Aprire uno studio di amministrazione condominiale: da dove iniziare

Le motivazioni che spingono una persona a intraprendere la professione di amministratore di condominio sono molteplici e variegate. Ecco le principali:

1. non ci sono barriere normative insormontabili per poter iniziare;
2. è un’attività che, almeno all’inizio, si ha la possibilità di fare come secondo lavoro;
3. per partire non sono necessari investimenti economici e finanziari significativi;
4. si lavora già in uno studio di amministrazioni condominiali e si pensa di poter esprimere il proprio talento in maniera indipendente;
5. varie ed eventuali, giusto per riprendere un tipico punto dell’ordine del giorno dell’assemblea di condominio.

Per scrivere questo articolo ho dovuto riflettere a lungo perché nel mio caso, lo studio da cui è partita la mia carriera da amministratore condominiale, era già avviato e lo è ancora dopo quasi vent’anni da quando ho smesso di amministrare condomini.

È grazie alle infinite consulenze e ai corsi di formazione che ho erogato sin dal 2005 esclusivamente agli amministratori di condominio che posso affermare di sapere esattamente cosa serve fare, e come farlo, per non trovarsi a vivere un incubo anziché realizzare il meritato sogno.

Mi viene da sorridere se penso che, con ogni probabilità, il pensiero di avviare un nuovo studio possa sembrare un incubo per chi vi si approccia la prima volta, mentre sarebbe il sogno più bello e appagante per un amministratore di lungo corso che ha commesso ogni tipo di errore di valutazione all’inizio e che vorrebbe tornare indietro proprio per poter ricominciare da capo una seconda volta.

Anziché fare grandi discorsi, penso sia utile schematizzare ciò che va fatto, così da fornire una sorta di guida pragmatica.

Strategia

È, senza ombra di dubbio, la cosa più importante da perseguire ancora prima di muovere un dito.

La Strategia è il livello più elevato a cui ambire, perché è grazie a essa se possiamo avere una visione privilegiata su ciò che vogliamo fare, analizzando il “cosa”, ma anche il “come” e il “dove”.

Il “cosa” appare abbastanza evidente, ossia avviare un’attività di amministrazioni condominiali.

Se cominciamo a pensare al “come”, be’ allora le cose si fanno leggermente meno semplici; vogliamo trasmettere ai futuri Clienti un modo di amministrare di tipo tecnologico e adottare tutti gli strumenti che il mercato mette a disposizione, oppure vogliamo mettere al primo posto la relazione umana arrivando alle persone in maniera diretta? E il servizio che offriamo come sarà?

Ho creato lo specchietto sopra riportato per aiutarti a comprendere come operano i tre fattori principali nella creazione del servizio che erogherai ai tuoi futuri Clienti.

Tempo, Denaro e Qualità determineranno la tua offerta. Fai in modo che sia una tua scelta strategica e non una condizione in cui ti verrai a trovare, come è già accaduto a migliaia di altri amministratori di condominio prima di te.

Anche il “dove” non è così scontato. Fare una ricerca di mercato potrebbe aiutare a capire alcune cose molto importanti come, per esempio, la proporzione che intercorre tra numero di amministratori e numero di condomini presenti nelle varie città di nostro interesse.

Magari il paese dove si vive non è il posto migliore da dove cominciare; aggiungo che partire amministrando il condominio dove si abita è certamente una bella palestra, ma alla lunga logora.

Ecco un semplice specchietto che puoi creare per effettuare una piccola ricerca di mercato; non sarà certamente definitiva, ma ti darà sicuramente un po’ più di consapevolezza su dove ti conviene partire per iniziare bene la tua nuova attività.

Ho inserito dei dati a titolo di esempio cosicché tu possa fare le opportune considerazioni.

Come vedi, pensare che Milano, piena zeppa di condomìni, offra le condizioni migliori per poter emergere potrebbe non essere vero.

Ovviamente bisogna considerare che non basta un’analisi superficiale per decidere cosa fare, ma è pur sempre un punto di partenza che deve stimolare una serie di ulteriori ricerche ed approfondimenti utili a limitare i potenziali rischi.

Analisi S.W.O.T.

La strategia prevede moltissime altre cose, alcune delle quali le tratto nelle successive aree, prima fra tutte l’analisi S.W.O.T. che non è la celeberrima squadra d’assalto delle forze speciali americane.

Una buona analisi di mercato prende sempre in esame due “spazi vitali” dello studio di amministrazioni condominiali: il dentro e il fuori.

Partendo da dentro analizzeremo i punti di forza e quelli di debolezza dello studio, mentre uscendo fuori dovremo valutare quali sono i rischi e le opportunità che il mercato pone e offre in ambito di amministrazioni condominiali.

Ecco un esempio di analisi che dovresti fare prima ancora di comprare la stampante.

Leggi l’approfondimento di Danea su come si fa un’Analisi Swot

Infrastruttura informatica

La mobilità è diventata ogni anno sempre più importante, soprattutto per chi non ha grandi risorse economiche per creare una realtà strutturata.

