Gestione del magazzino con codice a barre: come si fa e perché conviene

Per una gestione del magazzino corretta ed efficiente è necessario monitorare costantemente i flussi di entrata e di uscita delle merci, le quantità e le giacenze dei prodotti. Bisogna inoltre considerare scorte e rimanenze, ed assicurare la tracciabilità di ogni singolo articolo. Queste e molte altre attività tra cui l’inventario vengono rese più semplici, rapide e sicure da un importante alleato: il codice a barre applicato su prodotti e imballi.

Codice a barre: cos’è e quale utilità ha

Etichettare ogni articolo con un codice a barre univoco permette di velocizzare e semplificare tutte le principali attività di magazzino, in quanto assegna a ogni singolo prodotto una propria identità. Di norma, gli articoli in entrata, provenienti ad esempio da fornitori esterni, sono già etichettati e codificati. In caso contrario, disponendo di un adeguato software di gestione del magazzino, si potrà generare ed assegnare un codice ad ogni nuovo prodotto, stamparlo su di un’etichetta adesiva e applicarlo sulla sua confezione.

I codici a barre vengono letti da appositi lettori o scanner, che possono essere fissi o manuali a seconda della destinazione d’uso e che consentono l’immediato riconoscimento dell’articolo. L’esempio più classico è quello della cassa al supermercato: i codici a barre dei vari prodotti vengono scansionati dal lettore, che li identifica, ne calcola quantità e prezzo, ed emette lo scontrino determinato dalla somma di tutti i codici letti. Contemporaneamente, le giacenze di magazzino vengono aggiornate automaticamente in tempo reale e a prova di errore.

Leggi la guida completa a come gestire un magazzino

Cosa serve per gestire le merci con il sistema di codice a barre

Etichette

La gestione del magazzino attraverso i codici a barre presuppone che su ogni singolo articolo o sulla sua confezione sia stata applicata un’etichetta che ne riporti il codice.

Lettore codice a barre

Il lettore o scanner è il dispositivo in grado di leggere il codice a barre e trasmettere l’informazione al software gestionale, che elaborerà i dati aggiornando l’inventario.

La lettura deve avvenire in modo rapido, semplice e chiaro, per questo motivo esistono diverse tipologie di scanner, ognuna delle quali risulta più pratica in una determinata situazione:

• scanner fissi, ad esempio quelli delle casse del supermercato o quelli posizionati lungo i nastri trasportatori;
• scanner portatili, che permettono una maggiore manovrabilità per leggere i codici senza dover spostare la merce;
• terminalini, ovvero lettori di codici a barre portatili con memoria, totalmente indipendenti e che la massima libertà di spostamento, funzionando anche in sedi diverse da dove si trova il sistema informatico a cui trasmettere i dati della scansione.

Indipendentemente dal suo funzionamento tecnico (LED, infrarossi, Laser…), il lettore deve poter leggere le informazioni collegate al codice a barre e trasmetterle ad un sistema informatico in grado di elaborarle e registrarle.

Software di gestione dei codice a barre

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Il cuore della gestione di un magazzino con i barcode è un software gestionale in grado di tenere costantemente monitorato il magazzino, aggiornando le quantità di merci stoccate in base alle scansioni dei prodotti in entrata e in uscita.

È possibile utilizzare i codici a barre anche gestendo il magazzino attraverso i fogli di calcolo, grazie a diversi plugin e add-on dedicati a questa funzionalità e che, grazie a particolari font, consentono di creare e inserire nelle celle i codici a barre. Tuttavia, si tratta di operazioni per lo più manuali, che comportano salvataggi in specifici formati e spesso problemi di incompatibilità tra sistemi operativi (es. Mac/Windows), oltre a richiedere una conoscenza approfondita di Excel. Si tratta, quindi, di una soluzione in grado di soddisfare le esigenze di un piccolo magazzino, ma a costo di un notevole dispendio di tempo – in particolare per le verifiche e gli aggiornamenti dei dati – e un elevato margine di errore.

Un software gestionale, invece, permette di svolgere tutte queste operazioni in modo semplice ed affidabile, attraverso specifici comandi ed in molti casi del tutto automaticamente.

Un software gestionale di magazzino come Danea Easyfatt può essere usato con qualsiasi lettore capace di interfacciarsi con il PC in emulazione tastiera. Oppure può usare terminalini portatili che scaricano sul PC e in un colpo solo tutti i codici letti, permettendo di velocizzare notevolmente le operazioni di carico e scarico magazzino, così come quelle di inserimento di articoli in fattura, nei preventivi, nelle conferme d’ordine o nei documenti di trasporto.

Leggi quali rischi comporta un inventario di magazzino con Excel

Come gestire il magazzino utilizzando i codici a barre

I codici a barre sono indispensabili per la corretta rilevazione delle merci in entrata e delle merci in uscita. Questa attività è di fondamentale importanza per la gestione del magazzino e dell’intera azienda, in quanto permette di:

• regolare gli acquisti ed evitare di trovarsi con prodotti out of stock (cioè non più disponibili) o al contrario con eccessive giacenze;
• tenere sempre sotto controllo eventuali uscite non documentate (es. furto o errori di sistema;
• assicurare un costante aggiornamento dell’inventario, necessario per la contabilità e la valorizzazione del magazzino.

Le principali attività in cui si utilizzano i codici a barre riguardano i movimenti di magazzino, la registrazione degli articoli e la loro documentazione, l’inventario e la tracciabilità.

