Software gestionale: cos’è, a cosa serve e come semplifica il lavoro

I software gestionali sono una risorsa per la gestione efficiente di qualunque attività, dalla piccola impresa alla grande azienda. Il loro utilizzo consente infatti di automatizzare numerosi processi aziendali, eliminando l’uso del cartaceo o di tecnologie obsolete e poco affidabili, e permettendo di ottimizzare i tempi riducendo i margini di errore.

Approfondiamo il tema, capendo come districarsi nell’ampio mercato dei gestionali e come questi programmi diventano praticamente indispensabili in alcuni settori produttivi e commerciali.

Cos’è un software gestionale e a cosa serve

I software gestionali sono programmi nati per inserire, monitorare e aggiornare automaticamente i dati relativi all’attività aziendale, in modo che siano sempre disponibili e utilizzabili per controlli, revisioni e per poter fornire rapidamente informazioni utili allo sviluppo di altre attività dell’azienda.

Più grande sarà la struttura dell’azienda, maggiore sarà la complessità del gestionale. Tuttavia, le funzioni basilari di un software gestionale, come ad esempio la fatturazione elettronica e il gestionale di magazzino, sono ormai indispensabili per qualunque tipologia di impresa, grande o piccola che sia, in quanto consentono di risparmiare tempo e risorse, migliorare i flussi di lavoro e ridurre il rischio di errori che oltre a compromettere il ciclo produttivo potrebbero comportare sanzioni amministrative e fiscali.

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Quali sono i vantaggi dei software gestionali

I vantaggi di un software gestionale sono molti, eccone alcuni:

• Operazioni più rapide
  Utilizzare un gestionale consente di svolgere un’enorme quantità di operazioni in modo automatizzato, semplice e veloce. Di conseguenza, si risparmia tempo prezioso, da dedicare ad attività aziendali strategiche, anziché a quelle puramente meccaniche.
• Maggior precisione e meno errori
  Un sistema informatico garantisce non solo rapidità, ma anche precisione. Un gestionale elimina le operazioni eseguite manualmente e riduce al minimo l’inserimento manuale dei dati, e di conseguenza il rischio di inefficienze ed errori umani. Inoltre, a differenza, ad esempio, di quanto accade con l’utilizzo dei fogli di calcolo, in caso di discrepanze permette di ripercorrere i vari processi e di individuare più rapidamente eventuali dati inseriti erroneamente.

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• Diminuzione dei tempi e dei costi del lavoro
  Un lavoro svolto più rapidamente si trasforma in un guadagno economico, grazie al risparmio di tempo, energie e risorse altrimenti sottratte ad altre attività. Ciò è ancora più evidente nel caso di piccole imprese in cui è lo stesso titolare o l’amministratore a svolgere le operazioni.

Inoltre, alcuni programmi consentono anche di:

• Gestire la contabilità
  Oltre a gestire tutte le fasi della fatturazione elettronica (emissione, firma digitale, ricezione e conservazione a norma), un buon gestionale consente la tenuta dei registri IVA, la produzione dei file della liquidazione IVA, fino alla gestione automatizzata di ritenute d’acconto e contributi previdenziali.
• Avere il controllo dei pagamenti in entrata e in uscita e delle scadenze
  In qualsiasi momento è possibile monitorare i crediti verso i clienti in base alle scadenze previste, con la possibilità di automatizzare anche eventuali solleciti di pagamento.
  Inoltre, un gestionale consente di tenere la prima nota, di verificare in tempo reale la situazione delle spese e dei pagamenti in uscita e di ricevere automaticamente le notifiche delle scadenze in arrivo.
• Salvare e gestire in modo ordinato le anagrafiche di clienti e fornitori
  Grazie alla puntuale acquisizione delle anagrafiche, fatture, preventivi, DDT ed altri documenti vengono automaticamente associate ai dati di clienti e fornitori, senza così doverli inserire ogni volta a mano. Alle anagrafiche sono spesso associati sistemi di CRM e messaggistica per una più efficiente comunicazione e gestione di clienti e fornitori.
• Gestire al meglio il magazzino
  I software gestionali di magazzino consentono un controllo a 360° della gestione di magazzino, aggiornando in modo automatico carico e scarico, inventario, scorte, giacenze e riordini, e permettendo di gestire codici a barre e terminalini, creare distinte base e garantire la tracciabilità di ogni prodotto.
• Analizzare l’andamento dell’attività
  Un software gestionale permette di incrociare diversi dati per condurre analisi ed eseguire report periodici sui principali indicatori di andamento dell’azienda, e calibrare le strategie aziendali per ottimizzare la produttività.

Leggi la guida alla tenuta e conservazione dei registri IVA.

Le principali tipologie di software gestionali: fatturazione, magazzino e vendite

I software gestionali si dividono in tre principali categorie, ognuna delle quali presenta poi ulteriori declinazioni a seconda delle esigenze dell’azienda, della sua struttura e del contesto economico in cui opera. Per questo, è importante saper scegliere il software gestionale che meglio soddisfa le proprie esigenze e assicurarsi che abbia le caratteristiche necessarie per accompagnare l’azienda nel suo processo di crescita.

Software gestionale di fatturazione

I software gestionali di fatturazione sono probabilmente i più diffusi, in particolare dopo l’entrata in vigore dell’obbligo di fatturazione elettronica anche per i forfettari a partire dal 1° luglio 2022.

Permettono di gestire la contabilità di aziende e professionisti, grazie a funzionalità come:

• emissione di fatture elettroniche a privati (B2B), verso consumatori (B2C) e Pubblica Amministrazione (PA),
• firma digitale e invio allo SDI,
• ricezione di fatture da fornitori,
• conservazione a norma di tutte le fatture inviate e ricevute (per 10 anni).

