Guida alla Gestione del Magazzino

Gestione del magazzino: tutto quello che devi assolutamente sapere

La gestione del magazzino è una attività importantissima per ogni azienda. Dai documenti al personale passando per la logistica.
La Guida Danea a tutto quello che devi assolutamente sapere per la gestione del tuo magazzino.

La gestione del magazzino è un’attività che richiede la valutazione di vari aspetti per essere condotta con efficienza e oculatezza. La gestione magazzino infatti non si limita alla mera amministrazione dei flussi dei prodotti in entrata e in uscita o alla sola gestione degli spazi di stoccaggio.

Gestire il magazzino comprende l’esecuzione di lavori di manutenzione, la formazione del personale che vi lavora e si pone di fronte a doveri e responsabilità che coinvolgono moltissime attività: il trasporto, la ricezione, gli acquisti, il controllo delle scorte, lo stoccaggio e la distribuzione della merce. Ovviamente il numero e la complessità delle operazioni, dei compiti e delle competenze aumenta con l’aumentare della dimensione della struttura, della quantità e del numero di categorie di prodotti, la natura di questi, ecc…

Le fasi chiave per una eccellente gestione del magazzino sono quattro:

  • Documenti di gestione del magazzino: le scartoffie sono la croce che ogni impresa deve portare, ma i documenti sono necessari non solo ai fini fiscali o simili ma sono una utilissima fonte di informazioni che se sfruttate a dovere permettono di migliorare notevolmente la nostra gestione di magazzino.

  • Magazzinieri e personale addetto: sono sempre le persone a fare la differenza in ogni attività della vita, perché il successo di un’operazione sta sempre nel come la si fa più che nel cosa si fa. La scelta di personale qualificato, capace e la sua formazione è la base per una gestione del magazzino di qualità.

  • Sicurezza del magazzino: fondamentale per garantire la continuità del lavoro, la qualità e rapidità della gestione e la salubrità dell’ambiente. Se un magazzino è sicuro chi vi lavora sarà più stimolato, il lavoro sarà facile e meno oneroso, si diminuiranno drasticamente il rischio di infortuni (NB: gli infortuni oltre che sulla salute incidono negativamente sull’economia dell’impresa).

  • Logistica del magazzino: il controllo dell’insieme delle attività organizzative, gestionali e strategiche che governano i flussi di materiali e delle relative informazioni d’origine e di destinazione è una attività chiave che deve essere sempre verificata e perfezionata. Il controllo e l’ottimizzazione delle procedure e delle fasi di vita dei materiali e dei prodotti in magazzino può fare la differenza non solo per la gestione del magazzino ma anche per l’economia della tua attività.

Queste sono sicuramente delle fasi fondamentali, ma quali oneri nascondono e quali sono le best practice per eseguirle al meglio?

Leggi anche: La Gestione del magazzino e i 5 errori più comuni: dalla gestione delle scorte alla scelta del software

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Documenti di gestione del magazzino

Iniziamo con la parte più dura e spesso scocciante, tutti i documenti necessari alla basilare gestione del magazzino:

  • Documento di trasporto o DDT: il documento previsto dalla legge per il trasporto delle merci (sostituibile solo dalla fattura accompagnatoria) è fondamentale. Ricorda sempre che il DDT deve riportare una serie specifica di dati e, nel caso di cessione di beni, deve essere poi seguito dalla fattura che deve essere fatta entro il giorno 15 del mese successivo a quello di effettiva consegna della merce e se, nel mese di riferimento, hai vari DDT per un medesimo cliente, uniscili in unica fattura riepilogativa eventualmente allegandoli. Se poi vuoi informazioni più dettagliate le puoi trovare nella nostra Guida alle Fatture alla voce dedicata al DDT.

  • Fatture di acquisto e vendita: necessarie, aldilà del loro valore fiscale, per tutti i conteggi e le operazioni di carico e scarico dei prodotti a magazzino. Nel caso di una realtà strutturata in magazzino non si avranno fatture ma solo i DDT e le fatture saranno invece gestite dall’amministrazione.

  • Inventario: importante tenere una lista aggiornata di tutti i prodotti in magazzino e del loro valore, utile inoltre a tenere sotto controllo la situazione delle scorte.

  • Ordini o comande: banale potrai pensare, ma perdere un cliente perchè si ha una gestione superficiale degli ordini o delle comande non è mai bello.

Leggi anche: 8 Consigli per migliorare subito la Gestione del Magazzino e delle scorte

Ti potrebbe tornare utile anche qualche consiglio:

  • Controlla sempre la merce in arrivo, verifica che il DDT o la fattura accompagnatoria coincidano effettivamente con la merce arrivata, è noioso ma ancora più noioso potrebbe essere cercare di aver ragione sul vettore o sul fornitore nel caso di errore e avendo già accettato la merce.