Movimenti di magazzino

I movimenti di magazzino si distinguono in:

• Movimenti di entrata (carico del magazzino)
  Comprendono ogni tipo di materiale in ingresso, ovvero beni acquistati, articoli di produzione interna, resi dei clienti, merci provenienti da altri reparti o magazzini di proprietà, semilavorati ecc.
• Movimenti di uscita (scarico del magazzino)
  Riguardano le merci che escono dal magazzino, quindi i prodotti venduti, i materiali inviati presso terzi per lavorazioni esterne, i resi ai fornitori, le merci destinate ad altri reparti o magazzini di proprietà ecc.

Ci sono infine i cosiddetti movimenti non ordinari, che interessano i beni da eliminare, perché deteriorati, obsoleti o inutilizzabili, ammanchi o danneggiamenti, scarti di lavorazione, omaggi ed eventuali errori di rilevazione con relativo storno.

Per approfondire l’argomento, leggi la guida Danea al carico e scarico magazzino

Registrazione e documentazione delle movimentazioni di magazzino

Ogni movimento di beni deve essere registrato, conservato e reso disponibile per qualsiasi attività di controllo. I codici a barre consentono di associare a ogni tipo di merce in entrata o in uscita alla documentazione necessaria, come ad esempio:

• preventivi,
• ordini di acquisto,
• conferme d’ordine da parte dei clienti,
• documenti di trasporto (DDT),
• fatture accompagnatorie.

Per associare un prodotto o un insieme di prodotti a un documento, ad esempio DDT, sarà sufficiente scansionare i codici a barre. Il sistema gestionale si occuperà di calcolare quantità e prezzi e generare la documentazione necessaria da conservare in azienda e da fornire al cliente o al fornitore.

Inventario

L’inventario è l’elenco di tutti i beni presenti in magazzino e serve per stabilire il valore del magazzino stesso (dato dalla somma dei valori di tutti gli articoli registrati) e a iscrivere tale valore nel bilancio dell’azienda.

Per questo motivo, l’inventario viene effettuato almeno una volta all’anno, in genere entro il 31 dicembre, in sede di chiusura dell’esercizio.

L’inventario di magazzino permette di:

• accorgersi di eventuali problemi, come ad esempio prodotti deteriorati, merci danneggiate, articoli mancanti o ordini inevasi;
• pianificare i riordini dei prodotti che si stanno per esaurire;
• verificare giacenze di prodotti invenduti, che occupano spazio inutile in magazzino con inutili costi di stoccaggio;
• individuare i prodotti più venduti, per destinare ad essi attività di marketing volte a ottimizzare il business aziendale;
• scoprire furti o ammanchi di merce.

La gestione dell’inventario va svolta in maniera attenta e rigorosa, in quanto eventuali errori possono compromettere l’intero processo di lavoro in magazzino, impattando sulla sua organizzazione.

I codici a barre sono indispensabili per identificare, catalogare, registrare e tracciare ogni singolo bene presente in magazzino al momento dell’inventario, grazie all’interazione tra lettori (scanner o terminali portatili) e il programma di gestione del magazzino.

Tracciabilità del prodotto

La tracciabilità è fondamentale per individuare tutti i componenti di cui è composto un prodotto assemblato, e per potere individuare ogni singola fase del percorso svolto dalle merci dal loro ingresso in magazzino alla loro uscita.

La tracciabilità consente quindi di tenere sotto controllo non solo i lotti o seriali degli articoli prodotti e venduti, ma anche i lotti (e talvolta le scadenze) o i seriali dei componenti utilizzati.

Il codice a barre è una vera e propria carta d’identità del prodotto, che consente anche all’utente finale di risalire ad importanti informazioni. Ad esempio, in campo agroalimentare dal codice a barre è possibile risalire al Paese di provenienza di un alimento.

Per meglio comprendere come impostare un sistema di tracciabilità durante i processi che portano alla realizzazione del prodotto e che consenta di identificare anche a ritroso ogni singola azione svolta, con l’ausilio del software Danea Easyfatt, leggi l’articolo Tracciabilità dei materiali dalla produzione al post-vendita.

Software di gestione magazzino con codice a barre: come funziona e perché serve

Assegnare un codice univoco a ogni oggetto presente nel magazzino rappresenta l’unico modo possibile per poter gestire diverse unità di prodotto, indipendentemente dal fatto che si tratti di qualche decina o di migliaia di pezzi. Una volta codificati tutti i prodotti, qualunque operazione (ricerca, carico/scarico magazzino, inserimento in fattura, ecc.) relativa ad ogni singolo articolo risulterà più semplice, rapida e sicura.

I codici possono essere inseriti manualmente nel sistema gestionale, ma ciò comporta una notevole perdita di tempo e soprattutto espone al rischio di errori.

L’utilizzo dei codici a barre è decisamente più veloce e sicuro, dato che sarà il lettore ottico ad inviare il codice direttamente al computer.

Un programma di gestione magazzino come Danea Easyfatt supporta tutti i lettori ottici che simulano la digitazione dei codici tramite tastiera, per cui quando il lettore ottico legge il codice e lo riconosce, lo invia al sistema proprio come se fosse digitato correttamente con la tastiera.

Easyfatt permette inoltre di stampare etichette personalizzate e di creare nuovi codici a barre e assegnarli ai prodotti che ne sono sprovvisti.