Nota di credito: cos’è, quando si emette e come si fa

Una fattura già inviata e recapitata al cliente può essere rettificata tramite l’emissione di specifici documenti contabili. Uno di questi è la nota di credito. Scopriamo nel dettaglio di cosa si tratta e come si compila.

Nota di credito: cos’è, quando si emette e come si fa
 

Quando si parla di fatturazione, non si può non affrontare il tema delle fatture sbagliate. Può capitare a tutti, ad esempio, di indicare una base imponibile non corretta o di applicare l’aliquota IVA errata e di accorgersi dello sbaglio solo dopo la consegna della fattura al cliente.

Inoltre, ci si potrebbe ritrovare con l’esigenza di applicare uno sconto o abbuono previsto da contratto ma non inserito in fattura o, ancora, con la necessità di procedere alla restituzione di prodotti difettosi e alla rescissione o annullamento di un contratto.

In questi casi, non è necessario generare una nuova fattura e annullare quella precedente, ma si possono emettere documenti contabili, definiti note di variazione, che permettono di correggere in modo veloce errori sui calcoli di imponibile e aliquota IVA.

Una nota di variazione, a seconda della modifica che attua all’importo della fattura a cui si riferisce (in diminuzione o in aumento), può definirsi nota di credito o nota di debito.

In questo articolo approfondiamo la nota di credito, vedendo: cos’è, quando serve emetterla e come si compila, con un esempio prodotto con il software Danea Easyfatt.

Cos’è una nota di credito

Chiamata anche nota di accredito, la nota di credito è la nota di variazione emessa quando l’importo della fattura è superiore a quanto dovuto dal cliente. Risultando maggiore l’addebito di imposta, è quindi necessario intervenire con una variazione dell’imponibile e dell’aliquota IVA in diminuzione.

Una volta emessa la nota di credito, se il pagamento della fattura errata da parte del cliente è già avvenuto, si dovrà procedere alla restituzione di una parte o dell’intera somma corrisposta. È attraverso l’emissione della nota di credito che è possibile avviare lo storno, parziale o totale, della fattura sbagliata.

Quando emettere una nota di credito

Quando si emette la nota di credito? Diverse sono le circostanze nelle quali farlo, in particolare nelle situazioni in cui:

  • si riscontrano errori nell’imponibile e nelle imposte applicate in fattura;
  • non vengono riportati sconti o abbuoni definiti con il cliente;
  • la prestazione fatturata non è stata conclusa completamente;
  • la fattura riporta dati anagrafici e intestazioni errate;
  • il cliente ha riscontrato merce difettosa o non ha ritirato l’ordine;
  • sono presenti fatture elettroniche doppie accettate dal Sistema di Interscambio.

In generale, emettere la nota di credito è una scelta facoltativa, ma è bene ricordare che può essere utile farlo per evitare di pagare più imposte del dovuto.

Quanto tempo si ha per emettere una nota di credito?

In base all’articolo 26 del D.P.R. 633/72, per poter essere considerata valida la nota di credito deve essere emessa entro 12 mesi dalla data di emissione della fattura errata. In alcuni casi, però, il limite di un anno può essere superato e in particolare:

  • in caso di “nullità, annullamento, revoca, risoluzione e rescissione della prestazione”;
  • in caso di “mancato pagamento in tutto o in parte a causa di procedure concorsuali o esecutive risultate infruttuose”.

Da non dimenticare che anche la natura della fattura errata incide sulla tempistica di emissione di una nota di credito. Se la fattura è cartacea, è ritenuta fiscalmente valida subito dopo la ricezione da parte del cliente, quindi fin da subito si può emettere la nota di credito.

Se si utilizza la fatturazione elettronica, invece, è necessario attendere che avvenga il passaggio attraverso il Sistema di Interscambio dell’Agenzia delle Entrate e la successiva trasmissione al cliente. In questo secondo caso, l’emissione della nota di credito può avvenire solo successivamente al riscontro di un esito positivo della trasmissione.

Easyfatt software fatturazione elettronica e gestionale
easyfatt

Oltre 100.000 Imprese e Professionisti semplificano la loro fatturazione con Easyfatt ogni giorno.

PROVALO GRATIS ORA

Quando non emettere una nota di credito

Possono esserci delle situazioni nelle quali non è necessario emettere una nota di accredito. Ad esempio, quando una fattura elettronica emessa viene scartata dal Sistema di Interscambio. In questo caso, non si deve correggere la fattura con nota di credito, bensì inviare una nuova fattura al Sistema di Interscambio entro cinque giorni dalla data della notifica di scarto.

Scopri cosa fare in tutti i casi di fattura elettronica sbagliata

È possibile anche ricevere una notifica di rifiuto di una fattura cartacea. Anche in questo caso, il documento non ha validità e non risulta emesso. È quindi necessario procedere a creare una nuova fattura che riporta lo stesso numero di quella rifiutata e i campi che hanno portato al rifiuto del cliente corretti.