  • Prevedi dei limiti di scorta minima raggiunti i quali è necessario effettuare l’ordine al fornitore per non rischiare di restare a secco.

  • Fai l’inventario con scadenze fisse e frequenti se possibile, monitorare le variazioni di questo documento ti permette di gestire anche la parte commerciale al meglio, niente di peggio che deludere un cliente dopo avergli promesso un prodotto che credi avere in magazzino.

  • Coordina arrivi e partenze della merce dal e al magazzino, in modo che ciascuna attività scorra senza problemi. Se hai abbastanza spazio dividi le due aree di arrivo e partenza. Anche i corrieri si troveranno meglio. Prendi in considerazione anche i turni o le attività del personale addetto!

  • Merce danneggiata o mancante: assicurati che tutti sappiano cosa fare. E’ assolutamente necessario essere tempestivi nel segnalare un cartone danneggiato o un articolo mancante… pena subire il danno senza poter vantare alcun credito.

  • Valuta l’utilizzo di software per gestire l’attività di tracciamento e gestione delle scorte. L’uso di un software può semplificare fortemente tutte le attività di magazzino, ad esempio attraverso l’uso dei codici a barre e lettori ottici per velocizzare tutte le operazioni di carico e scarico ed inoltre limitare enormemente errori di digitazione e di lettura (noi ovviamente ti consigliamo Easyfatt come software per gestione magazzino ;) ).

Leggi anche: Gestione magazzino: come contenere gli sprechi

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Magazzinieri e personale addetto

Selezionare il personale e stabilire i ruoli all’interno del magazzino come in ogni reparto aziendale è fondamentale per il buon funzionamento dello stesso e la tua tranquillità. Nel momento in cui selezioni il personale ricordati di far partecipare ai colloqui e al processo di selezione anche il supervisore o comunque il responsabile del settore interessato. Chi meglio di una persona esperta e che conosce nel dettaglio il lavoro saprà capire se il candidato possiede le competenze e l’esperienza necessarie?!

Ricordati poi di valutare periodicamente l’operato del personale, occhio però a non essere asfissiante! E’ provato che le persone eccessivamente controllate tendono a sbagliare di più e rendere meno.

Infine ricorda che lavorare in un magazzino richiede anche spiccate capacità di relazione interpersonale, non solo per collaborare con gli altri dipendenti, ma in molte realtà chi lavora in magazzino può aver a che fare anche con i clienti.

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Sicurezza del Magazzino

La prima cosa da fare per avere un magazzino sicuro è tenerlo sempre pulito, ordinato e organizzato.

  • Pulisci i pavimenti avendo particolare attenzione e prontezza di intervento in caso di presenza d’acqua, olio, prodotti di pulizia e tutto ciò che possa provocare cadute, infortuni e possa essere d’ostacolo allo svolgimento delle normali attività.

  • Le zone di transito devono sempre essere mantenute sgombre da imballaggi, detriti, macchinari per la movimentazione e altri ostacoli che possano provocare incidenti.

Fondamentale, nonchè obbligatorio, è implementare un corso per la sicurezza che soddisfi le necessità del caso specifico. Tutti gli addetti devono essere formati prima di cominciare a lavorare. Non meno importanti sono i corsi di formazione dedicati all’utilizzo sicuro di attrezzature e mezzi di trasporto e di movimentazione, per quei dipendenti che lavoreranno con le attrezzature di magazzino.

  • Consulta specialisti della sicurezza per sapere quali adempimenti devi eseguire e in quale modo.

  • Se vengono assunti nuovi dipendenti che dovranno eseguire mansioni relative al magazzino, verifica che questi abbiano ricevuto un’adeguata formazione e siano in possesso delle necessarie certificazioni per l’utilizzo delle attrezzature e dei veicoli.

Ricorda di disporre regolamenti per la sicurezza.

  • Assicurati quindi che vengano utilizzate le dovute protezioni, che i dipendenti stiano seguendo tutte le disposizioni e mai e poi mai fare eccezioni. Meglio perdere un’ora di lavoro per garantire la sicurezza di una attività che perdere una risorsa per 10 giorni per un infortunio che poteva essere evitato. Prevenire è meglio che curare.

Fai tutto il possibile per limitare gli incidenti. Gli incidenti si verificheranno a prescindere da quanta prevenzione tu possa fare, chi vive la realtà imprenditoriale da qualche tempo lo sa bene, quindi:

  • Pianifica revisione e manutenzione periodica di veicoli, macchinari, attrezzature.

