Gestione del magazzino con codice a barre: come si fa e perché conviene

Per una gestione del magazzino corretta ed efficiente è necessario monitorare costantemente i flussi di entrata e di uscita delle merci, le quantità e le giacenze dei prodotti.

Bisogna inoltre considerare scorte e rimanenze e assicurare la tracciabilità di ogni singolo articolo. Senza poi contare la necessità di svolgere l’inventario di magazzino.

Queste e molte altre attività vengono rese più semplici, rapide e sicure da un importante alleato: il codice a barre applicato su prodotti e imballi.

Vediamo dunque come funziona l’identificazione dei prodotti tramite codici a barre, come semplifica lo svolgimento delle operazioni di gestione del magazzino e, infine, come sfruttare al meglio i vantaggi di questo sistema tramite un software di gestione magazzino con codice a barre.

Codice a barre: cos’è e come funziona

Etichettare ogni articolo con un codice a barre univoco permette di velocizzare e semplificare tutte le principali attività di magazzino, in quanto assegna a ogni singolo prodotto una propria identità.

Di norma, gli articoli in entrata, provenienti ad esempio da fornitori esterni, sono già etichettati e codificati.

In caso contrario, disponendo di un adeguato gestionale per il magazzino, puoi generare ed assegnare un codice ad ogni nuovo prodotto, stamparlo su di un’etichetta adesiva e applicarlo sulla sua confezione.

I codici a barre vengono letti da appositi lettori o scanner, che possono essere fissi o manuali a seconda della destinazione d’uso e che consentono l’immediato riconoscimento dell’articolo.

L’esempio più classico è quello che avviene alla cassa di un supermercato. Il codice a barre dei prodotti viene scansionato tramite un lettore e il software identifica i prodotti e ne calcola quantità e prezzo, così da determinare lo scontrino finale. Contemporaneamente, il programma aggiorna automaticamente le giacenze di magazzino, in tempo reale e a prova di errore

Scatoloni ovunque e non sai mai dove finiscono?
Prova il Gestionale di Magazzino più usato in Italia!

PROVALO GRATIS ORA

Perché utilizzare i codici a barre per gestire il magazzino

L’utilizzo del sistema a codice a barre per gestire i prodotti di un magazzino offre diversi vantaggi, tra cui:

• precisione: grazie al legame univoco tra prodotto e il suo codice a barre, la lettura e la gestione delle risultano prive di confusione;
• efficienza: tramite la scansione del codice a barre tramite lettore è possibile automatizzare diverse operazioni (ad esempio, il carico e scarico di magazzino, oppure l’inserimento dei prodotti nei documenti di vendita), azzerando la possibilità di errore;
• accesso alle informazioni: il codice a barre può includere diverse informazioni sul prodotto, oltre alla disponibilità di magazzino, tra cui: dimensione, peso, taglia e colore.

Inoltre, nell’ambito della gestione del magazzino, i codici a barre risultano di fondamentale importanza per la corretta rilevazione delle merci in entrata e in uscita.

Ciò permette all’azienda di:

• regolare gli acquisti ed evitare di trovarsi con prodotti esauriti o, al contrario, con eccessive giacenze;
• tenere sempre sotto controllo eventuali uscite non documentate (es. furto o errori di sistema;
• assicurare un costante aggiornamento dell’inventario, necessario per la contabilità e la valorizzazione del magazzino.

Leggi la guida completa a come gestire un magazzino.

Cosa serve per gestire le merci con il sistema di codice a barre

Per attuare la gestione del magazzino attraverso i codici a barre dovrai dotarti dei seguenti strumenti: etichette, lettore di codice a barre e software dedicato.

Etichette

Su ogni singolo articolo o sulla sua confezione deve essere stata applicata un’etichetta che ne riporti il codice a barre.

Come abbiamo già visto in precedenza, solitamente i prodotti provenienti da fornitori esterni possiedono già un’etichetta. Non ti rimane dunque che registrare ogni prodotto con il proprio codice a barre all’interno del software gestionale.

In alternativa, puoi generare dal gestionale un codice a barre, assegnarlo all’articolo e stampare l’etichetta.

Lettore di codice a barre

Il lettore o scanner è il dispositivo in grado di leggere il codice a barre e trasmettere l’informazione al software gestionale, che elaborerà i dati aggiornando l’inventario.

