Scadenzario pagamenti: cos’è, a cosa serve e come si crea

Nell’amministrazione di un’impresa o Partita IVA, la gestione di incassi e pagamenti assume un ruolo cruciale. Tra le tante attività da svolgere, bisogna monitorare e rispettare molte scadenze, riferite, ad esempio, alle somme da incassare dai clienti, ai pagamenti da erogare ai fornitori e alle imposte da versare.

Per svolgere questo compito, che può richiedere molto tempo ed energie, giunge in aiuto lo scadenzario pagamenti.

Vediamo di cosa si tratta, perché è utile e con quali strumenti può essere creato e compilato.

Cos’è lo scadenzario pagamenti e a cosa serve

Lo scadenzario è uno registro contabile che serve ad annotare le scadenze relative a incassi e pagamenti, in modo tale da scongiurare eventuali dimenticanze.

Nello scadenzario si possono appuntare varie scadenze, ad esempio di:

• incassi da riscuotere dai clienti (da qui il termine scadenzario clienti);
• pagamenti da erogare ai fornitori (detto perciò anche scadenzario fornitori);
• moduli F24, con le relative imposte da versare;
• versamento dell’eventuale IVA a debito, a seguito della liquidazione IVA;
• contributi previdenziali ed assistenziali, come ad esempio quelli previsti dall’INPS o alla Gestione Separata INPS;
• rate di mutui e finanziamenti;
• eventuali salari dei dipendenti, che devono essere corrisposti entro determinati termini stabiliti dalla legge;
• oneri personali, come ad esempio le bollette o le rate del leasing;
• altre imposte da pagare.

Il mancato rispetto dei termini di pagamento può dar luogo a pesanti sanzioni, ecco perché tenere traccia delle scadenze è un’attività fondamentale.

Racchiudere in un’unica tabella tutte queste ricorrenze è sicuramente un vantaggio per l’azienda e il libero professionista, che possono così occuparsi della gestione delle scadenze avendo il totale controllo della situazione.

Come creare uno scadenzario

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Nel corso del tempo sono stati utilizzati diversi strumenti per la creazione e la gestione dello scadenzario. Qui ne ricordiamo tre: lo scadenzario cartaceo, lo scadenzario con Excel e infine con un software dedicato.

Scadenzario cartaceo

Si tratta del tradizionale registro cartaceo, che può essere niente di più che un quaderno diviso in righe e colonne.

Lo scadenzario su carta, tuttavia, ha diversi limiti. Ad esempio, spesso non permette di ottenere risultati aggregati significativi, come il totale dei pagamenti effettuati in un determinato periodo o quali sono le voci di spesa riferite ad un fornitore.

Inoltre, non offre un sistema di avvisi per individuare i pagamenti prossimi alla scadenza cosa che riduce drasticamente l’utilità dello scadenzario cartaceo stesso.

Scadenzario con Excel

Excel è certamente uno strumento per la gestione delle scadenze più evoluto rispetto al registro di carta.

Nello scadenzario con Excel, grazie al sistema di celle, righe e colonne, è possibile inserire informazioni dettagliate sui pagamenti, come ad esempio la data di scadenza, l’importo dovuto, il beneficiario del pagamento e altri dati.

Inoltre, grazie alle formule del foglio di calcolo, si possono calcolare i totali parziali o il totale progressivo dei pagamenti.

Tuttavia, quando il numero delle scadenze e dei pagamenti diventa significativo, anche Excel inizia a mostrare i propri limiti.

Ad esempio, potrebbe diventare difficile gestire un gran numero di scadenze su un unico foglio elettronico, soprattutto se si desidera ottenere risultati aggregati significativi.

Inoltre, Excel non offre un sistema di avviso relativo alle scadenze prossime.

Programma di fatturazione con scadenzario

Questa rappresenta la soluzione più efficiente ed efficace per gestire le scadenze degli incassi e dei pagamenti di un’azienda, anche se numerose.

Il software di fatturazione e gestionale Easyfatt, ad esempio, offre una chiara visione di tutti i pagamenti in entrata e in uscita, con:

• la data di scadenza,
• il beneficiario o il debitore,
• la fattura che ha generato il pagamento,
• la descrizione del pagamento,
• la modalità di pagamento (ad esempio, addebito diretto sdd o carta di credito)
• l’importo in entrata o in uscita,
• l’opzione per segnalare il saldo del pagamento.

Inoltre colora la data di scadenza:

• in rosso: quando la scadenza del pagamento è passata,
• in verde: quando la data di scadenza è oggi,
• in grigio: quando la scadenza è una data futura,
• in nero: quando il pagamento è stato saldato.

In questo modo diventa semplice e immediato capire quali pagamenti sono ancora da effettuare e da ricevere e quali stanno per scadere, così da evitare ritardi.

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Come compilare lo scadenzario

Come abbiamo già accennato, è importante che lo scadenzario sia compilato con tutti gli incassi e pagamenti (da riscuotere dai clienti, da erogare ai fornitori, le imposte, etc.) e con informazioni dettagliate per ogni movimento (date, importi, metodi di pagamento, etc.).

Lo scadenzario è uno strumento che aiuta a ricordare e rispettare le scadenze dei pagamenti in entrata (incassi) e di quelli in uscita. Se gestito in modo organizzato e con gli strumenti più adeguati, può sollevare l’imprenditore o il professionista da un compito che spesso richiede tempo e sforzi non indifferenti.