Come noto, ogni condomino può domandare all’amministratore di prendere visione dei documenti della contabilità condominiale.
L’amministratore è a sua volta tenuto a mostrare i documenti del bilancio del condominio senza domandare compensi aggiuntivi (eccezion fatta per il rimborso di costi vivi, come ad esempio quelli che potrebbero insorgere in seguito alle fotocopie) e nel più breve tempo possibile.
Se tale diritto è ben sancito dagli artt. 1129 c.c. e ss., non sempre vi è sufficiente consapevolezza su quali siano, effettivamente, i documenti che compongono la contabilità condominiale.
Infatti, anche se di norma quando si pensa alla contabilità del condominio si è subito portati a pensare al bilancio o alle fatture di spesa, in realtà vi sono anche altri documenti che sarebbe evidentemente opportuno conoscere.
Riepiloghiamo allora quali siano i documenti e strumenti di gestione della contabilità condominiale ai sensi dell’art. 1130 c.c. e a quali obblighi sia esposto l’amministratore condominiale nella loro corretta gestione.
Indice dei contenuti
Il rendiconto condominiale: cos’è, a cosa serve e di quali documenti di compone
Cominciamo da quello che è probabilmente il documento più conosciuto nella contabilità condominiale, il rendiconto.
Noto anche come bilancio consuntivo, viene redatto ogni anno dall’amministratore del condominio e sottoposto all’assemblea per la sua approvazione ai sensi dell’art. 1130 bis c.c.
Scopo del rendiconto è quello di rendere nota ai condomini la situazione patrimoniale del condominio, permettendo loro di conoscere – in un formato di facile comprensione – le entrate e le spese sostenute per categoria omogenea, secondo le disposizioni di legge e quanto stabilito eventualmente dal regolamento condominiale.
A sua volta, il rendiconto finanziario si compone di tre diversi documenti: il registro di contabilità, il riassunto finanziario, la nota sintetica esplicativa.
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Il registro di contabilità condominiale
Il primo dei tre documenti che compongono il rendiconto è il registro di contabilità condominiale, un documento in cui l’amministratore annota ogni movimento in entrata e in uscita.
Questa operazione viene svolta generalmente tramite un software di contabilità condominiale, in ordine cronologico ed entro 30 giorni dalla data di effettuazione.
All’interno del registro di contabilità troveranno pertanto spazio gli incassi e le spese sostenute per la gestione del condominio, come ad esempio le quote condominiali riscosse, i canoni di locazione, i pagamenti per la pubblicità affissa sull’immobile.
Il riepilogo finanziario
Il riepilogo finanziario è l’analisi dei costi e dei ricavi, con conseguente indicazione dell’avanzo o del disavanzo di gestione.
Si tratta dunque di una sorta di conto economico, un prospetto di entrate e uscite dell’esercizio ordinario: all’interno del documento troveranno spazio i versamenti dei condomini e gli altri ricavi, così come le spese, maturati nell’esercizio finanziario in questione per competenza temporale.
Di norma le voci del riepilogo sono raggruppate in modo omogeneo, permettendo così di comprendere in modo immediato quali siano state quelle che hanno contribuito maggiormente al saldo finale.
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La nota sintetica
La nota sintetica ha il compito di spiegare l’andamento della gestione e, eventualmente, indicare i futuri lavori determinati da interventi di straordinaria amministrazione.
Ricalcando per certi versi la funzione della nota integrativa di un bilancio aziendale, la nota sintetica comprende tra l’altro:
- le indicazioni sui criteri contabili utilizzati per l’annotazione degli incassi e delle spese,
- le motivazioni sull’uso dei fondi di riserva e sulla loro destinazione,
- le notizie sulla giacenza dei conti correnti.
Il fondo cassa
Il fondo cassa, o fondo di riserva condominiale, è una comune riserva monetaria a disposizione del condominio.
L’amministratore di condominio può usare il fondo per la copertura delle spese impreviste o per la compensazione di eventuali morosità dei condomini, così come per adempiere alle obbligazioni che potrebbero sorgere dalle utenze condominiali e altre fatture.
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Il conto corrente condominiale
Il conto corrente condominiale è un conto corrente intestato al condominio, utile per gestire e registrare le operazioni in entrata e in uscita, come la riscossione delle quote condominiali e il pagamento delle spese di manutenzione.
Ogni condomino ha il diritto di richiedere all’amministratore, in qualsiasi momento, la tracciabilità del conto bancario. Ai sensi dell’art. 1129 c.c., infatti, “l’amministratore è obbligato a far transitare le somme ricevute a qualunque titolo dai condomini o da terzi, nonché quelle a qualsiasi titolo erogate per conto del condominio, su uno specifico conto corrente, postale o bancario, intestato al condominio; ciascun condomino, per il tramite dell’amministratore, può chiedere di prendere visione ed estrarre copia, a proprie spese, della rendicontazione periodica”.
Il preventivo di gestione
Il preventivo di gestione è un documento che elenca le presumibili spese che il condominio dovrà affrontare nel periodo d’esercizio futuro.
Sulla base di tale documento, pertanto, i condomini potranno rendersi conto di quale sia la previsione delle spese future, generalmente determinata sulla base delle spese sostenute nell’anno precedente, eventualmente corrette in seguito all’evoluzione della gestione condominiale o del contesto in cui si opera.
Si potrebbe dover intervenire sulla stima delle spese in diversi casi. Si pensi, ad esempio, alla possibilità di aumentare la voce destinata alle coperture delle utenze del condominio a causa di un incremento dei costi delle materie prime energetiche.
Le spese previste dal preventivo verranno poi suddivise per categorie omogenee e ripartite in base alle tabelle millesimali tra tutti i condomini.
