Come acquisire uno studio di amministrazione condominiale

L’acquisizione di un nuovo studio è una mossa che deve essere valutata con attenzione e strategia. Leggi i consigli di Mario Tura De Marco, fondatore e AD di Amministratore Evoluto.

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Gestire le parti comuni di un edificio non è mai stata un’attività particolarmente difficile per un amministratore di condominio professionista.

Gestire le relazioni umane presenti in quell’edificio è tutta un’altra cosa; dobbiamo sempre ricordare che l’amministratore di condominio è una figura imposta per legge e, proprio per questo, non sempre benvoluta dagli amministrati. Molti considerano l’amministratore in contrapposizione ai propri bisogni e non un professionista che si dedica alla cura contabile, fiscale e manutentiva del proprio immobile.

È così da sempre. Era difficile anche quando io amministravo condominii negli anni ’90, ma appare evidente che dopo il difficile biennio della pandemia Covid-19 la situazione si è notevolmente inasprita.

Un’altra evidenza che si è manifestata nel medesimo periodo è stata la crisi di tutto il comparto economico, a partire da quello industriale e manifatturiero per arrivare fino al settore terziario e dei servizi, senza tralasciare il commercio. Insomma, una crisi economico sociale di impatto planetario.

Non penso servano grandi indagini di mercato per trovarsi d’accordo su queste mie considerazioni.

Questa è la premessa che va fatta per introdurre un argomento che sta andando parecchio per la maggiore in questo specifico periodo: la crisi del settore degli amministratori di condominio.

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A dire il vero non dovremmo parlare di una crisi generalizzata del settore, ma più propriamente della crisi di alcuni professionisti che non possono, o non vogliono, continuare a esercitare la professione tentando di reggere i ritmi imposti dalle nuove regole di un mercato che è cambiato repentinamente.

Dalla parte opposta troviamo, invece, amministratori di condominio che nel tempo hanno saputo strutturare il proprio Studio in maniera più aziendale e, quindi, sono pronti ad impegnare tutte le risorse a disposizione per conquistare nuove fette di mercato.

C’è chi vuole uscire dal mercato e chi, invece, vuole entrare ex novo o espandersi ulteriormente.

Insomma, abbiamo da una parte l’offerta e dall’altra la domanda, solo che il peso delle parti coinvolte è abbastanza sbilanciato; chi cede, infatti, vuole uscire velocemente da una situazione tutt’altro che piacevole ed è quindi propenso ad abbassare le pretese, mentre chi acquisisce lo vuole fare avendo ben chiara la situazione economico-finanziaria della realtà che intende acquisire e, vista la situazione favorevole, propone acquisizioni al ribasso.

Oggi prenderemo in esame il punto di vista di chi intende acquisire nuovi studi di amministrazione condominiale rimandando ad un articolo successivo quello di chi, invece, vuole vendere perché giunto a fine carriera lavorativa o perché intende cambiare settore.

Infatti, fatte salve alcune pochissime realtà imprenditoriali che fanno dell’acquisizione degli studi di amministrazione condominiale il proprio core business, la fetta più consistente è composta da chi pensa di acquisire uno studio di amministrazione condominiale per potersi espandere. Una piccolissima fetta è composta, invece, da chi si vuole inserire in questo particolare settore senza dover partire da zero.

Errori frequenti nell’acquisizione di uno studio

Vediamo quali sono gli errori frequenti che mi è capitato di rilevare nelle svariate consulenze specifiche che ho erogato negli ultimi anni:

  • chi vuole comprare dà per scontato che sarà un affare rilevare al prezzo che ha deciso di pagare;
  • ci si fa influenzare dal pensiero eccitante della conquista del territorio e la visione viene distorta;
  • non si procede seguendo un modello di business strategico preimpostato, ma a sensazioni;
  • non si valutano attentamente tutte le variabili che entrano in gioco in fase di acquisizione;
  • non si fa un’attenta ricerca di mercato avendo la presunzione di sapere già tutto ciò che serve sapere per un’acquisizione, magari di uno studio particolarmente conosciuto nel territorio.

Sostanzialmente tutto può essere ricondotto alla mancanza di informazioni oggettive e tangibili.

“Sapere che sappiamo quel che sappiamo, e sapere che non sappiamo quel che non sappiamo, questa è la vera conoscenza” (Niccolò Copernico)

Queste sono solo alcune delle tematiche in cui quasi tutti i soggetti che vogliono acquisire interi studi di amministrazione condominiale incappano.

Strategia di acquisizione

Un tempo, essendo più diffusa l’acquisizione di condominii dall’amministratore cedente anziché del suo intero studio, tutto era più semplice: si pagava soltanto dopo aver ottenuto la nomina, condominio per condominio. Questa modalità sta cedendo velocemente il passo all’acquisizione dell’intero studio perché il soggetto cedente vuole uscire molto rapidamente da una situazione di sofferenza.

