Registro anagrafe condominiale: cos’è, cosa contiene e come si gestisce

Il registro dell’anagrafe condominiale è un documento obbligatorio che contiene i dati personali dei condòmini, il titolo di occupazione delle unità immobiliari e i relativi riferimenti catastali. Questo registro riveste quindi un ruolo fondamentale nella gestione del condominio.

L’assenza del registro dell’anagrafe condominiale rappresenta una grave carenza per l’amministratore, esponendolo a conseguenze negative che possono sfociare anche nella revoca del suo incarico.

Esaminiamo quindi ciò che è indispensabile sapere riguardo al registro dell’anagrafe condominiale: la sua definizione, le normative che lo regolano, il suo contenuto, le modalità di creazione e gestione, e infine, chi ha il diritto di consultarlo.

Registro anagrafe condominiale: cos’è e cosa afferma la legge

Il registro di anagrafe condominiale è stato introdotto dalla legge n. 220/2012, che ha apportato la riforma del condominio nell’ordinamento italiano.

Come specificato all’articolo 10 della riforma, infatti, il registro di anagrafe condominiale è uno dei due nuovi registri obbligatori da gestire da parte dell’amministratore condominiale.

L’altro registro obbligatorio è il Registro di contabilità condominiale, nel quale devono essere registrati entro trenta giorni tutti i movimenti finanziari sul conto corrente dedicato al condominio.

Anche in seguito a tale intervento, la base normativa del Registro dell’anagrafe condominiale è contenuta nell‘articolo 1130 cc. Tale articolo, al punto 6, ricorda all’amministratore, oltre a quanto previsto dall’art. 1129 c.c. e dalle vigenti disposizioni di legge, di:

“curare la tenuta del registro di anagrafe condominiale contenente le generalità dei singoli proprietari e dei titolari di diritti reali e di diritti personali di godimento, comprensive del codice fiscale e della residenza o domicilio, i dati catastali di ciascuna unità immobiliare, nonché ogni dato relativo alle condizioni di sicurezza. Ogni variazione dei dati deve essere comunicata all’amministratore in forma scritta entro sessanta giorni. L’amministratore, in caso di inerzia, mancanza o incompletezza delle comunicazioni, richiede con lettera raccomandata le informazioni necessarie alla tenuta del registro di anagrafe. Decorsi trenta giorni, in caso di omessa o incompleta risposta, l’amministratore acquisisce le informazioni necessarie, addebitandone il costo ai responsabili.”

Cosa deve contenere il Registro dell’anagrafe di condominio

Il Registro dell’anagrafe condominiale contiene tutti i dati essenziali sui condòmini e sulle proprietà immobiliari.

Tra le informazioni contenute nel Registro dell’anagrafe troviamo:

• le generalità dei condòmini e i loro codici fiscali;
• l’indirizzo di residenza e la proprietà di tali soggetti;
• i recapiti (numeri di telefono, e-mail, ecc.);
• nel caso in cui l’unità immobiliare sia locata, anche i dettagli del conduttore;
• i dati catastali di ogni singola unità immobiliare, come la sezione urbana, il foglio, la particella, il subalterno e il Comune.

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Il Garante della Privacy ha definito i confini delle informazioni che l’amministratore condominiale può rilevare in tal modo.

Infatti, con un approfondimento contenuto nella sua newsletter n. 387/2014 e, ancora più recentemente, con il provvedimento n. 106 del 19 febbraio 2015, il Garante ha ribadito come in base alla disciplina sul trattamento dei dati personali, l’amministratore possa trattare solamente le informazioni attinenti alle finalità che intende perseguire

Pertanto, l’amministratore può accedere a tutte le informazioni utili che gli permettano di identificare e contattare i condòmini, ma non può domandare ulteriori dati, come una copia dell’atto di compravendita, poiché questo risulterebbe eccedente i propri scopi.

