Sito web del condominio: obbligo, opportunità e costi

Il sito web del condominio è uno strumento sempre più diffuso e utilizzato dagli Amministratori.

Si configura infatti come un canale di comunicazione tra il professionista, che pubblica in modo rapido avvisi, documenti e altro materiale, e i condòmini, i quali possono entrare a conoscenza di tali informazioni in modo semplice e ovunque si trovino, senza aver bisogno di visionare la classica “bacheca fisica”.

Il sito internet del condominio è obbligatorio? E, nel dettaglio, quali opportunità fornisce ad Amministratore e condomini? Chi deve sostenere i costi per lo sviluppo e la manutenzione del portale? Risolviamo questi e altri dubbi in merito.

Il sito web del condominio è obbligatorio?

Iniziamo con il chiarire che il sito internet del condominio non è obbligatorio o, meglio, lo diventa solamente se l’assemblea delibera in tal senso, decidendo di dotarsi di tale strumento informatico.

Ad affermarlo è l’art. 71-ter delle disposizioni attuative del codice civile, introdotto con la riforma del 2012, secondo cui “su richiesta dell’assemblea, che delibera con la maggioranza di cui al secondo comma dell’articolo 1136 del codice, l’amministratore è tenuto ad attivare un sito internet del condominio che consente agli aventi diritto di consultare ed estrarre copia in formato digitale dei documenti previsti dalla delibera assembleare”.

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La norma richiama dunque la specifica maggioranza che è necessario conseguire per approvare la proposta di attivazione del sito web condominiale. La delibera deve essere approvata dalla maggioranza degli intervenuti e dalla metà del valore dell’edificio (500 millesimi) ex art. 1136 comma 2 c.c.

Quali sono i vantaggi di un sito web condominiale?

I vantaggi che conseguono dall’adozione di un sito web condominiale dipendono dalla decisione dell’assemblea, che stabilisce come disciplinare l’utilizzo di questo strumento.

Infatti, con la stessa delibera con cui sancisce di dar seguito alla creazione di un sito web condominiale (o in sede di delibera successiva), i condòmini dovranno anche indicare quali sono i documenti che andranno condivisi sullo stesso. In particolare, potranno ritenere utile inserire tutti quei documenti la cui importanza necessita il loro mantenimento nel corso degli anni, nonché i documenti che soddisfano l’esigenza di trasparenza delle comunicazioni degli atti condominiali.

Peraltro, è necessario tener conto anche delle disposizioni normative, che attribuiscono al sito web la principale funzione di consentire agli aventi diritto di consultare ed estrarre copia della documentazione condominiale. Queste fanno dunque intendere che i legittimati ad accedere al sito web non siano solamente i condomini, bensì anche altri soggetti, come ad esempio i conduttori di immobili che fanno parte del condominio, in relazione ad aspetti che li riguardano.

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Quali documenti possono essere inseriti nel sito web del condominio?

Come abbiamo avuto modo di constatare nel paragrafo precedente , la norma rimanda all’assemblea la decisione di quali documenti pubblicare sul sito internet condominiale.

Il seguente elenco dunque è da intendersi come una lista di documenti che potrebbe tornar utile condividere tramite sito web, lasciando ai condòmini la facoltà di scelta:

• Convocazioni delle assemblee condominiali,
• Verbali delle assemblee,
• Documenti di spesa (fatture, ricevute),
• Registro di nomina e di revoca dell’Amministratore,
• Registri contabili,
• Regolamento condominiale,
• Elenco fornitori,
• Informazioni sulle manutenzioni,
• Documentazioni legali sui contenziosi di cui è parte il condominio,
• Tabelle millesimali per la ripartizione delle spese,
• Bilanci preventivi e consuntivi,
• Recapiti dei manutentori.

Chi sostiene i costi del sito internet condominiale?

È lo stesso art. 71-ter di cui sopra a stabilire chi sia il soggetto che deve sostenere i costi del sito web condominiale, chiarendo che “le spese per l’attivazione e la gestione del sito internet sono a carico dei condòmini”.

Pertanto, alla pari della generalità di qualsiasi servizio che l’assemblea decide di attivare, anche gli oneri di attivazione e gestione del sito web dovranno essere sostenuti dal condominio. All’Amministratore di condominio spetterà il compito di tenere conto di ciò nella predisposizione del bilancio preventivo da sottoporre all’assemblea.

La privacy del sito web condominiale

Al fine di garantire la giusta riservatezza dei documenti che riguardano il solo condominio, è preferibile che il sito preveda un’area riservata accessibile solamente tramite credenziali in possesso dei soli soggetti legittimati.

Nell’area privata dovrebbe altresì essere ammesso, a ogni condomino, avere un proprio profilo personale in cui poter prendere visione dello stato dei pagamenti, delle comunicazioni individuali a lui indirizzate e altre informazioni che renderanno più utile la fruizione di questo strumento.

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Chi gestisce il sito web del condominio?

La gestione del sito web condominiale è in capo all’Amministratore che, per l’espletamento di questa attività, può evidentemente anche incaricare un soggetto esterno. Naturalmente, nel caso in cui da tale attività di gestione esterna scaturiscano ulteriori costi, l’assemblea dovrà esserne informata in maniera tale che possa decidere su tali extra oneri.

Leggi l’approfondimento sulla bacheca condominiale: cos’è, a cosa serve e cosa si può pubblicare.

Il sito web condominiale conviene?

Come emerge dai paragrafi precedenti, la decisione finale sulla convenienza e utilità di un sito web condominiale viene presa dall’assemblea.
Nonostante ciò, l’adozione di tale strumento rappresenta in ogni caso un’opportunità per snellire le procedure di comunicazione tra l’Amministratore e i condòmini, liberando entrambi i soggetti dalla “dipendenza” dalla bacheca condominiale “fisica”.