Sollecito di pagamento: cos’è, quando si invia e come si crea

La gestione dei clienti insolventi è una delle situazioni più spinose che aziende o liberi professionisti si ritrovano ad affrontare più o meno di frequente. Le fatture saldate in ritardo rispetto a quanto stabilito possono causare problemi di liquidità, con danni economici anche rilevanti per l’azienda.

Spesso non è facile capire come farsi pagare, per questo viene in aiuto il sollecito di pagamento, un documento in formato cartaceo o digitale che raccomanda al cliente debitore di effettuare il saldo della fattura nel minor tempo possibile. È importante che l’invio del sollecito di pagamento segua tempistiche e modalità definite: vediamo quali sono.

Cos’è il sollecito di pagamento e perché è utile

Il sollecito di pagamento è una richiesta che il creditore invia a un debitore, ricordandogli il superamento della scadenza di un pagamento e invitandolo a saldare quanto dovuto.

Il sollecito può consistere in una lettera cartacea, oppure essere inviato via email. Serve a stabilire un primo contatto tra creditore e debitore, mantenendo un tono collaborativo. Diversa è invece la diffida, che consiste in una missiva legale dal tono categorico.

In un sollecito di pagamento completo e ben scritto è necessario includere tutte le informazioni sul debito, a partire dai dati della fattura, e gli estremi del rapporto che intercorre tra le parti.

Quando inviare il sollecito di pagamento

La comunicazione di sollecito di pagamento avviene quando c’è un credito scaduto, ovvero a partire dal momento in cui è stato superato il termine entro il quale il debitore avrebbe dovuto saldare la fattura. Prima della scadenza del termine indicato nel contratto o nella fattura, non è previsto l’invio di solleciti di pagamento al debitore.

Per mantenere tutte la scadenze sempre sotto controllo, avendo una chiara percezione dei pagamenti in scadenza e di quelli già scaduti, è buona prassi avere uno scadenziario pagamenti.

Come creare e inviare un sollecito di pagamento

Una lettera di sollecito di pagamento deve contenere alcune informazioni essenziali. In particolare, è necessario inserire all’interno della comunicazione:

• i dati di creditore e debitore;
• il numero della fattura;
• la somma dovuta;
• i termini entro cui procedere al pagamento.

La forma specifica del sollecito di pagamento è a discrezione dell’impresa o del libero professionista: si può scrivere una lettera cartacea e spedirla tramite raccomandata a/r, oppure inviare una comunicazione digitale tramite posta elettronica certificata (PEC).

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Il software Danea Easyfatt, tra gli strumenti per la gestione dei pagamenti, permette di creare, stampare o inviare tramite e-mail o Whatsapp comunicazioni di sollecito per pagamenti scaduti oppure avvisi per pagamenti a scadenza ravvicinata.

Generare un sollecito di pagamento con Easyfatt è molto semplice:

• Nella sezione “Pagamenti” si visualizza l’area dedicata ai pagamenti.
• Cliccando su “Invio solleciti”, si accede all’elenco delle scadenze di pagamento, per verificare i pagamenti scaduti. Il controllo può essere effettuato anche sui pagamenti non ancora scaduti, come ad esempio quelli in scadenza nel mese corrente, o anche in una data futura.
• Una volta effettuate le ricerche, è sufficiente identificare il cliente a cui inoltrare un sollecito di pagamento e generarlo, selezionando con spunta i pagamenti da sollecitare e cliccando poi su “Invio solleciti“.
• Cliccando su Opzioni > Modelli comunicazioni è possibile modificare il testo dei modelli di solleciti già presenti, oppure aggiungerne di nuovi.

Con Easyfatt si può creare un sollecito di pagamento:

• in formato cartaceo: la lettera da inviare compare in anteprima già completa di tutti i dati necessari. Basterà stamparla e inviarla.
• in formato digitale: il sollecito può essere spedito tramite mail o messaggio Whatsapp direttamente dal software.

Al termine dell’invio si possono annotare data e descrizione del sollecito su ciascun pagamento coinvolto e visualizzare i dati direttamente negli elenchi pagamenti, così sarà più semplice mantenere la situazione sotto controllo.

Abbiamo visto che cos’è e quando si invia un sollecito di pagamento, uno strumento molto utile per tutelare gli interessi aziendali o del libero professionista nel caso in cui si abbia a che fare con clienti insolventi.