Fattura proforma: cos’è e come compilarla

Cos’è la cosiddetta fattura proforma? Si tratta di un documento assimilabile alla fattura ma sprovvisto di valore fiscale. La fattura proforma viene emessa per richiedere il pagamento al cliente prima dell’emissione della fattura fiscale effettiva. Ma quali sono i vantaggi e le caratteristiche di questo documento? Chi può emettere una fattura proforma? E cosa significa?

La fattura pro-forma (o l’avviso di parcella) è documento privo di valore fiscale che, nonostante l’avvento della fatturazione elettronica, rimane comunque uno strumento molto utilizzato sia da imprese che da liberi professionisti, in quanto presenta indubbi vantaggi sia per chi la emette sia per chi la riceve.

Vantaggi della fattura proforma

Sono vari i vantaggi della fattura pro-forma (o avviso di parcella):

• essendo un documento fiscalmente non valido il fornitore che la emette evita, in caso di errori, di dover emettere note di credito per stornare la fattura errata. Infatti, è un documento modificabile in qualsiasi momento, senza necessità di dover modificare documenti fiscali già emessi;
• il cliente che la riceve ha un documento su cui verificare prezzi, tipologia di merce venduta o di servizi prestati, correttezza dei dati indicati prima del ricevimento della fattura vera e propria;
• c’è la possibilità di erogare la fattura definitiva solo quando il cliente procede davvero con il pagamento.

Nel caso poi di attività professionali, trattandosi di prestazioni di servizi con obbligo di emissione della fattura solo all’atto del pagamento del cliente, l’avviso di parcella risulta essere molto utile e utilizzato perché permette ai professionisti di offrire al committente della prestazione un documento con tutti i riferimenti della prestazione e richiedere il pagamento delle spettanze e delle spese. L’avviso di parcella permette di far decorrere i termini di pagamento del debito senza anticipare il momento impositivo dell’iva e quindi senza costringere il professionista a dover anticipare l’imposta che invece andrebbe versata con l’emissione della fattura fiscale.

Da un punto di vista soggettivo non vi sono limitazioni dei soggetti che possono avvalersi di tale strumento: molto utilizzata, come detto, nell’ambito delle attività dei professionisti, in realtà questo documento può essere emesso ogni qualvolta sussista un accordo commerciale tra due soggetti economici. I soggetti che sono tenuti a emettere la fattura proforma possono essere professionisti o imprese che abbiano necessità di far pervenire ai propri clienti una facsimile della fattura finale, evitando di avviare le normali obbligazioni previste per l’invio di un documento con valenza fiscale.

È importante sapere che una volta ricevuto il pagamento per una fattura proforma, si dovrà subito provvedere all’emissione della fattura fiscale.

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Come si compila la fattura pro-forma: dalla dicitura alla numerazione

Ma come si compila una fattura proforma e quali sono le reali differenze rispetto a una fattura classica?

Per una corretta compilazione è importante prestare attenzione ad alcuni necessari accorgimenti. Trattandosi di un documento che non ha alcuna validità fiscale non deve rispondere a precisi requisiti formali: il documento può avere il layout che si preferisce, non presenta particolari vincoli né a livello di impaginazione né a livello di contenuti.

Viene generalmente emesso un documento simile alla fattura vera e propria, ma che non deve tuttavia essere scambiato con una vera fattura fiscale. Pertanto è necessario indicare alcuni elementi che permettono di distinguere chiaramente che si tratta di una fattura pro forma quali::

• nel documento deve essere esplicitamente indicata la dicitura “fattura proforma”, meglio se nella parte iniziale che precede solitamente la parte descrittiva,
• se usa una numerazione, questa deve essere del tutto estranea e indipendente alle numerazioni usate nelle fatture fiscali classiche;
• inserire comunque la descrizione dei servizi prestati e o dei beni venduti;
• deve riportare (tradizionalmente a piè di pagina) la dicitura standard qui sotto riportata.

“Il presente documento non costituisce fattura valida ai fini del DpR 633 26/10/1972 e successive modifiche. La fattura definitiva verrà emessa all’atto del pagamento del corrispettivo (articolo 6, comma 3, DpR 633/72).”

Fattura proforma estero per campionatura

Da segnalare infine che nell’ambito degli scambi internazionali con soggetti extraUE la fattura proforma è ancor oggi un documento particolarmente utilizzato nel caso di invio di beni in omaggio (non oggetto dell’attività d’impresa), campione, o riparazione. In tali casi infatti non essendoci una fattura di vendita, i beni vanno accompagnati o da una fattura pro forma o da una lista valorizzata, che fungono da documento di esportazione da presentare in dogana.

Conclusioni

Riassumendo possiamo dunque dire che la fattura proforma rappresenta un documento sprovvisto di valore fiscale e che non genera obblighi né per la determinazione dei ricavi né per la liquidazione IVA, utilizzato da chi ha la necessità di consegnare al cliente un facsimile della fattura finale, senza incorrere negli obblighi fiscali della fatturazione.

NB: Nel software di fatturazione Danea Easyfatt per usare le fatture pro-forma basta accedere ad Opzioni > Documenti e attivare il documento “fattura pro-forma”, a questo punto per crearne una basterà fare clic (dalla schermata principale del programma) su Nuovo > Fattura pro-forma. Successivamente, al ricevimento del pagamento, sarà molto comodo generare la fattura finale dalla proforma con un solo clic (entrare nella proforma e fare clic su Genera doc…)!

Leggi anche l’articolo sugli interessi moratori.

photo credit: Dennis Wong via photopin cc