La risorsa più preziosa per un amministratore di condominio sono i dati che gestisce; in ogni momento deve avere a portata di mano gli indirizzi, i recapiti telefonici ed email, ecc.. dei propri Clienti, ma anche dei fornitori, proprio per poter essere sempre tempestivo.

Il software per la gestione del condominio online più utilizzato dagli amministratori professionisti italiani.

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Per gestire la parte contabile/fiscale, l’ideale è utilizzare Domustudio; ti consiglio di optare per la versione in Cloud perché è sempre a portata di clic, ovunque tu sia.

Per fatturare le tue competenze hai l’imbarazzo della scelta tra Easyfatt o Fatture in Cloud.

La documentazione prodotta la potrai archiviare nel software che origina il documento.

La scelta del computer diventa una conseguenza delle precedenti scelte; se hai deciso di creare tutta la tua infrastruttura in cloud allora ti servirà un computer di buone prestazioni, ma senza spendere grandi somme considerando il fatto che non dovrà custodire i tuoi dati. Se si rompe un componente qualsiasi, hard disk compreso, basterà sostituire il computer con un altro qualsiasi e disponibile in quel momento senza grandi grattacapi.

La situazione cambia totalmente se si sceglie la “fisicità” del software installato; in questo caso il computer va scelto tra macchine strutturate per carichi di lavoro da ufficio (workstation), anche se sei solo all’inizio; non stare a spendere soldi per i computer che trovi nei centri commerciali. Molto meglio rivolgersi a produttori di PC che offrono macchine performanti e, soprattutto, il supporto tecnico post-vendita. Con un investimento maggiore avrai una tranquillità senza paragoni.

Impostazione “Data Driven” dello studio

Fai in modo di adottare un’impostazione del lavoro basata sui dati che puoi ricavare dai numeri.

L’organizzazione e la remuneratività di studio derivano entrambe dalla stessa matrice.

Più tempo dedicherai al lavoro manuale e meno ne avrai per quello strategico che è l’unico in grado di farti focalizzare sul rendere profittevole il tuo lavoro.

Non essere eccessivamente disponibile nei confronti dei Clienti e non fare in modo che siano loro a determinare la tua organizzazione. Richiedere i pagamenti delle quote condominiali attraverso i M.A.V., per esempio, è decisamente più veloce rispetto a qualsiasi altra forma di incasso che i condòmini vorrebbero e questo vuol dire che sopporterai meno costi di gestione.

Avendo meno costi potrai decidere se posizionarti sul mercato in modalità “low cost”, oppure in maniera classica, ma con una marginalità più ampia rispetto ai tuoi concorrenti.

Anche nello specchietto seguente i dati sono puramente indicativi perché penso sia più giusto che tu faccia le misurazioni per conto tuo.

Analizzare gli indici di redditività del tuo lavoro, basandoti sull’unità immobiliare gestita, ti farà capire quali sono i condomìni che vale la pena amministrare rispetto a quelli che andranno lasciati perché improduttivi e, molto probabilmente, energivori. Anche tu sei una pila e tendi a scaricarti, ricordalo.

I dieci comandamenti

1. Compila le anagrafiche sempre correttamente e in maniera completa.
2. Non essere troppo disponibile perché a lungo andare pagherai dazio non potendo essere onnipresente.
3. Cerca la tua identità ed esprimila nel servizio che andrai a erogare; posizionati nel mercato mettendo in evidenza la tua capacità migliore, non imitare qualcun altro.
4. Impara da subito a delegare, anche se sei da solo/a, altrimenti quando avrai un collaboratore non riuscirai a liberarti della mania di controllo che assume chi non sa delegare.
5. Crea processi e procedure standard per ogni ambito del tuo lavoro; più personalizzi e più perdi tempo e denaro. Non ne vale la pena.
6. Scegli dei fornitori in grado di supportarti nella crescita futura; nella scelta di un software, per esempio, non devi valutare solamente le funzionalità dello stesso, ma anche la software house che lo produce e che lo supporta. Ricorda che il post vendita è fondamentale.
7. Prenditi mezz’ora al giorno per pensare alla crescita del tuo business, altrimenti diventerai, come molti altri amministratori, un solutore di problemi conto terzi.
8. Crea sempre un piano di lavoro partendo dalla programmazione annuale, per passare a quella mensile, settimanale e, infine, giornaliera. Rispetta SEMPRE il tuo piano e il tuo programma di lavoro.
9. Fai in modo di avere un elemento fortemente differenziante rispetto ai tuoi concorrenti; se sono tutti generalisti, tu diventa lo specialista in una delle aree principali della gestione condominiale.
10. Non crescere con la paura di perdere il condominio perché questo ti renderebbe debole e incapace di portare il lavoro a un livello sempre più elevato, sia in termini di prestazioni che di redditività.

Per ogni argomento affrontato in questo articolo si potrebbe scrivere un libro; continua a seguirci sul blog per cogliere importanti spunti utili al miglioramento del tuo lavoro.

“Non è perché le cose sono difficili che non osiamo, è perché non osiamo che sono difficili”
– Lucio Anneo Seneca