  • Assicurati che tutte le misure per la sicurezza, dalle luci, ai sensori della retromarcia dei veicoli e i segnalatori acustici funzionino correttamente.

  • Segnala tutti i malfunzionamenti dei veicoli e delle attrezzature ai dipendenti e provvedi tempestivamente alle riparazioni necessarie. Supervisiona le riparazioni e fai dei test di verifica prima di reintrodurre lo strumento in magazzino.

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Logistica del Magazzino

La gestione fisica, informativa ed organizzativa del flusso dei prodotti, dalle fonti di approvvigionamento ai clienti finali, è il cuore pulsante dell’organizzazione del magazzino.

Leggi anche: L’organizzazione della logistica per la gestione di magazzino: problemi e ottimizzazioni

Un po’ di consigli pratici a riguardo:

  • Usa solo le aree designate allo stoccaggio merce. Stoccare con precisione è utile ai fini dell’ordine e dell’efficenza.

  • Controlla gli imballaggi per eventuali danni, è importante sapere come vanno stoccate le merci per garantirne la stabilità.

  • Registra le date delle ispezioni e ogni danno riscontrato.

  • Stocca le merci con maggiore rotazione nei luoghi più comodi e funzionali in modo da massimizzare l’efficenza di stoccaggio e spedizione (questa attività può essere programmata per i momenti di maggiore “rilassatezza” del reparto).

  • Incontra con regolarità il personale chiave, responsabili di inventario di magazzino, stoccaggio e acquisti, al fine di confrontarsi su problemi e o necessità relative.

  • Discuti con i responsabili stimolandoli a parlarti di nuove idee, miglioramenti delle procedure, migliori sistemazioni dell’attrezzatura, i budget e tutti gli altri aspetti della vita lavorativa, chi lavora ogni giorno solo in un reparto spesso ha un punto di vista diverso e più pratico.

  • Chiedi sempre chiarimenti ai fornitori riguardo eventuali merci danneggiate o problemi relativi all’acquisto, al prezzo, alla qualità o alla disponibilità della merce. Sapere è potere!

Leggi anche: Gestione magazzino e movimenti delle merci: la guida Danea

Il tasso di rotazione del magazzino è un indice molto importante da tenere in considerazione. Per rotazione si intende quanto tempo ci si mette a “consumare” tutto il magazzino e “riempirlo” di nuovo. E’ evidente che ci saranno, all’interno di un magazzino, degli articoli ad alta rotazione, cioè che vengono comprati e venduti spesso, e articoli a bassa rotazione, che rimangono a magazzino per mesi.

E’ importante conoscere e anche cercare di prevedere la rotazione che ha un articolo. Un primo consiglio è cercare di limitare i prodotti che hanno bassa rotazione (e renderli disponibili solo su ordinazione). Poi è bene mettere vicini alle partenze i prodotti con alta rotazione e lasciare nei posti meno accessibili gli articoli con meno rotazione.

Leggi anche: Analisi ABC per il magazzino e per la gestione aziendale

Altrettanto importante è l’uso delle etichette in un magazzino. Per prima cosa si possono usare le etichette per dividere corsie e scaffali. Ad ogni articolo verrà assegnata una posizione ben specifica che avrà delle coordinate, ad esempio: corsia 1, posizione A-3 (come all’IKEA).

Lo strumento principe per aumentare la velocità di lavoro in un magazzino è l’uso corretto dei codici a barre: si deve fare in modo che ogni prodotto sia etichettato con un codice a barre. Se un prodotto ha già l’etichetta del fornitore è meglio! In alternativa, è il caso di crearne subito una: attività molto facile se il gestionale di magazzino lo prevede. Quando arriva un nuovo articolo, questo verrà codificato nel gestionale e verrà battezzato con un numero di articolo. Da questo sarà possibile generare un codice a barre e stamparlo su etichette adesive da apporre sulla scatola dell’articolo.

Il codice a barre può essere letto da una semplice lettore di codici a barre (ce ne sono di molto buoni a meno di €100) e consentono una rapida identificazione dell’articolo. Ad esempio se sono al bancone con appoggiati i tre articoli che sto vendendo, posso facilmente usare il lettore di codici a barre, il gestionale inserirà gli articoli nella fattura che sto emettendo senza pericolo di errori: così facendo aggiornerà anche automaticamente la giacenza di magazzino.

Per finire l’ultima etichetta va incollata sui beni in partenza. Generalmente ogni corriere ha un suo proprio sistema per etichettare le spedizioni.

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Danea

Sono nata nel 1995 da un'idea a due passi da Padova. Sono dinamica, entusiasta e adoro creare soluzioni semplici per problemi complessi. Sono sempre sul pezzo e sono molto pignola, tanto che mi dicono ...

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