Come fare un preventivo: 10 regole per non sbagliare

Cos’è un preventivo e come si fa? La risposta non è affatto scontata. Infatti, sebbene sia un documento fondamentale, utilizzato quotidianamente da professionisti e imprese, non è sempre chiaro di cosa si tratta e, soprattutto, come si scrive preventivo efficace.

Il preventivo è l’elemento cruciale che determina l’inizio o meno di un rapporto con un cliente. Inutile girarci intorno. Per quanto la tua reputazione e le tue strategie di marketing e di comunicazione possano aver portato un potenziale cliente a contattarti, sarà solo dopo aver valutato il tuo preventivo che deciderà se affidarsi a te piuttosto che a un tuo concorrente.

Spesso, invece, capita di considerare il preventivo come una semplice formalità, rischiando così di perdere un’opportunità di business che sembrava ormai aggiudicata.

È importante dunque creare un preventivo seguendo alcune regole fondamentali, avendo un fac-simile di riferimento e, perché no, provando anche un programma per preventivi, che ti offre una serie di vantaggi aggiuntivi.

Cos’è un preventivo e perché è importante

Prima di addentrarci nella redazione di un preventivo, chiariamo l’argomento di cui stiamo parlando.

Essenzialmente il preventivo è un calcolo dei costi previsti per un lavoro, un elenco delle voci che giustificano il prezzo totale richiesto. Spesso, il preventivo viene utilizzato anche come proposta di contratto, che il professionista o azienda presenta al cliente, impegnandosi ad eseguire il lavoro descritto nel preventivo stesso, al prezzo indicato e secondo le modalità specificate.

Il preventivo non è solo una questione di prezzo. Fare un preventivo efficace significa prestare attenzione ai dettagli. Il cliente deve essere in grado di distinguere la tua offerta dalle altre che ha ricevuto, deve avere tutte le informazioni necessarie per prendere una decisione e commissionarti il lavoro nel minor tempo possibile.

Dovresti sempre pensare al tuo preventivo come al tuo di biglietto da visita, in cui presenti non solo un’offerta commerciale, ma anche te stesso/a, la tua attività e, soprattutto, la tua professionalità.

Tempestività, chiarezza, competenza e serietà sono i valori che dovrebbero emergere da un preventivo creato e presentato in modo adeguato. Tienili sempre a mente.

Inoltre, ricorda che il preventivo è redatto per il cliente specifico, su misura per lui. Assicurati quindi che la tua proposta risponda esattamente alle sue specifiche richieste, facendo capire che la tua offerta è stata studiata e calibrata appositamente per lui.

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Come fare un preventivo: le 10 regole

Ecco dunque le dritte per redigere il preventivo che tutti i clienti vorrebbero ricevere.

1. Riporta la data

Dato che a nessuno piace aspettare, cerca di rispondere a una richiesta di preventivo nel più breve tempo possibile, ovviamente dopo aver fatto tutte le necessarie valutazioni. Tempestività però non significa fretta, capito?

Riporta sempre in vista la data in cui presenti la tua proposta. Dimostrerai così al cliente di aver risposto rapidamente alla sua richiesta e avrai inoltre creato un punto di riferimento univoco per tutte le comunicazioni relative tra te e il cliente.

Ad esempio, se la data è il 06/07/2023, potresti chiamare il preventivo 06072023, 060323, 06072023A e così via, utilizzando la data e/o un numero progressivo.

Facendo sempre riferimento a data e/o numero progressivo, sia tu che il cliente saprete sempre di cosa state parlando.

Leggi anche la guida alla numerazione fatture elettroniche.

2. Indica la scadenza

Può sembrare superfluo per alcuni e addirittura aggressivo per altri, ma stabilire una data di scadenza per l’offerta è essenziale.

Infatti, che si tratti di forniture di prodotti fisici o servizi, il mercato è in costante evoluzione e i prezzi possono variare a causa di fattori che potrebbero sfuggire al tuo controllo diretto.

Per questo è consigliabile sempre assegnare una scadenza all’offerta, dopo la quale potrebbe essere necessaria una nuova negoziazione. Evita di imporre scadenze troppo stringenti per non mettere il cliente sotto pressione, ma allo stesso tempo evita di allungare troppo i tempi, lasciandogli “troppa corda”.

Il tuo tempo è prezioso e così come hai dimostrato rapidità nel rispondere alla sua richiesta, così anche il cliente dovrebbe dimostrare serietà e tempestività rispondendo in tempi brevi.

3. Inserisci i dati delle parti

Una delle cause principali per cui un preventivo rischia di non andare a buon fine è la mancanza di comunicazione tra le due parti, per il semplice fatto che non sanno a chi rivolgersi e come contattarsi.

Nomi, cognomi, qualifiche, ragioni sociali, partite IVA, indirizzi e recapiti devono essere ben visibili nel preventivo.

Se la tua attività è gestita da più persone, è importante stabilire chi sarà responsabile della gestione dei rapporti con quel cliente specifico e con quale altra persona dovrà entrare in contatto (ad esempio, il responsabile degli acquisiti), indicando i nomi e i cognomi di entrambi.

Ogni comunicazione successiva dovrà essere il più diretta possibile, evitando attese e passaggi attraverso centralini o, ancora peggio, call center, ed evitando di inviare e-mail a indirizzi generici (ad esempio, info@nomeazienda.it) con il rischio che vengano smarrite..

4. Presta attenzione a forma, sintesi e completezza

Con chi stai comunicando? Ogni cliente è un caso a parte, quindi cerca di dialogare con lui utilizzando il linguaggio più appropriato.