Va da sé che, stando così le cose, occorre adottare una strategia di acquisizione ben impostata. Vediamo quali sono i punti salienti da cui prendere spunto per impostarne una propria:

  1. Conoscere il soggetto cedente non deve indurre ad abbassare la guardia.
    Quello che pensi di sapere sugli altri è una pura elaborazione di un tuo pensiero e non un dato oggettivo; nemmeno le presunte informazioni che ti sono giunte all’orecchio, magari riportate dai fornitori, sono da considerare come dati oggettivi su cui poter contare nell’effettuare una valutazione seria di ciò che pensi di acquisire.
  2. La valutazione del parco clienti va fatta prendendo dati oggettivi. Partire dal rendiconto di ogni singolo condominio può aiutare molto perché è il documento principale da cui poter evincere moltissime informazioni. Sul rendiconto, infatti, puoi valutare il peso della morosità, l’ammontare del patrimonio gestito, il peso economico dei vari centri di costo, la proporzione tra unità immobiliari gestite e i compensi ordinari percepiti, la proporzione tra unità immobiliari gestite e i compensi percepiti per il comparto fiscale. Insomma, il rendiconto ti offre un sacco di informazioni oggettive su cui poter fare le tue opportune considerazioni. Una volta che avrai i dati oggettivi a tua disposizione potrai creare svariati K.P.I. (Key Performance Indicators o Indicatori Chiave di Prestazione) per estrapolare informazioni oggettive non immediatamente rilevabili da una lettura, seppur attenta, del rendiconto.
  3. Valutare il turnover degli ultimi cinque anni (meglio degli ultimi dieci) è fondamentale per capire quale sia la tendenza di quello studio; capisci bene che se lo studio è in una situazione di decrescita costante devi capire da cosa può dipendere la perdita frequente e continua di condominii e, ovviamente, questa informazione sarà preziosa per poter fare una valutazione economica più corretta qualora volessi comunque acquisire questo studio.
  4. Effettuare un’attenta analisi S.W.O.T. può aiutare moltissimo nell’inquadrare meglio lo stato di salute dello studio e ancora di più il potenziale che potrebbe essere in grado di esprimere.
    Va da sé che se le analisi effettuate ai precedenti punti evidenziano delle criticità, questa tipologia di analisi sarà di importanza strategica perché ti consentirà di capire se il gioco vale la candela, ossia se questo particolare studio di amministrazione condominiale, impostato diversamente, può produrre valore oppure no.
    L’analisi S.W.O.T. prende in esame i fattori interni allo studio (punti di forza e punti di debolezza) e fattori esterni (rischi e opportunità del mercato). Generalmente i primi sono quelli che possono essere modificati, mentre i secondi sono fuori dalla portata delle tue azioni, a meno che non si tratti di territori molto piccoli sui quali tu hai già una grande influenza, ma è quasi impossibile.
    Vediamo un esempio grafico di analisi S.W.O.T.
    Come vedi alcuni punti di forza potrebbero essere, al tempo stesso, punti deboli. Valuta tutto quanto molto attentamente lasciando da parte ciò che pensi di sapere, magari facendoti aiutare da un professionista in questo campo.

    Leggi anche l’approfondimento di Danea su come fare un’analisi swot.

