Gestione del condominio con Excel: come si fa e perché non conviene

La gestione condominiale richiede precisione e organizzazione.

Molti amministratori, sebbene siano a conoscenza dell’esistenza di software gestionali per il condominio, studiati appositamente allo scopo, spesso svolgono il proprio lavoro utilizzando Excel, noto programma di fogli di calcolo di Microsoft.

Questa può rappresentare una soluzione efficace solo in poche occasioni e quando le informazioni da gestire sono quantitativamente ridotte. Negli altri casi, invece, presenta dei limiti a cui è fondamentale prestazione attenzione. Vediamo il perché.

Gestire il condominio con Excel: come si fa e le (poche) possibilità

Analizziamo alcuni step per riuscire a gestire un condominio utilizzando Microsoft Excel e le azioni che questo programma consente di eseguire.

#1. Scarica un modello preimpostato

Online sono disponibili diversi modelli di fogli Excel per la gestione condominio, che semplificano l’inserimento dei dati. Gli amministratori possono scaricarli e personalizzarli secondo le proprie necessità.

Questi modelli permettono di gestire:

• Movimenti di cassa
• Quote ordinarie, straordinarie e pregresse
• Riparti consuntivi delle spese comuni
• Dimostrazione delle spese sostenute
• Rendiconto consuntivo
• Registrazione delle presenze alle riunioni condominiali.

#2. Utilizza formule matematiche adeguate

L’utilizzo di formule matematiche consente di automatizzare i calcoli finanziari, riducendo il rischio di errori umani.

Ad esempio, con formule di somma e prodotto è possibile gestire entrate e uscite, calcolare spese comuni e individuare eventuali discrepanze nel bilancio condominiale.

#3. Gestisci le assemblee condominiali con Excel

Per quanto riguarda la gestione di assemblee condominiali tramite Excel, è consigliabile adottare un approccio strutturato.

Si possono creare schede specifiche per ciascun incontro, registrando accuratamente le presenze e annotando i temi discussi.

L’uso di formule di conteggio può facilitare il calcolo delle maggioranze e semplificare la redazione del verbale.

Leggi anche la guida dedicata a votazione e verbale dell’assemblea condominiale >

I limiti di Excel nella gestione del condominiale

A fronte di alcune potenzialità, Excel presenta molte criticità nel suo impiego per la gestione del condominio.
Eccoli riassunti in tabella, insieme a come vengono superati tramite l’impiego di un software gestionale.

	Excel	Software gestionale per il condominio
Gestione degli adempimenti fiscali (Modelli CU, 770, quadro AC/Unico – K/730, stato patrimoniale e registro contabile)	Manuale, la procedura richiede tempo	Direttamente nel software, risparmio di tempo
Sicurezza dei dati	Scarsa (Rischio di perdita e compromissione dei dati)	Elevata (Dati integri e salvati su server sicuri)
Gestione dei pagamenti	Macchinosa  (Lunghe trafile e rischio di errori)	Digitale, rapida e sicura (Gestiti direttamente dal software)
Accesso	Accesso solo da PC	Accesso da PC, smartphone e tablet  (Anche con più utente)
Gestione Assemblea	Tradizionale in presenza	In presenza, a distanza o ibride
Gestione comunicazioni	Non disponibile	Sito web del condominio

Vediamo ora di approfondirli.

#1. Gestione inefficiente degli adempimenti fiscali

Excel risulta limitato nell’affrontare gli adempimenti fiscali specifici dell’edificio condominiale.

Ad esempio, per preparare con Excel i modelli CU e 770 relativi alle ritenute d’acconto operate nei confronti dei fornitori, sarà necessario:

• dotarsi di un modello dedicato o creare un file da zero,
• inserire o trasferire i dati a mano,
• inviare manualmente la documentazione all’Agenzia delle Entrate.

Medesimo discorso si estende ad altri documenti, quali il riepilogo quadro AC/Unico – K/730 e la creazione dello stato patrimoniale e del registro contabile.