La lettura deve avvenire in modo rapido, semplice e chiaro. Per questo, esistono diverse tipologie di scanner, ognuna delle quali risulta più pratica in una determinata situazione:

• scanner fissi, ad esempio quelli delle casse del supermercato o quelli posizionati lungo i nastri trasportatori;
• scanner portatili, che permettono una maggiore manovrabilità per leggere i codici senza dover spostare la merce;
• terminalini, ovvero lettori di codici a barre portatili con memoria, totalmente indipendenti e che la massima libertà di spostamento, funzionando anche in sedi diverse da dove si trova il sistema informatico a cui trasmettere i dati della scansione.

Indipendentemente dal suo funzionamento tecnico (LED, infrarossi, Laser…), il lettore deve poter leggere le informazioni collegate al codice a barre e trasmetterle ad un sistema informatico in grado di elaborarle e registrarle.

Software di gestione del magazzino con codici a barre

Lo strumento cruciale per la gestione delle merci utilizzando i loro barcode è un software gestionale in grado di tenere costantemente monitorato il magazzino, aggiornando le quantità di merci stoccate in base alle scansioni del codice a barre dei prodotti in entrata e in uscita.

Puoi utilizzare i codici a barre anche gestendo il magazzino attraverso i fogli di calcolo, grazie a diversi plugin e add-on dedicati a questa funzionalità e che consentono di creare e inserire nelle celle i codici a barre.

Tuttavia, si tratta di operazioni per lo più manuali, che comportano salvataggi in specifici formati e spesso problemi di incompatibilità tra sistemi operativi (es. Mac/Windows), oltre a richiedere una conoscenza approfondita di Excel.

Si tratta, quindi, di una soluzione che comporta un notevole dispendio di tempo – in particolare per le verifiche e gli aggiornamenti dei dati – e un elevato margine di errore.

Un software gestionale, invece, permette di svolgere tutte queste operazioni in modo semplice ed affidabile, attraverso specifici comandi ed in molti casi del tutto automaticamente.

Con Danea Easyfatt gestisci il magazzino utilizzando i codici a barre.
Si interfaccia con lettori di codice a barre e terminalini, ne acquisisce le informazioni, velocizza il carico e scarico di magazzino e inserisce gli articoli in fatture e altri documenti.
Scopri di più >

Come gestire il magazzino utilizzando i codici a barre

Passiamo ora alla parte pratica: come utilizzare nel quotidiano il sistema di codici a barre per la gestione ottimale del magazzino?

Le principali attività in cui si utilizzano i codici a barre riguardano i movimenti in entrata e in uscita, la registrazione degli articoli e la loro documentazione, l’inventario e la tracciabilità.

Movimenti di magazzino

I movimenti di magazzino si distinguono in:

• Movimenti di entrata (carico del magazzino)
  Comprendono ogni tipo di materiale in ingresso, ovvero beni acquistati, articoli di produzione interna, resi dei clienti, merci provenienti da altri reparti o magazzini di proprietà, semilavorati ecc.
• Movimenti di uscita (scarico del magazzino)
  Riguardano le merci che escono dal magazzino, quindi i prodotti venduti, i materiali inviati presso terzi per lavorazioni esterne, i resi ai fornitori, le merci destinate ad altri reparti o magazzini di proprietà ecc.
• Movimenti non ordinari, che interessano i beni da eliminare, perché deteriorati, obsoleti o inutilizzabili, ammanchi o danneggiamenti, scarti di lavorazione, omaggi ed eventuali errori di rilevazione con relativo storno.

Consulta la guida Danea al carico e scarico magazzino.

Ogni movimento di beni deve essere registrato, conservato e reso disponibile per qualsiasi attività di controllo.

I codici a barre consentono di associare ogni tipo di merce in entrata o in uscita alla documentazione prodotta, come ad esempio: preventivi, ordini di acquisto, conferme d’ordine da parte dei clienti, documenti di trasporto (DDT), fatture accompagnatorie.

A te basta scansionare il codice a barre del prodotto e inserirlo in pochi clic nel documento. Il software si occuperà di generare il documento, registrare il movimento in entrata o in uscita e aggiornare le giacenze.

