Cliente che non paga: cosa fare e come comportarsi?

Ti è mai capitato di non ricevere pagamento per un dato servizio o prodotto? Probabilmente sì, può succedere a qualsiasi impresa o Partita IVA, anche dopo tutte le attenzioni del caso e seguendo alla lettera i nostri consigli su come gestire i clienti difficili e su come farsi pagare da clienti e debitori.

Quindi, cosa fare e come comportarsi se un cliente non paga?
Munisciti di pazienza (tanta pazienza), invia solleciti e segui alcuni consigli per gestire al meglio la situazione e non compromettere in modo irreparabile le sorti di un rapporto, magari di per sé sistemabile.

Ma procediamo per gradi e vediamo, una per una, le possibili strade.

Sollecitare il cliente che non paga

La prima azione che ti consigliamo di fare è sollecitare il cliente che non paga. Non serve ricorrere subito alle vie legali: ci sono tante possibilità intermedie, informali e non, che possono contribuire a risolvere la situazione senza compromettere il rapporto.

1. Sollecito verbale

Quando il cliente non salda il costo di un servizio-intervento-prodotto, spesso e volentieri, basta soltanto ricordarglielo, perché appuntamenti, riunioni ed impegni vari possono fargli passare di mente il tuo pagamento.

In casi simili, una semplice telefonata amichevole ti consente di ricevere la tua retribuzione, troncando sul nascere inutili complicazioni.

Se il referente è particolarmente preso da diverse occupazioni, cerca un’altra persona di riferimento (per esempio, la segretaria) che possa soddisfare le tue aspettative nelle tempistiche e nelle modalità più corrette.

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2. Sollecito di persona

Nel caso in cui la messa in pratica del precedente punto non dovesse portare alcun risultato, richiedi un incontro diretto: renditi presentabile, armati di calma e raggiungi il cliente in ufficio dove, oltre a poterlo vedere, avrai anche modo di farti un’idea più precisa dell’aria che si respira.

È tutto tranquillo o ti sembra che qualcosa non vada? Al colloquio avvisa il tuo referente del ritardo nella ricezione del compenso e spiega (con maniere gentili) che la tua puntualità nell’erogazione del servizio dovrebbe essere seguita dalla sua puntualità nell’esecuzione dal pagamento.

3. Sollecito scritto

Tutto questo non sortisce alcun effetto? Allora prendi in mano la situazione ed effettua la richiesta per iscritto (prima via e-mail, poi, se necessario, tramite raccomandata con ricevuta di ritorno), di modo che non possano esservi né dubbi né, tantomeno, fraintendimenti di alcun genere. Mettere due righe nero su bianco è sempre la cosa migliore da fare perché, in caso di eventuali sviluppi legali, puoi presentare a tuo favore delle prove concrete che ti tutelino.

4. Sollecito legale

Se nemmeno la raccomandata con ricevuta di ritorno riesce a farti ottenere questo sospirato pagamento, puoi ricorrere alle vie legali: contatta un avvocato, illustragli la situazione, consegnagli tutte le prove che testimoniano le tue ragioni (contratto firmato, fattura inviata, ecc.) e permettigli di avviare la procedura per il recupero forzoso tramite decreto ingiuntivo.

Leggi l’approfondimento sul sollecito di pagamento: cos’è, quando si invia e come si crea.

Alcuni consigli su come comportarsi con un cliente che non paga

Esaminati i principali modi per gestire un sollecito, vediamo ora ad alcuni consigli su come comportarti con il cliente, con un doppio obiettivo: non compromettere definitivamente il rapporto, magari costruito in anni di collaborazione, e agevolare il pagamento.

1. Mantieni un atteggiamento costruttivo

Evita di presentarti in modo aggressivo e con richieste martellanti ma, almeno all’inizio, mantieni un atteggiamento costruttivo.

Offri diverse soluzioni di pagamento, ad esempio con carta di credito/debito oppure tramite addebito diretto sepa, cerca di comprendere la situazione del cliente, ma senza esagerare, per evitare che se ne possa approfittare.

2. Comunica in modo chiaro e sincero

Saper gestire la comunicazione è fondamentale per evitare di far degenerare la situazione, il che porterebbe, in molti casi, oltre a mettere a repentaglio il rapporto, anche non ottenere il pagamento richiesto.

Inserisci nei solleciti la fattura non saldata, il riferimento all’importo da versare e i tempi entro cui farlo.

3. Pensa ad azioni preventive

Indipendentemente da come si concluda la vicenda dello specifico cliente che non paga, metti in atto alcuni accorgimenti per ridurre la possibilità che queste situazioni si ripetano di nuovo in futuro.

Ad esempio:

• specifica i modi e i tempi del pagamento non solo in fattura, ma anche nel contratto stipulato all’inizio della collaborazione;
• chiedi un acconto prima di iniziare il lavoro: non solo avrai una minima copertura, ma capirai meglio anche il tipo di cliente con cui stai per iniziare a collaborare;
• offri sconti a chi paga in anticipo;
• fraziona i pagamenti consistenti: se l’importo è importante, dividi il versamento in più rate, per avere sia più controllo, sia per andare incontro al cliente.

Ora che anche tu sai cosa fare e come comportarti con il cliente che non paga, in caso di necessità, puoi finalmente agire nel modo più corretto, evitando di intraprendere strade sbagliate che, a lungo andare, rischiano di causarti problemi ancora maggiori.

photo credit: Helmuts Guigo via photopin cc