Scopri cos’è e come si fa il modello 770 del condominio >

#2. Rischio di perdita e compromissione dei dati

L’uso di Excel comporta un rischio elevato di:

• perdita dei dati: dovuti a sovrascritture accidentali o modifiche dei file non salvate,
• compromissione dei dati: causata da attacchi informatici o intrusioni indesiderate.

#3. Gestione manuale di incassi e pagamenti

La gestione dei movimenti di denaro tramite Excel può diventare complessa e soggetta ad errori.

Infatti, risulta necessario eseguire manualmente operazioni come la creazione di registri e la riconciliazione dei saldi del conto corrente bancario con le registrazioni contabili di incassi e pagamenti.

#4. Difficile accesso e aggiornamento dei dati in mobilità

L’accesso remoto e l’aggiornamento dei dati sono limitati con Excel, il quale vincola i file al dispositivo sul quale sono salvati.

Questo può risultare particolarmente penalizzante soprattutto quando si affrontano situazioni urgenti o si deve rispondere tempestivamente alle richieste dei condòmini.

Inoltre, la difficoltà ad accedere ad Excel in mobilità può risultare uno svantaggio per gli amministratori di condominio che desiderano lavorare in modo flessibile.

#5. Complessità nella gestione delle assemblee condominiali

Come già riportato, organizzare assemblee di condominio tramite Excel è possibile.

Tuttavia, questo lavoro risulta spesso complicato e poco efficiente, specialmente con un elevato numero di partecipanti. La gestione delle presenze e la redazione dei verbali possono diventare laboriose.

Inoltre, Excel non permette di gestire le assemblee in videoconferenza, una funzione molto utile al giorno d’oggi.

Scopri come si organizza un’assemblea di condominio online >

#6. Impossibile gestire le comunicazioni con condòmini e fornitori

Excel non consente la gestione efficiente della comunicazione con i condòmini e i fornitori, poiché non permette l’invio di comunicazioni direttamente dai file.

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La soluzione ai limiti: il software di gestione del condominio

Come superare tutte le limitazioni e i rischi che comporta l’utilizzo di Excel per la gestione del condominio? La risposta è data dal gestionale di condominio.

Si tratta di un tipo di software studiato appositamente per la gestione condominiale e destinato agli amministratori di condominio.

Proprio perché progettato per questo scopo, tale programma semplifica la gestione del condominio in vari modi:

• È possibile realizzare prospetti quali il modello CU, il 770 del condominio e il riepilogo quadro AC/Unico – K/730 direttamente nel software, esportarli ed inviarli rapidamente agli enti di competenza. Un notevole risparmio di tempo.
• Scongiura il rischio di perdita e compromissione dei dati, grazie all’implementazione di misure di sicurezza (come la crittografia dei dati) e all’utilizzo della tecnologia cloud (che consente salvataggio su server sicuri e il backup automatico delle informazioni).
• Permette di gestire i pagamenti in modo automatico e organizzato, così da facilitare la contabilizzazione, il monitoraggio e la notifica delle scadenze ai condòmini. Anche la riconciliazione bancaria viene agevolata, grazie all’import diretto dell’estratto conto dal conto corrente condominiale.
• È accessibile da qualsiasi dispositivo connesso a Internet: l’amministratore può quindi utilizzare il software su computer, smartphone o tablet, ovunque si trovi.
• Semplifica la gestione delle assemblee di condominio, grazie alla rilevazione automatica delle presenze, la registrazione delle votazioni, il calcolo delle maggioranze e la redazione dei verbali.
• Ottimizza la gestione delle comunicazioni a fornitori e condòmini, poiché permettono la stampa di lettere e l’invio di email ed sms attingendo ai dati del gestionale. Inoltre, possono essere integrati a servizi di postalizzazione per inviare posta in modo semplice e veloce e gestire la tracciatura di consegna. Infine, possono anche offrire dei siti web del condominio, dove pubblicare comunicazioni direttamente dal gestionale.

In conclusione, per una gestione condominiale efficiente e sicura, l’utilizzo di un software gestionale dedicato risulta essere la scelta ideale rispetto all’impiego di Excel.