Registro anagrafe condominiale: cos’è, cosa contiene e come si gestisce

Il registro dell’anagrafe condominiale è un documento obbligatorio che contiene i dati personali dei condòmini, il titolo sulla base del quale viene occupata l’unità immobiliare e i riferimenti catastali di quest’ultima. Risulta quindi fondamentale nell’ambito della gestione del condominio.

La mancanza del Registro dell’anagrafe condominiale è una grave carenza per l’amministratore ed espone il professionista a conseguenze negative che possono sfociare anche nella revoca del suo incarico.

Vediamo dunque ciò che è indispensabile sapere sul registro anagrafe condominiale: in cosa consiste, come viene regolamentato, cosa contiene, come si crea e gestisce e, infine, chi può consultarlo.

Registro anagrafe condominiale: cos’è e cosa afferma la legge

Il Registro dell’anagrafe condominiale è stato introdotto dalla legge n. 220/2012, che ha apportato nel nostro ordinamento la riforma del condominio. Tale legge, all’art. 10, afferma come l’amministratore condominiale debba curare la tenuta di due nuovi registri obbligatori, tra cui – appunto – il Registro dell’anagrafe condominiale (l’altro è il Registro di contabilità, in cui entro trenta giorni devono essere annotati tutti i movimenti di cassa sul conto corrente dedicato al condominio).

Anche in seguito a tale intervento, oggi la base normativa del Registro dell’anagrafe condominiale è contenuta nell’art. 1130 c.c. che, al punto 6, ricorda che l’amministratore oltre a quanto previsto dall’art. 1129 c.c. e dalle vigenti disposizioni di legge, deve:

curare la tenuta del registro di anagrafe condominiale contenente le generalità dei singoli proprietari e dei titolari di diritti reali e di diritti personali di godimento, comprensive del codice fiscale e della residenza o domicilio, i dati catastali di ciascuna unità immobiliare, nonché ogni dato relativo alle condizioni di sicurezza. Ogni variazione dei dati deve essere comunicata all’amministratore in forma scritta entro sessanta giorni. L’amministratore, in caso di inerzia, mancanza o incompletezza delle comunicazioni, richiede con lettera raccomandata le informazioni necessarie alla tenuta del registro di anagrafe. Decorsi trenta giorni, in caso di omessa o incompleta risposta, l’amministratore acquisisce le informazioni necessarie, addebitandone il costo ai responsabili.

Cosa deve contenere il Registro dell’anagrafe condominiale

Il Registro dell’anagrafe condominiale contiene tutti i dati più importanti sui condòmini e sulle proprietà immobiliari di loro riferimento. A tal fine, fanno parte delle informazioni incluse nel Registro dell’anagrafe:

• le generalità dei condòmini e i relativi codici fiscali;
• la residenza e il dominio di tali soggetti;
• i recapiti (numeri di telefono, e-mail, ecc.);
• nel caso in cui l’unità immobiliare sia locata, anche i dati del conduttore;
• i dati catastali di ogni singola unità immobiliare, come sezione urbana, foglio, particella, subalterno, Comune.

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A sancire i confini delle informazioni rilevabili in tal modo dall’amministratore di condominio nel Registro dell’anagrafe condominiale è stato il Garante della Privacy con un approfondimento contenuto nella sua newsletter n. 387/2014 e, ancora più recentemente, con il provvedimento n. 106 del 19 febbraio 2015, il quale ha ribadito come in base alla disciplina sul trattamento dei dati personali l’amministratore possa trattare solamente le informazioni attinenti alle finalità che intende perseguire.

Pertanto, l’amministratore potrà certamente acquisire tutte le informazioni che gli permettano di identificare e contattare i condomini, ma non potrà domandare ulteriori dati come la copia dell’atto di compravendita, poiché risulterebbe eccedente i propri scopi.

Proprio per questo approccio il Registro dell’anagrafe condominiale dovrà contenere solo i dati relativi alla sicurezza dell’edificio ma non quelli sulla sicurezza delle abitazioni, considerato che l’obiettivo dell’amministratore di condominio deve essere orientato alla corretta gestione delle cose comuni.

Come si crea e si gestisce il Registro anagrafe condominiale

Per creare il Registro dell’anagrafe condominiale l’amministratore deve inviare ai condòmini una scheda che gli permetta la raccolta dei dati da inserire nel registro: è importante che i condomini completino la scheda tempestivamente e in ogni sua parte e che l’amministratore accerti la compilazione di tali campi.

In particolare, in caso di omessa o incompleta comunicazione da parte di tutti i titolari di diritti reali, l’amministratore deve ovviare alla mancata ottemperanza inviando ai condòmini una lettera di sollecito tramite raccomandata, che gli permetta di ottenere i dati mancanti e aggiornare il registro.

Decorsi 30 giorni, l’amministratore potrà acquisire da terzi (es. il Catasto) tutte le informazioni necessarie per aggiornare il Registro dell’anagrafe condominiale, addebitandone il costo ai responsabili.

Il Registro anagrafe condominiale con Domustudio

Con Domustudio è possibile stampare il registro dell’anagrafe condominiale dall’apposita sezione.

Inoltre, è possibile procedere alla richiesta dei dati o alla loro conferma utilizzando l’apposita comunicazione generica.

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A cosa serve e perché è importante l’anagrafe condominiale

Il Registro dell’anagrafe condominiale è un documento molto importante perché attraverso i dati in esso contenuti l’amministratore diventa consapevole di quali soggetti occupano le varie unità immobiliari facenti parte dell’intero edificio condominiale. Nel Registro, infatti, trovano spazio non solamente i dati del proprietario, quanto anche quelli degli inquilini e di tutte le persone che a vario titolo possono vantare un diritto reale o personale sugli appartamenti.

L’utilità del Registro si estende anche alla sicurezza fisica, considerato che ciascun condòmino potrà prendere ad esempio visione dei dati sulla sicurezza degli impianti e della certificazione energetica dell’edificio.

Chi può accedere al Registro dell’anagrafe condominiale

L’art. 1129 c.c. impone all’amministratore di comunicare ai condòmini i locali in cui sono conservati i documenti del condominio, come il Registro dell’anagrafe, e i giorni e le ore in cui i condòmini, previa richiesta, possono prendere visione in modo gratuito degli stessi, ottenendo una copia sottoscritta previo rimborso delle spese sostenute.

Pertanto, il condominio o l’amministratore non possono mai vietare l’accesso al Registro di anagrafe condominiale a un condòmino invocando il diritto alla privacy, essendo l’accesso al Registro sempre consentito ai partecipanti del condominio.

Ricordiamo infine che in casi eccezionali le informazioni riportate nel Registro dell’anagrafe condominiale possono essere fornite a terzi: è il caso del Comune che domanda informazioni in rapporto a locazioni di cui tuttavia non esistono registrazioni.

Trova così piena applicazione l’intenzione del legislatore che, nell’art. 3 del d.lgs. n. 23/2011, sancì che

“per assicurare il contrasto dell’evasione fiscale nel settore delle locazioni abitative […] sono attribuite ai Comuni, in relazione ai contratti di locazione, funzioni di monitoraggio anche previo utilizzo di quanto previsto dall’articolo 1130, primo comma, numero 6, del Codice civile in materia di registro di anagrafe condominiale e conseguenti annotazioni delle locazioni esistenti in ambito di edifici condominiali”.