Inventario

L’inventario è l’elenco di tutti i beni presenti in magazzino e serve per stabilire il valore del magazzino stesso (dato dalla somma dei valori di tutti gli articoli registrati) e a iscrivere tale valore nel bilancio dell’azienda.

Per questo motivo, l’inventario viene effettuato di solito entro il 31 dicembre, in sede di chiusura dell’esercizio.

Tuttavia, è importante produrre l’inventario anche in altri momenti dell’anno, così da avere una fotografia delle merci in giacenza, indipendentemente dalla necessità di redazione del bilancio.

L’inventario di magazzino permette di:

• accorgersi di eventuali problemi, come ad esempio prodotti deteriorati, merci danneggiate, articoli mancanti o ordini inevasi;
• pianificare i riordini dei prodotti che si stanno per esaurire;
• verificare giacenze di prodotti invenduti, che occupano spazio inutile in magazzino con inutili costi di stoccaggio;
• individuare i prodotti più venduti, per destinare ad essi attività di marketing volte a ottimizzare il business aziendale;
• scoprire furti o ammanchi di merce.

La gestione dell’inventario va svolta in maniera attenta e rigorosa, in quanto eventuali errori possono compromettere l’intero processo di lavoro in magazzino, impattando sulla sua organizzazione.

I codici a barre sono indispensabili per identificare, catalogare, registrare e tracciare ogni singolo bene presente in magazzino al momento dell’inventario, grazie all’interazione tra lettori (scanner o terminali portatili) e il programma di gestione del magazzino.

Leggi la guida all’inventario di magazzino >

Tracciabilità del prodotto

La tracciabilità è fondamentale per individuare tutti i componenti di cui è composto un prodotto assemblato, e per poter risalire a ogni singola fase del percorso svolto dalle merci dal loro ingresso in magazzino alla loro uscita.

La tracciabilità ti consente quindi di tenere sotto controllo non solo i lotti o seriali degli articoli prodotti e venduti, ma anche i lotti (e talvolta le scadenze) o i seriali dei componenti utilizzati.

Il codice a barre è una vera e propria carta d’identità del prodotto, che aiuta anche all’utente finale a risalire ad importanti informazioni. Ad esempio, in campo agroalimentare dal codice a barre è possibile risalire al Paese di provenienza di un alimento.

Approfondisci l’argomento nell’articolo sulla tracciabilità di un prodotto >

Riassumiamo ora in tabella i principali ambiti del magazzino e come un sistema con codici a barre semplifica la loro gestione.

Ambito	Utilizza il codice a barre per…
Movimenti di magazzino	Associare la merce alla documentazione che ne determina il movimento in entrata o in uscita.
Inventario	Identificare, catalogare, registrare e tracciare ogni singolo bene presente in magazzino al momento dell’inventario.
Tracciabilità	Risalire alle informazioni sul prodotto.

Software di gestione magazzino con codice a barre: come funziona e perché serve

Assegnare un codice univoco a ogni oggetto presente nel magazzino rappresenta l’unico modo possibile per poter gestire diverse unità di prodotto, indipendentemente dal fatto che si tratti di qualche decina o di migliaia di pezzi.

Una volta codificati tutti i prodotti, qualunque operazione (ricerca, carico/scarico magazzino, inserimento in fattura, ecc.) risulterà più semplice, rapida e sicura.

Puoi inserire i codici manualmente nel sistema gestionale, ma ciò comporta una notevole perdita di tempo e soprattutto espone al rischio di errori.

L’utilizzo dei lettori per codici a barre è decisamente più veloce e a prova di errore, dato che sarà il lettore ottico ad inviare il codice direttamente al computer.

Danea Easyfatt supporta tutti i lettori ottici che simulano la digitazione dei codici tramite tastiera, per cui quando il lettore ottico legge il codice e lo riconosce, lo invia al sistema proprio come se fosse digitato correttamente con la tastiera.

Easyfatt permette inoltre di stampare etichette personalizzate e di creare nuovi codici a barre e assegnarli ai prodotti che ne sono sprovvisti.

Infine, a partire dalla scansione dei codici a barre, permette di inserire i prodotti nei documenti di acquisto e vendita e registrare il loro movimento in entrata o in uscita dal magazzino. In questo modo, le giacenze risultano sempre aggiornate ed è molto più semplice avere la situazione sempre sotto controllo.
Scopri tutte le opportunità offerte da Easyfatt >