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Il diritto di accesso alla contabilità condominiale
L’accesso alla contabilità condominiale è un diritto in capo a ciascun condomino in un ambito di trasparenza e chiarezza che dovrebbe contraddistinguere il servizio di gestione del condominio da parte dell’amministratore.
Costui sarà dunque tenuto a rispondere alla richiesta di presa visione della contabilità condominiale nel più breve tempo possibile, mettendo a disposizione del condomino i documenti o una loro copia, eventualmente anche attraverso la scannerizzazione e l’invio per posta elettronica.
Come abbiamo già ricordato, nel far ciò l’amministratore non può imputare al condomino dei costi, eccezion fatta per quelli che potrebbero insorgere nella produzione delle fotocopie, o altre spese vive preventivamente comunicate all’interessato.
Si consideri dunque che il condomino può esercitare questo diritto in qualsiasi tempo (non solo, dunque, in sede di rendiconto annuale o di approvazione del bilancio da parte dell’assemblea) senza dover nemmeno specificare le ragioni di tale richiesta.
Il diritto non è però assoluto: la richiesta non deve infatti ostacolare l’attività di amministrazione, essere contraria ai principi di correttezza e risolversi in un onere economico per il condominio, dovendo gli eventuali costi relativi alle operazioni compiute gravare solo sui condomini richiedenti.
Insomma, quello che la legge sembra ispirare è piuttosto una collaborazione tra condomino e amministratore, finalizzato a consentire una gestione corretta e trasparente, trovando tuttavia un equilibrio tra la salvaguardia del diritto di accesso alla documentazione di contabilità condominiale da una parte, e la compatibilità delle richieste con il regolare svolgimento dell’attività di gestione condominiale.
In tale ottica, rimane valido il termine di prescrizione decennale alla tenuta dei documenti condominiali ex art. 1130 c.c., così come la necessità di tenere conto delle assenze dell’amministratore, come quelle programmabili durante il periodo estivo. In altri termini, ogni richiesta che appare vessatoria e contraria ai principi di buona fede potrebbe essere declinata dall’amministratore.
Tutto ciò premesso, se l’amministratore impedisce ingiustamente al condominio l’esercizio del diritto di accesso ai documenti condominiali, costui può ricorrere all’autorità giudiziaria per un ricorso per ingiunzione per consegna di documenti ex art. 633 c.p.c..
In altre ipotesi potrebbe essere più utile percorrere la strada tracciata dall’art. 700 c.p.c., che presuppone la coesistenza del fumus boni iuris e di periculum in mora, o ancora quella dell’art. 702 bis c.p.c., un procedimento sommario di cognizione.
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Contabilità condominiale per cassa o competenza?
Uno degli argomenti più dibattuti nella gestione condominiale è se l’inserimento delle voci contabili nei documenti di contabilità del condominio debba avvenire seguendo un principio di competenza o di cassa.
Ebbene, l’orientamento giurisprudenziale oramai maggioritario suggerisce come il principio di contabilità condominiale da seguire sia quello per cassa.
Come chiarito dalla sentenza Trib. Roma n. 14958/2022, infatti, “il bilancio, o meglio, il conto consuntivo della gestione condominiale, non deve essere strutturato in base al principio della competenza bensì a quello di cassa. L’inserimento della spesa va pertanto annotato in base alla data dell’effettivo pagamento, così come l’inserimento dell’entrata va annotato in base alla data dell’effettiva corresponsione”.
La differenza tra i due metodi di registrazione contabile non è certo marginale.
Con il criterio di competenza, infatti, la spesa deve essere inserita nell’annualità di riferimento a prescindere dal momento in cui il pagamento viene concretamente effettuato: per esempio, le bollette dei primi mesi dell’anno n+1 si riferiscono sempre ai consumi dell’anno n.
Di contro, con il criterio di cassa, che conta per la gestione della contabilità condominiale, a rilevare è esclusivamente il momento in cui viene effettuato l’esborso.
Ciò rammentato, difficilmente il tema può definirsi archiviato e non mancheranno certamente – come avvenuto negli ultimi anni – gli scostamenti da tale orientamento che contribuiranno a generare nuove incertezze nel settore.
D’altronde, le stesse norme civilistiche non prendono alcuna posizione su quale criterio contabile debba essere adottato, e niente è stato fatto dal legislatore nemmeno dopo le pronunce di legittimità di cui Cass. n. 15401/2014, secondo cui l’adozione del criterio di cassa sarebbe un’opzione e Cass. n. 27639/2018, che ne ha espresso un più esplicito apprezzamento.
Nel dubbio, l’amministratore è dunque lasciato libero di adottare il principio che ritiene più opportuno, dovendo tuttavia sempre assicurare che il rendiconto sia chiaro e comprensibile.
Leggi anche la guida alla convocazione dell’assemblea condominiale >
Revisione contabile
Infine, ricordiamo che il già citato art. 1130 bis c.c. sancisce che l’assemblea condominiale possa, in qualsiasi momento o per più annualità specificamente identificate, nominare un revisore che verifichi la contabilità del condominio.
La delibera è in questo caso assunta con la maggioranza prevista per la nomina dell’amministratore e la relativa spesa è ripartita fra tutti i condomini sulla base dei millesimi di proprietà.
In conclusione, la contabilità condominiale è un aspetto cruciale della gestione di un condominio.
È fondamentale per gli amministratori conoscere la materia e gli obblighi a cui essi devono rispondere.
Inoltre, la collaborazione tra amministratore e condomini è essenziale per garantire una gestione corretta ed equilibrata.
Sono nata nel 1995 da un'idea a due passi da Padova. Sono dinamica, entusiasta e adoro creare soluzioni semplici per problemi complessi. Sono sempre sul pezzo e sono molto pignola, tanto che mi dicono ...
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