Assemblea di condominio online: come si organizza e perchè è utile

La partecipazione alle assemblee condominiali è un fattore cruciale per una gestione efficiente e trasparente della proprietà, tuttavia non di rado ci sono degli ostacoli che compromettono una lineare conduzione della riunione.

Spesso infatti, i condòmini sono costretti ad assentarsi a causa di impegni lavorativi o familiari, oppure si trovano temporaneamente lontani dal luogo in cui si svolge l’assemblea (ad esempio perché sono in viaggio), il che rende impossibile la partecipazione in presenza.

Per questi motivi diventa necessario trovare soluzioni che possano incentivare e rendere più agevole la partecipazione di tutti.

Molti amministratori si stanno già facendo aiutare in questo dalla tecnologia, organizzando riunioni secondo due diverse modalità:

• Assemblea condominiale interamente online. Tutti i condòmini accedono alla riunione da remoto, connettendosi ad un dispositivo. (PC, smartphone o tablet). 
• Assemblea condominiale ibrida o mista, che vede una parte delle persone coinvolte connesse online, e un’altra parte invece fisicamente presente.  Questa modalità è quella che offre maggiore flessibilità, in quanto consente ai condomini di scegliere la modalità di partecipazione più consona alle proprie esigenze: coloro che preferiscono presenziare fisicamente sono liberi di farlo. Allo stesso tempo, i condòmini che preferiscono partecipare da remoto hanno la possibilità di farlo comodamente da casa o da qualsiasi luogo dotato di una connessione internet. 

Queste due modalità si sono affermate e diffuse durante la pandemia da Covid-19, ma diversi amministratori continuano ad oggi ad adottarle, in quanto riescono a soddisfare meglio le esigenze dei partecipanti e ridurre le assenze. 

Assemblea condominiale online e ibrida: le regole di base

Come già accennato, le assemblee condominiali possono essere organizzate o totalmente online, oppure con una parte dei partecipanti online e un’altra parte in presenza.

Stando alle disposizioni vediamo quali sono regole e presupposti principali per organizzare correttamente una riunione condominiale virtuale:

1. La decisione di prevedere una riunione virtuale deve essere approvata dalla maggioranza (è sufficiente il 50%+1 dei condomini, indipendentemente dalle quote di proprietà).
2. L’avviso di convocazione dell’assemblea deve essere trasmesso entro 5 giorni dalla prima adunanza mediante i metodi tradizionali: raccomandata, fax, pec, consegna di lettera a mani e all’interno è necessario indicare chiaramente la piattaforma utilizzata per il collegamento e le modalità di accesso (link, password, codici, ecc.).
3. Deve essere sempre consentita la partecipazione “mista”, ossia anche in presenza, a chi non dispone o è poco avvezzo all’uso di strumenti telematici.
4. Tutti i condòmini devono essere identificabili, devono avere pari opportunità di partecipazione e la possibilità di esprimersi sugli argomenti all’ordine del giorno.
5. Il verbale della riunione dovrà essere sottoscritto dal presidente dell’Assemblea e dovrà essere poi inviato a tutti i condomini (presenti e assenti) con le medesime modalità previste per la convocazione dell’Assemblea (raccomandata, posta elettronica certificata, fax o consegna a mano).
6. Nel caso in cui la connessione dovesse interrompersi e non potesse essere ripristinata, l’assemblea dovrà essere sospesa, ma le decisioni già prese saranno comunque valide.

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Gli strumenti necessari per organizzare una riunione condominiale virtuale

Per organizzare al meglio un’assemblea condominiale online o mista è necessario dotarsi di pochi ma validi strumenti, ovvero:

• Una buona connessione internet.
• Una piattaforma di videoconferenza.
• Uno o più monitor.
• Microfoni, speaker e telecamera.
• Eventuale stampante o fotocopiatrice.

La mancanza di uno o più strumenti tra quelli elencati potrebbe compromettere il buon esito della tele-assemblea, pertanto prima di decidere di svolgere la riunione in modalità virtuale è bene che l’amministratore condominiale si assicuri di avere a disposizione tutti i dispositivi necessari.

Perché organizzare una riunione condominiale online?

Come già accennato, predisporre una riunione condominiale online o ibrida può essere utile per ragioni di tipo organizzativo, ma non solo: questa modalità può dare luogo anche ad ulteriori benefici per l’amministratore di condominio, ovvero:

• Riduce il numero degli assenti alle riunioni. Offrire una modalità organizzativa alternativa permette ai condòmini di partecipare anche in caso di alcuni impedimenti.
• Rende più facile scegliere data e ora. Organizzando una riunione online anziché in presenza rende più facile trovare un momento che vada bene a tutti è più facile e questo spesso anticipa i temi e permette un’organizzazione ottimale dell’evento.
• L’amministratore si mostra disponibile a venire incontro alle esigenze dei condòmini. Scegliendo una modalità di organizzazione innovativa l’amministratore mostra di saper trovare soluzioni che permettano di svolgere l’assemblea nel modo più efficace possibile.

Se una parte dei tuoi condòmini preferisce fare una riunione in presenza mentre altre persone sono disponibili a partecipare da remoto è possibile sempre organizzare un’assemblea ibrida.
Si tratta di una modalità che potrebbe spaventare, ma niente paura: con i giusti strumenti si gestisce alla perfezione anche un’assemblea così organizzata.

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• Garantire l’accesso da remoto da qualsiasi browser web (PC, Mac, iOS, Android), sia da normale computer desktop che da smartphone/tablet.
• Automatizzare la rilevazione dei presenti online senza perdite di tempo con appelli infiniti.
• Avere un preciso elenco temporale delle azioni svolte dai partecipanti (entrate, uscite, votazioni).
• Gestire appieno la riunione concedendo la parola e “silenziando” i partecipanti quando necessario.
• Registrare automaticamente le votazioni e avere un calcolo rapidissimo delle maggioranze.

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