L’uso di termini tecnici può essere indicato e addirittura auspicato quando ti rivolgi a esperti di un determinato settore, ma in altri casi potrebbe intimidire il cliente o causare confusione. Cerca comunque di utilizzare sempre un linguaggio diretto, semplice e che vada dritto al punto.

Nel caso di preventivi particolarmente dettagliati:

• separa il testo in paragrafi ben distanziati,
• utilizza elenchi puntati o numerati
• evidenzia i concetti chiave con l’uso di caratteri in grassetto o sottolineature.

Prima di inviare il tuo preventivo, prenditi il tempo di rileggerlo attentamente, magari ad alta voce, per controllare eventuali errori di battitura e verificare che tutto sia chiaro, fluido e non lasci spazio a errori di interpretazione o questioni aperte.

5. Riporta il prezzo ed eventuali sconti

Se il preventivo è costituito da diverse voci, aiutati utilizzando un elenco puntato per descriverle una per una. Alla fine, riporta il prezzo totale comprensivo di IVA, ritenuta d’acconto, rivalsa INPS e qualsiasi altra imposta prevista dal tuo regime fiscale.

Se hai deciso di applicare uno sconto, assicurati di evidenziarlo in modo chiaro.
Un piccolo suggerimento: se lo sconto è significativo, evidenzialo indicando la percentuale, se invece è basso, mostralo semplicemente calcolato sull’importo totale.

Per incentivare ulteriormente il cliente, sfrutta il Principio di scarsità, una tecnica di persuasione sviluppata dallo psicologo americano Robert Cialdini, imponendo una scadenza per lo sconto. Può essere una data di scadenza precisa, come ad esempio “offerta valida fino al…” o basata sulla disponibilità del prodotto, come ad esempio “fino ad esaurimento scorte”.

Scopri anche cos’è la Gestione Separata INPS e chi deve iscriversi.

6. Riporta eventuali costi extra

Ricordati di prevedere eventuali aggiunte o modifiche al lavoro per il quale stai presentando un’offerta.

Una volta che il cliente ha accettato la proposta, deve sapere che ogni ulteriore richiesta da parte sua avrà un costo aggiuntivo.

È fondamentale essere estremamente chiari su questo punto, altrimenti potresti trovarti a gestire un cliente difficile senza ottenere alcun guadagno o addirittura subendo delle perdite.
Se la versione A è stata approvata, devi basare il tuo lavoro su quella. Se il cliente desidera una versione B, specifica chiaramente il costo aggiuntivo. Patti chiari e amicizia lunga, ok?

Questo principio si applica anche alla fornitura di prodotti, ad esempio considerando i costi di spedizione, ritiro della merce, resi, smaltimento, e così via.

7. Indica le tempistiche di consegna

Quando inserisci questa voce, assicurati di avere il pieno controllo sul processo di gestione del lavoro e di poter effettivamente garantire una data di consegna specifica.

Metti bene in chiaro che inizierai effettivamente a lavorare dopo l’accettazione del preventivo, e non immediatamente dopo la sua presentazione.

Se l’inizio del lavoro dipende dalla ricezione di componenti, materiali o informazioni da parte di terze parti (che possono essere il cliente stesso o i tuoi fornitori), sottolinea questo punto per evitare di assumere responsabilità altrui nel caso in cui la data di consegna prevista venga posticipata.

Scopri anche cos’è e come si compila il documento di trasporto

8. Specifica le modalità di pagamento

Specifica in modo chiaro come e quando desideri ricevere il pagamento. Anzi, diciamolo pure: a prova di stupido.

Fornisci dettagli completi su come effettuare il versamento, indipendentemente dal metodo scelto: assegno, bonifico, carta di credito o qualsiasi altra opzione.

Se il saldo dovuto è significativo, puoi richiedere un acconto all’inizio del lavoro o proporre un piano di pagamento rateizzato (ad esempio, il 33% all’avvio del lavoro, il 33% alla consegna e il restante 34% entro 30/60 giorni).

Se prevedi di dover anticipare spese, non esitare a richiedere un acconto senza timore. È importante mettere tutte le carte in tavola fin dall’inizio.

Leggi i 9 consigli pratici per farsi pagare dai clienti.

9. Includi lo spazio per la firma

Tieni presente che il preventivo è un documento ad uso del cliente. È lui che lo deve approvare, quindi non dimenticare di includere uno spazio dedicato al “timbro o firma per accettazione”.

Una volta ottenuta la firma e l’accettazione del preventivo, assicurati che sia tu che il cliente abbiate una copia del documento.

10. Personalizza il preventivo

Anche l’occhio vuole la sua parte. Cerca quindi di creare modelli di preventivo personalizzati per la tua attività.

Puoi adattare un modello predefinito trovato online oppure, se utilizzi editor di testo come Word, puoi curare il layout in modo che rifletta l’identità della tua impresa o studio professionale. Spesso, i preventivi sono molto schematici, soprattutto nel settore commerciale, dove possono contenere numerose voci.

Fac simile di preventivo (Excel e Pdf) ed esempio

Per avere un punto di riferimento includiamo qui alcuni esempi e modelli in vari formati sperando che tornino utili come spunto.

• Modello preventivo Excel
• Fac-simile preventivo in PDF
• Esempio di preventivo – immagine

…E perché non provare un software per preventivi?

I fac simile e gli esempi di preventivo sono certamente utili come punto di partenza per poi creare un preventivo efficace, personalizzandolo sulla base delle tue esigenze.

Tuttavia, i dati da inserire spesso sono tanti, così come i calcoli da eseguire: il rischio di errore è dietro l’angolo. Sarebbe un peccato dover correggere un preventivo già inviato al cliente, con gli inconvenienti del caso, vero?

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