Non è necessario procedere all’emissione di una nota di credito anche quando sono presenti errori non rilevanti quali un errore di trascrizione di una via o di un IBAN.

Nota di credito e nota di debito: le differenze

Come abbiamo visto, la nota di credito fa parte della categoria di documenti contabili definiti note di variazione, nella quale rientra anche la nota di debito.

A differenza della nota di debito, che viene emessa allo scopo di integrare in aumento, un importo già fatturato, la nota di credito viene emessa per stornare in modo totale o parziale gli importi indicati in fattura. Ciò significa che nella fattura errata le somme riportate erano superiori a quelle realmente dovute dal cliente.

A rendere diverse le due note di variazione è anche l’obbligatorietà o meno di emissione. Per legge infatti, è obbligatorio emettere la nota di debito, in caso di fatture emesse con imponibili e aliquote IVA inferiori rispetto a quelle dovute. L’emissione della nota di credito è invece facoltativa ed è a discrezione della partita iva emittente, la quale può decidere se procedere o meno alla rettifica degli importi errati.

Leggi l’approfondimento sulla nota di debito

Come si compila una nota di credito (anche elettronica)

Come si fa una nota di credito? Visivamente la nota di credito (o nota di accredito) si presenta simile a una fattura, ma rispetto a essa e alla nota di debito presenta alcune caratteristiche peculiari di compilazione.

Quando si compila una nota di credito, è necessario indicare:

  • l’intestazione del documento come nota di credito;
  • data e numero del documento;
  • i dati della partita IVA emittente e del destinatario;
  • la motivazione per la quale viene emessa la nota di debito;
  • i riferimenti alla fattura da rettificare, con l’indicazione del numero e della data di emissione;
  • l’importo da stornare.

Quando si procede alla compilazione di una nota di credito elettronica, è importante non dimenticare di specificare alcuni dati necessari:

  • i dati dell’emittente nel campo cedente/prestatore;
  • i dati del destinatario nel campo cessionario/committente;
  • la somma di imponibile e imposta o della Natura nel caso non si tratti di un’operazione imponibile;
  • i riferimenti della fattura errata già emessa e inviata;
  • il codice TD04 per identificare il documento come nota di credito.

Scopri tutti i codici della fattura elettronica

Al pari di una fattura elettronica emessa, la nota di accredito elettronica adeguatamente compilata deve essere inviata al Sistema di Interscambio dell’Agenzia delle Entrate, che dovrà esaminarla e, in caso di approvazione, trasmetterla al destinatario.

Per assicurarsi di non sbagliare, esistono validi strumenti che possono aiutare a compilare correttamente una nota di credito. Il software di fatturazione elettronica Easyfatt permette ad esempio di compilare con semplicità la nota di credito, in modo da poterla emettere e poi registrare correttamente.

Esempio nota di credito

Ecco un esempio di nota di credito emessa con Easyfatt.

Chi paga il bollo sulla nota di credito

Così come accade per le fatture, può essere necessario applicare l’imposta di bollo sulla nota di credito. In particolare, l’apposizione di una marca da bollo è da effettuare nel caso in cui la differenza tra la nota di credito e la fattura originaria è superiore a 77,37 euro. In caso di importo della nota di credito inferiore a tale somma, l’imposta di bollo non è dovuta.

Chi emette una nota di credito con importo superiore a 77,37 euro può scegliere di:

  • far pagare l’importo della marca da bollo al cliente, sottraendo quindi il costo del bollo all’importo indicato sulla nota di credito;
  • farsi carico dell’importo della marca da bollo e non addebitare nulla al cliente.

Scopri quando applicare l’imposta di bollo su fatture elettroniche

Come si storna una nota di credito sbagliata

Può accadere non solo di ritrovarsi con una fattura errata, ma anche con una nota di credito sbagliata. In questo caso, la soluzione più adeguata è stornare la nota di credito errata.

Per farlo, è sufficiente emettere una nota di debito che riporta un importo pari alla nota di credito sbagliata. Nella nota di debito, la descrizione deve riportare le cause che hanno portato alla sua emissione. Infine, dopo aver emesso la nota di debito necessaria, si può procedere a creare una nuova nota di credito.

Come abbiamo visto, la nota di credito è un documento che aziende e liberi professionisti possono utilizzare per rettificare fatture emesse con importi superiori a quelli dovuti dal cliente.

Adesso che sai come compilare una nota di credito e quali sono i casi in cui si emette non dovrai più disperarti nel caso in cui dovessi commettere un errore.

Sono nata nel 1995 da un'idea a due passi da Padova. Sono dinamica, entusiasta e adoro creare soluzioni semplici per problemi complessi. Sono sempre sul pezzo e sono molto pignola, tanto che mi dicono ...

Vai agli articoli dell'autore >