Preventivi

Il preventivo perfetto non esiste! 10 regole per avvicinarcisi

Una serie di buoni consigli per realizzare un preventivo che metta il cliente nella condizione ideale di firmare il contratto

Cos’è un preventivo e come si fa? Essenzialmente il preventivo è il calcolo dei costi previsti per un lavoro, un elenco di voci che giustificano un prezzo totale richiesto. Spesso il preventivo è essenzialmente una proposta di contratto che il professionista o l’impresa rivolge al cliente, impegnandosi a eseguire la prestazione descritta nel preventivo stesso, alla cifra indicata e nei modi segnalati.

Il preventivo se stilato a regola d’arte è l’elemento decisivo che determinerà l’inizio di un rapporto con un cliente. Inutile girarci troppo intorno. Per quanto la tua reputazione e le tue strategie di marketing e di comunicazione possano aver portato un potenziale cliente a contattarti, sarà solo dopo aver valutato il tuo preventivo che deciderà se affidarsi o meno a te piuttosto che a un tuo concorrente.

Spesso, invece, si considera il preventivo come una semplice formalità, rischiando così di perdere un’opportunità di business che sembrava ormai aggiudicata.

Il preventivo non è solo di una questione di prezzo. Fare un preventivo efficace è una questione di dettagli. Il cliente deve riconoscere la tua offerta distinguendola dalle altre che può aver ricevuto, deve avere tutti gli elementi per prendere la sua decisione e commissionarti il lavoro nel più breve tempo possibile.

Dovrai sempre pensare al tuo preventivo come al tuo biglietto da visita, in cui presenti non soltanto un’offerta commerciale, ma te stesso, la tua attività e soprattutto la tua professionalità.

Tempestività, chiarezza, competenza e serietà sono i valori che devono trasparire da un preventivo stilato e presentato a dovere. Tienilo sempre a mente.

Ricorda inoltre che il preventivo è formulato ad uso e consumi del cliente, anzi di quel cliente. Assicurati quindi che la tua proposta risponda esattamente alle sue specifiche richieste, facendo percepire che la tua offerta è stata studiata e calibrata appositamente per lui.

Ecco i nostri consigli per scrivere il preventivo che ogni cliente vorrebbe ricevere.

 

 

Data

A nessuno piace aspettare. Cerca di rispondere ad una richiesta di preventivo nel minor tempo possibile, ovviamente dopo aver fatto tutte le valutazioni del caso. Tempestività non significa fretta, ok? Ad ogni modo, riporta sempre bene in vista la data in cui presenti la tua proposta.

Dimostrerai al cliente di essere stato rapido nel rispondere alla sua richiesta, ed avrai inoltre creato un riferimento univoco per tutte le comunicazioni in merito tra te ed il cliente.

La data è il 17/03/2017? Il preventivo si chiamerà 17032017, 170317, 17032017A e così via.

Facendo riferimento a data e/o numero progressivo, tu e il cliente saprete sempre di cosa state parlando.

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Scadenza

Può sembrare superfluo, per alcuni sembra addirittura aggressivo stabilire una data di scadenza dell’offerta. Ma che si tratti della fornitura di prodotti fisici o di servizi, il mercato è in costante movimento, i prezzi possono variare per fattori che possono anche non dipendere direttamente da te.

Per questo è consigliabile assegnare sempre una scadenza all’offerta, dopo la quale potrà essere necessaria una nuova negoziazione. Non imporre scadenze troppo strette per non mettere il cliente sotto pressione, ma non allungare nemmeno troppo i tempi, lasciandogli troppa corda.

Anche il tuo tempo è prezioso e come tu ti sei dimostrato rapido nel rispondere alla sua richiesta, anche il cliente dovrebbe dimostrarti serietà e tempestività rispondendoti in tempi brevi.

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Dati delle parti

Una delle principali cause per cui un preventivo rischia di non andare a buon fine è perché le due parti non comunicano tra loro per il semplice fatto che non sanno a chi rivolgersi e come contattarlo.

Nomi, cognomi, qualifiche, ragioni sociali, partite IVA, indirizzi e recapiti devono essere ben visibili nel preventivo.

Se la tua attività è gestita da più persone, stabilisci chi dovrà gestire i rapporti con quel determinato cliente, e con quale altra persona dovrà relazionarsi (es. responsabile acquisiti), indicando nome e cognome di entrambi.

Qualunque comunicazione dovesse avvenire in seguito dovrà essere più diretta possibile, evitando attese e passaggi per centralini o peggio ancora call center, o inviando email a indirizzi generici (es. info@nomeazienda.it) con il rischio che vadano perdute.

