbale (con firma digitale o in modalità “analogica” dopo averlo stampato).
Il comma 6 afferma che il verbale debba essere inviato “all’amministratore e a tutti i condomini”; nel concreto sarà l’amministratore, una volta ottenuta la copia del verbale firmata dal presidente, a trasmettere tale documento a tutti i condomini (presenti ed assenti).
Alcune ulteriori considerazioni.
- Le eventuali deleghe potranno essere trasmesse all’amministratore anche in via telematica (ad esempio, tramite email); sul punto, la norma prevede che la delega sia scritta, ma non ne prescrive le modalità.
- Le votazioni potranno essere gestite tramite un’applicazione integrata nel software o per chiamata nominale.
- Ogni condomino deve avere la possibilità di comunicare con gli altri come se fosse fisicamente presente in una sala di assemblea; tale necessità richiederà massima disciplina. Si potranno, ad esempio, organizzare dei meccanismi di prenotazione e dei tempi massimi per intervento.
Leggi la guida al verbale assemblea condominiale >
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Ideatore di Condominio Semplice (aggiornamento sintetico e concreto in ambito condominiale). Sono un avvocato e mi occupo esclusivamente ...
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