Emissione e incasso delle rate condominiali: procedure e strumenti

Secondo l’art. 1123 del codice civile, “le spese necessarie per la conservazione e per il godimento delle parti comuni dell’edificio (…) sono sostenute dai condomini in misura proporzionale al valore della proprietà di ciascuno, salvo diversa convenzione”.

Come stabilito dai successivi artt. 1129 e 1130 c.c., inoltre, è l’amministratore a riscuotere le somme corrisposte dai condòmini e versarle in un conto corrente dedicato che possa consentire la tracciabilità dei movimenti.

Sempre all’amministratore spetta anche il compito di presentare all’assemblea condominiale un bilancio preventivo e un piano rateale che riporti la frequenza di pagamento delle rate.

In questo articolo approfondiremo il tema dell’emissione e dell’incasso delle rate condominiali, dalla definizione del piano rateale, fino alla registrazione dell’incasso.

La definizione del piano rate condominiale

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Le ordinarie spese condominiali sono di norma fronteggiate da ogni condomino in base ai millesimi di proprietà, mediante il pagamento di una quota fissa da versare con cadenza periodica.

Che si tratti di un versamento mensile, trimestrale, semestrale o annuale è il regolamento di condominio a stabilirlo o, in assenza, una delibera assunta dalla maggioranza dei condomini.

Sulla base di ciò spetterà poi all’amministratore definire il piano rate condominiale: l’utilizzo di specifici software di gestione condominio permetterà all’amministratore del condominio poter elaborare il piano in maniera pratica e automatica.

Al fine di rendere di più semplice comprensione il piano rate agli occhi di ogni condomino, è preferibile che il documento includa la data di scadenza di ogni pagamento. Stabilire scadenze chiare per i pagamenti è utile anche per l’amministratore, che potrà così esercitare il suo ruolo con maggiore trasparenza.

In caso di mancata riscossione dei contributi, infatti, l’amministratore può ottenere un decreto di ingiunzione immediatamente esecutivo, senza bisogno di autorizzazioni da parte dell’assemblea.

Con Domustudio l’amministratore crea il piano rateale in modo semplice, tramite procedura guidata.

Il software, inoltre, offre la possibilità di produrre un’ampia varietà di stampe e prospetti, anche riferiti alle rate condominiali.
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Come si pagano le rate condominiali

Le modalità di pagamento delle rate condominiali non sono previste da nessuna normativa specifica, con la conseguenza che il condominio sarà libero di scegliere attraverso quale strumento riscuotere le rate all’interno delle diverse opportunità che sono previste dagli accordi assunti in assemblea o nel regolamento.

Un tempo le modalità più frequenti di pagamento erano rappresentate dai contanti (entro i limiti previsti dalla legge, ora pari a 1.000 euro) e dagli assegni bancari o circolari da consegnarsi nelle mani all’amministratore, che avrebbe poi provveduto al versamento sul conto corrente condominiale.

In realtà, è evidente come gli strumenti ora accennati siano in buona parte in disuso: la complessità della rendicontazione di simili incassi, oltre che una minore sicurezza nella loro gestione, ha infatti indotto amministratori e condomini a optare per formule alternative e, in particolar modo, per l’emissione di bollettini che i condòmini possono pagare in qualsiasi fornitore di servizi di pagamento (dalle banche alle Poste), anche online.

Pertanto, una volta che l’amministratore è a conoscenza di quanto richiedere ad ogni proprietario per ogni rata, potrà emettere i bollettini MAV, MAV elettronici, postali e bancari tramite il suo software gestionale, inviandoli al condòmino.

I bollettini possono essere personalizzati, consentendo all’amministratore di configurarli come preferisce, mantenendo salvo il riferimento alle unità immobiliari, all’intestatario dell’emissione e dell’incasso delle rate, all’importo richiesto e al riferimento alle rate e alla scadenza.

Rimane inteso che sarà sempre possibile inviare un semplice piano rate che il condomino dovrà rispettare mediante pagamenti in contanti, assegni o, più probabilmente, bonifico bancario sul codice IBAN che corrisponde al conto corrente intestato al condominio.

Grazie all’integrazione tra Domustudio e TeamSystem Pay, piattaforma dei servizi di incasso e pagamento digitali erogati da TeamSystem Payments, è possibile inserire nel bollettini personalizzati un apposito bottone per il pagamento.

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La riscossione delle rate: cosa succede in caso di rate condominiali non pagate

In caso di ritardo del pagamento delle rate condominiali, se non è indicato nulla nel regolamento condominiale non sono previste delle indennità di mora.

Dinanzi ai mancati pagamenti, però, l’amministratore potrà agire contro il condomino moroso per vie legali e se il condomino non provvede a saldare le proprie spese dopo 6 mesi dall’approvazione del consuntivo, potrà vedersi sospendere l’accesso all’utilizzo dei servizi comuni.

La registrazione dell’incasso

Una volta richieste le rate, all’amministratore non rimane altro da fare che procedere con la registrazione degli incassi collegando ogni versamento alle rate richieste: anche in questo caso appare evidente come il ricorso a un software gestionale permetterà di comprendere in ogni momento quali siano le rate saldate e quelle che invece risultano ancora da onorare.

Riportando puntualmente le date corrette di ogni incasso, il nominativo che ha provveduto al versamento e il relativo importo, sarà possibile conoscere in che modo ogni condomino ha partecipato alle spese e ottenere i nuovi conguagli di fine gestione, da riportare poi nel piano rate dell’esercizio successivo.

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