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Forma, sintesi e completezza

Con chi ti stai relazionando? Ogni cliente è un caso a parte, cerca di dialogare con lui utilizzando ogni volta il linguaggio più adatto. L’utilizzo di tecnicismi può essere indicato, ed anzi auspicato quando ti rivolgi ad esperti di un determinato settore, ma in altri casi può mettere il cliente in soggezione o creargli confusione. Cerca comunque di utilizzare sempre un linguaggio diretto, semplice e che vada dritto al punto. Nel caso di preventivi particolarmente dettagliati, separa il testo in paragrafi ben distanziati tra loro, usa gli elenchi puntati o numerati, utilizza grassetti e sottolineature per evidenziare i concetti più importanti.

Prima di inviare il tuo preventivo prenditi il tempo per rileggerlo, magari ad alta voce, controllare eventuali refusi e verificare che tutto sia chiaro, scorrevole e non lasci adito ad errori di interpretazione, punti in sospeso, ecc.

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Il prezzo

Se il preventivo è composto da più voci, aiutati con un elenco a punti per descriverle una ad una, riportando alla fine il prezzo complessivo, comprensivo di IVA, ritenuta d’acconto, rivalsa INPS e qualunque altra imposta sia prevista dal tuo regime fiscale.

Se hai deciso di applicare uno sconto, assicurati di riportarlo in modo ben evidente.

Un piccolo suggerimento: se lo sconto applicato è importante evidenzialo indicando la percentuale, se invece è basso mostralo semplicemente calcolato sull’importo complessivo. Per invogliare ulteriormente il cliente, sfrutta il Principio di scarsità, una tecnica di persuasione elaborata dallo psicologo americano Robert Cialdini, imponendo una scadenza allo sconto. Può essere una scadenza temporale con una data ben precisa es. “offerta valida fino al…”, oppure basata sulla disponibilità della merce, ad es. “fino ad esaurimento scorte”.

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Costi extra

Ricordati di prevedere eventuali aggiunte o modifiche al lavoro per cui stai presentando un’offerta. Una volta che il cliente ha accettato la tua proposta, deve sapere che qualunque ulteriore sua richiesta avrà un conteggio a parte. Cerca di essere molto chiaro su questo punto, o rischi di trovarti in difficoltà gestendo un cliente difficile senza guadagnarci nulla se non addirittura rimettendoci. La versione A era stata approvata? Bene, tu ha lavorato su quello. Vuole una versione B? Specifica quanto gli costerà. Patti chiari e amicizia lunga, ok?

Questo vale anche per la fornitura di prodotti, in termini ad esempio di costi di spedizione, ritiro merce, resi, smaltimento ecc.

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Tempistiche di consegna

Quando inserisci questa voce assicurati di avere tutto il processo di gestione del lavoro sotto controllo, e di poter effettivamente garantire una determinata data di consegna.

Metti bene in chiaro che inizierai a lavorare da dopo l’accettazione del preventivo, e non dalla sua presentazione. Se l’inizio del lavoro è subordinato alla ricezione di componenti, materiale, o informazioni da parte di terzi (che possono essere il cliente stesso oppure tuoi fornitori), sottolinea questo punto per evitare di ritrovarti addossate responsabilità altrui in caso di slittamento della deadline prevista.

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Modalità di pagamento

Indica come e quando vuoi essere pagato, nel modo più chiaro possibile. Anzi, diciamolo pure: a prova di stupido. Che tu venga pagato con assegno bonifico, carta di credito, PayPal o in qualunque altra forma, fornisci in dettaglio tutte le informazioni necessarie ad effettuare il pagamento. Se il saldo previsto è di una certa consistenza, puoi richiedere un acconto a inizio lavoro, oppure proporre una rateazione (es. 33% a inizio lavori, 33% alla consegna, 34% a 30/60 gg).

Se prevedi di anticipare delle spese non farti problemi e chiedi un acconto senza timore, l’importante è mettere fin da subito tutte le carte in tavola.

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Firma

Ricordati che il preventivo è un documento ad uso del cliente. È lui che deve approvarlo, non dimenticarti di aggiungere alla fine uno spazio dedicato a “timbro o firma per accettazione”.

Una volta ottenuta la firma, e quindi l’accettazione del tuo preventivo, assicurati che sia tu che il cliente ne abbiate una copia.

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Modelli di preventivo, esempi e fac-simile

Come spesso sottolineiamo su Danea Voice, anche l’occhio vuole la sua parte. Cerca quindi di creare modelli di preventivo su misura per la tua attività. Personalizza il modello previsto dal tuo software di preventivazione e fatturazione, o se usi editor testuali come Word cerca di curare il layout in modo che l’identità della tua impresa o del tuo studio professionale traspaia. In molti casi, i preventivi sono molto schematici, soprattutto nelle realtà del commercio che stilano preventivi spesso composti da decine e decine di voci.

Per avere un punto di riferimento includiamo qui alcuni esempi e modelli in vari formati sperando che tornino utili come spunto.


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Alice

Nasco a Milano nel 1985 e il primo ricordo di scuola è il quaderno coi temi d’italiano che ancora conservo. Frequento il liceo artistico a Padova, ma passo intere giornate a scrivere racconti sugli ...

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