Per questa ragione, il Registro dell’anagrafe condominiale deve contenere solo i dati relativi alla sicurezza dell’edificio ma non quelli sulla sicurezza delle abitazioni, considerato che l’obiettivo dell’amministratore di condominio deve essere orientato alla corretta gestione delle cose comuni.

Come si crea e si gestisce il Registro anagrafe condominiale

Il procedimento per creare il Registro dell’anagrafe condominiale può essere riassunto nelle seguenti fasi:

1. L’amministratore invia ai condòmini una scheda che gli permetta la raccolta dei dati da inserire nel registro.
2. I condòmini compilano la scheda; è importante che lo completino tempestivamente e in ogni sua parte e che l’amministratore accerti la compilazione di tutti i campi.
3. In caso di omessa o incompleta comunicazione da parte di tutti i titolari di diritti reali, l’amministratore deve ovviare alla mancata ottemperanza inviando ai condòmini una lettera di sollecito tramite raccomandata, che gli permetta di ottenere i dati mancanti e aggiornare il registro.
4. Decorsi 30 giorni, l’amministratore potrà acquisire da terzi (es. il Catasto) tutte le informazioni necessarie per aggiornare il Registro dell’anagrafe condominiale, addebitandone il costo ai responsabili.

Il Registro anagrafe condominiale con Domustudio e Copernico CRM

Con Domustudio è possibile stampare il registro dell’anagrafe condominiale dall’apposita sezione.

Inoltre, è possibile procedere alla richiesta dei dati o alla loro conferma utilizzando l’apposita comunicazione generica.

Copernico CRM permette di acquistare le visure catastali delle unità immobiliari che compongono il condominio e le mette a disposizione dell’amministratore.

Grazie alla sincronizzazione dei dati con Domustudio, Copernico consente di verificare eventuali anomalie tra i dati inseriti nel gestionale e quanto risulta in catasto, liberando l’amministratore dal dovere di eseguire controlli manuali.

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A cosa serve e perché è importante l’anagrafe condominiale

Oltre ad essere obbligatorio, il Registro dell’anagrafe condominiale è un documento che risulta utile all’amministratore, poiché gli fornisce una visione di quali soggetti occupano le unità immobiliari facenti parte dell’intero edificio condominiale.

Nel Registro, infatti, vengono riportati non solo i dati del proprietario, ma anche quelli degli inquilini e di tutte le persone che a vario titolo possono vantare un diritto reale o personale sugli appartamenti.

L’utilità del Registro si estende anche alla sicurezza fisica, considerato che ciascun condomino potrà prendere visione, ad esempio, dei dati sulla sicurezza degli impianti e della certificazione energetica dell’edificio.

Chi può accedere al Registro dell’anagrafe condominiale

L’art. 1129 c.c. Impone all’amministratore di comunicare ai condòmini i locali in cui sono conservati i documenti, inclusa l’anagrafe di condominio, e sui giorni e gli orari in cui i condòmini possono consultarli gratuitamente, ottenendo una copia firmata previo rimborso delle spese sostenute.

Di conseguenza, il condominio o l’amministratore non possono vietare l’accesso al Registro dell’anagrafe condominiale a un condòmino invocando il diritto alla privacy, poiché l’accesso è sempre consentito ai partecipanti del condominio.

È importante sottolineare che in circostanze eccezionali le informazioni contenute nel Registro dell’anagrafe condominiale possono essere divulgate a terzi, come nel caso in cui il Comune richieda informazioni su locazioni non registrate.

Trova così piena applicazione l’intenzione del legislatore che, nell’art. 3 del d.lgs. n. 23/2011, sancì che

“per assicurare il contrasto dell’evasione fiscale nel settore delle locazioni abitative […] sono attribuite ai Comuni, in relazione ai contratti di locazione, funzioni di monitoraggio anche previo utilizzo di quanto previsto dall’articolo 1130, primo comma, numero 6, del Codice civile in materia di registro di anagrafe condominiale e conseguenti annotazioni delle locazioni esistenti in ambito di edifici condominiali”.