Gestione magazzino

La gestione del magazzino e la cura dell’inventario sono fondamentali per un’azienda.

Il software per la gestione magazzino deve essere flessibile e rispondere alle esigenze specifiche dell’azienda, e quindi personalizzabile grazie all’integrazione di moduli e funzioni aggiuntivi.

Un software di gestione del magazzino deve poter garantire:

• Carico e scarico merce magazzino,
• Inventario,
• Multi-magazzino,
• Giacenze e riordini,
• Tracciabilità.

Gestionale vendite

Il software gestionale per la vendita viene spesso utilizzato da negozi e altre attività commerciali, in quanto consente di gestire:

• documenti di vendita (tra cui ddt, nota di credito e debito),
• vendite al banco,
• listini (anche più di uno, con possibilità di importazione e ricalcolo),
• agenti e relative provvigioni,
• …e molto altro ancora.

Assicura il totale controllo su tutte le fasi della vendita, integrando queste funzionalità con quelle della gestione amministrativa aziendale.

Software gestionali evoluti come Easyfatt possono integrare diverse funzioni per gestire contemporaneamente sia la fatturazione che le vendite e il magazzino, rappresentando così la soluzione ideale per le piccole e medie imprese, che possono così gestire i principali processi aziendali in modo rapido e sicuro, grazie alla grande semplicità di utilizzo, alle opportunità di personalizzazione e al supporto tecnico garantito.

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A chi torna particolarmente utile un software gestionale

Utilizzare un software gestionale può quindi risultare vantaggioso per qualsiasi attività imprenditoriale, in quanto permette di ottimizzare i flussi di lavoro e di tenere sempre sotto controllo l’andamento del proprio business.

Per alcuni settori è addirittura indispensabile. Negozi, e-commerce, aziende che producono beni e aziende che erogano servizi trovano infatti nei software gestionali preziosi alleati per garantire non soltanto l’efficienza e l’ottimizzazione di processi e risorse, ma anche la soddisfazione del cliente.

Negozi

Che si tratti di un piccolo negozio o di una grande catena multistore, chi opera nel settore retail deve prima di tutto garantire il miglior servizio possibile ai propri clienti, attraverso un’attenta selezione dei prodotti e un servizio vendita e post vendita curato nei minimi dettagli.

Purtroppo, attività come fatturazione, carichi e scarichi di magazzino, emissione di scontrini, registro dei corrispettivi e altre ancora possono ostacolare il raggiungimento di questi obiettivi, portando via tempo e risorse soprattutto se gestite con strumenti inadeguati.

Un software gestionale per negozio permette di avere tutti questi elementi sotto controllo direttamente dallo stesso PC utilizzato per emettere gli scontrini, aggiornando l’inventario in tempo reale e tenendo sempre monitorata la gestione delle scorte.

E-commerce

La gestione di un e-commerce comporta una costante attività digitale per migliorarne la redditività, seguire le campagne pubblicitarie, garantire un buon servizio ai clienti e lavorare alla loro fidelizzazione. Un impegno considerevole, che va ad aggiungersi alle molteplici attività giornaliere che richiede un’attività commerciale.

Diventa quindi impensabile cercare di gestire con strumenti poco efficienti gli ordini, la fatturazione, i carichi e scarichi di magazzino, le emissioni di DDT e altre operazioni che richiedono tempo ed attenzione.

Collegando invece la piattaforma e-commerce a un software gestionale diventa possibile eseguire diverse operazioni simultaneamente, come aggiornare prezzi e schede prodotto, importare gli ordini, gestire l’emissione di ddt e la spedizione ed emettere fatture.

Inoltre, un gestionale per e-commerce può anche permettere di: caricare a magazzino i nuovi articoli, registrare gli acquisti e avere la situazione dei pagamenti, del magazzino e dell’impresa sempre aggiornata e sotto controllo.

Aziende di produzione

Un software gestionale può aiutare una realtà produttiva a:

• amministrare la fatturazione,
• gestire il magazzino,
• redigere la distinta base,
• mantenere la tracciabilità,
• vedere analisi e report sull’andamento dell’azienda, per controllare gli affari siano su una buona rotta,

semplificando e automatizzando queste operazioni.

Grazie a un gestionale, quindi, l’impresa potrà dedicare più tempo e risorse alle attività produttive, come migliorare costantemente i prodotti, scegliere i fornitori più adatti e mantenere fruttuosi i rapporti con clienti e agenti.

Aziende di servizi

Le aziende che offrono servizi, che si tratti di un’agenzia di comunicazione, un’impresa di pulizie o un’impresa di installazione impianti, basano il proprio lavoro sulla soddisfazione del cliente.

Gestire la fatturazione, seguire i rapporti d’intervento, preparare i preventivi e verificare i pagamenti dei clienti implicano un notevole dispendio sia in termini temporali che finanziari.

Un software gestionale consente di svolgere tutte queste operazioni, permettendo di gestire al meglio i rapporti con i clienti.

Alcuni software, come il programma gestionale Easyfatt, grazie alla loro flessibilità e alle molteplici funzionalità, sono in grado di soddisfare le esigenze di attività di varie dimensioni e appartenenti a diversi settori.

Il software gestionale è uno strumento che rende più efficiente il lavoro e praticamente indispensabile per alcune aziende. Abbiamo esaminato quali funzioni possiede solitamente e le principali tipologie in cui può presentarsi. Una guida semplice che puoi utilizzare per districarti nella complessità del mercato dei gestionali.