  5. Valutare il metodo di lavoro, soprattutto se si decide di mantenere in forza i dipendenti. Sai già molto bene quanto sia difficile impostare l’organizzazione di studio e il metodo di lavoro e puoi anche facilmente immaginare che le persone non amino i cambiamenti, quindi, fatte salve quelle rare risorse sempre pronte a mettersi in gioco per imparare cose nuove, le altre tenderanno a mantenere in essere i vecchi comportamenti e le abitudini acquisite in molti anni di lavoro. Se il metodo di lavoro fosse parecchio differente dal tuo potresti incontrare serie difficoltà nel trasmetterlo e nel farlo rispettare, almeno all’inizio. Ciò, ovviamente, non deve dissuaderti da una potenziale acquisizione, ma è opportuno che tu faccia le adeguate valutazioni per non sottovalutare i tempi e i relativi costi di instradamento della nuova realtà.
  6. Valutare il software di contabilità/fiscalità usato nello studio che vuoi acquisire. Se il software utilizzato nello studio oggetto di analisi fosse differente rispetto a quello che utilizzi tu, è fondamentale fare delle considerazioni molto approfondite per non trovarti spiazzato sottovalutando l’impatto che questa cosa avrà nella fase di integrazione della nuova realtà nella tua. Per esperienza ti dico che l’importazione delle anagrafiche va valutata attentamente per evitare che software con anagrafiche ridondanti sporchino il tuo ordinatissimo database creando un ulteriore problema da gestire e risolvere, problema che richiederà molte ore di lavoro supplementari e molti costi potenziali. Immagina il trasferimento di tutto il comparto fiscale, soprattutto se vi sono in essere lavori straordinari.
  7. Valutare di mantenere in forza o meno i dipendenti è un’altra importante scelta da fare. Dare continuità è, generalmente, auspicabile, ma non è detto che sia necessariamente la scelta migliore da fare. Passare del tempo in studio, o farlo passare a un tuo dipendente di cui ti fidi, potrebbe farti rilevare informazioni importanti sulle persone, sulle loro capacità, sulle loro attitudini e sul comportamento con i clienti e fornitori. Alle volte è preferibile avere a disposizione un libro bianco, ossia una risorsa senza competenze, piuttosto che una persona che ha delle competenze che, però, non sono utili alla tua realtà. Come già fatto presente nel mio precedente articolo sull’assunzione di un dipendente potrebbe essere molto utile far realizzare da un’azienda specializzata nel settore delle risorse umane un test psico attitudinale ai dipendenti dello studio che stai acquisendo.
  8. Continuità di mandato in capo alla società? Questa potrebbe essere una scelta altamente strategica da valutare, a patto che non sia in contrasto con altre valutazioni fatte precedentemente. Ovviamente, mantenere il mandato in capo alla vecchia società presuppone il fatto che si tratti di una società di capitale e che tu abbia acquisito le quote di detta società. Ovviamente non sto qui a dirti quanto possa essere delicata questa situazione; fatti affiancare da professionisti qualificati nelle acquisizioni aziendali per evitare brutte sorprese future.
    Per contro va preso in esame il rischio di perdita dei mandati alla prima assemblea utile qualora si decida di non acquisire la società e quindi si debba nominarne una nuova realtà quale amministratore di quei condominii.
  9. Affiancamento da parte del precedente amministratore qualora si ritenga che sia strettamente necessario per effettuare un passaggio graduale; generalmente il precedente amministratore affianca l’acquirente per circa un anno, ossia per il tempo utile di trasferimento del mandato dalla vecchia alla nuova realtà amministrativa. Questo potrebbe non essere necessario qualora si sia proceduto all’acquisizione della società del precedente amministratore.

I dieci comandamenti

  1. Non fidarti solo delle tue sensazioni, ma ricerca quanti più dati oggettivi su cui poter fare valutazioni con alta probabilità di successo.
  2. Fatti aiutare da professionisti specializzati nell’acquisizione di imprese, meglio se hanno conoscenza di come funziona uno studio di amministrazione condominiale.
  3. Ricordati che i documenti chiave per fare valutazioni quanto più oggettive possibili sono il rendiconto annuale e i verbali di assemblea;
  4. Analizzare i dati tramite specifici K.P.I. ti farebbe vedere le cose da una prospettiva più oggettiva.
  5. Se decidessi di prendere in forza i dipendenti dello studio che vuoi acquisire, fai fare loro un test psico attitudinale come se si trattasse di potenziali nuove assunzioni.
  6. Fai attente valutazioni circa il passaggio dei dati contabili e fiscali da una realtà all’altra. Indaga attentamente anche se l’amministratore cedente utilizza il tuo stesso software. Dai potenziali problemi derivanti da una valutazione superficiale potresti perdere molto tempo e molto denaro.
  7. Poni molta attenzione sull’andamento dello studio dal punto di vista del turnover dei condominii. Calcola quante sono state le perdite e le acquisizioni avvenute nel corso degli ultimi dieci anni per capire se stai acquistando una realtà in crescita o in decrescita.
  8. Fai un’attenta analisi S.W.O.T. per evidenziare in maniera più plateale eventuali difficoltà critiche dello studio che vuoi acquisire, soprattutto se si tratta di fattori interni quali i punti di forza e quelli di debolezza dato che su quelli esterni hai un potere pressoché nullo di portare dei cambiamenti.
  9. L’acquisizione dell’intera società anziché del pacchetto dei condominii potrebbe essere molto strategico per dare continuità ed evitare le perdite di mandati, ma devi fare considerazioni molto più approfondite e, possibilmente, in compagnia del tuo commercialista.
  10. Farti affiancare dal precedente amministratore potrebbe essere una valida strategia.

“In ogni trasformazione il disordine che si crea è sempre maggiore dell’ordine che si è creato” (Luciano De Crescenzo)

Dopo 12 anni nei panni di amministratore di condominio lascio lo studio all'apice della carriera per indossare i panni del formatore specifico per gli amministratori di condominio. Avendo maturato una ...

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