Software gestionale: tutte le caratteristiche indispensabili – Guida pratica alla scelta del gestionale

La storia del software gestionale è ormai lunga e corposa. Come tutti i software, infatti, anche le soluzioni gestionali, dopo i primi anni settanta, hanno vissuto una continua e solida accelerazione della loro evoluzione. Nati come strumenti ad uso esclusivo di poche grandi realtà, oggi i software gestionali di fatturazione e gestione finanziaria sono ritenuti degli strumenti vitali per ogni impresa, anche la più piccola.

“il 58% delle piccole imprese vincenti che ha superato la crisi, usava un software gestionale.
Al contrario, solo il 14% delle aziende fallite utilizzava tale strumento.”

Il mercato dei software di fatturazione e dei gestionali oggi offre innumerevoli soluzioni, ma la scelta della giusta soluzione può diventare molto difficile se non si hanno le idee chiare sulle caratteristiche essenziali necessarie alla gestione della propria attività o impresa.

Per semplificare l’identificazione delle funzionalità fondamentali abbiamo pensato di produrre un preciso elenco di caratteristiche irrinunciabili che deve avere un buon software gestionale per la tua impresa o studio professionale.

Da questa analisi è nata la guida in PDF “31 Caratteristiche e funzionalità indispensabili per il tuo Software Gestionale” una lista delle funzionalità che dovresti cercare e pretendere per la gestione della tua attività.

L’articolo che segue è un sunto del contenuto della guida che puoi scaricare gratis qui.

Semplicità d’uso

In Italia si contano circa 4 milioni e 350 mila imprese che rientrano nella definizione di PMI (Piccole Medie Imprese). Il 99,4% di queste sono microimprese (94,8%) e piccole imprese (4,6%).

Quindi, nella maggioranza dei casi, il software di fatturazione o il gestionale verrà usato dall’imprenditore stesso o al massimo da un collaboratore e non da un contabile professionista. Diventa così fondamentale scegliere un programma con un’interfaccia intuitiva e pensato all’origine per la tua realtà.

Questo non vuol dire che il software gestionale debba essere sviluppato su misura (soluzione estremamente onerosa), ma, semplicemente, non devono essere necessarie  competenze fiscali o informatiche specialistiche per usarlo.

Ricorda, lo scopo del gestionale è quello di farti spendere il minor tempo possibile a emettere fatture, redigere preventivi, gestire pagamenti, movimentare il magazzino, ecc…

Alta automazione

Il software gestionale deve avere come primario obiettivo quello di abbattere il tempo speso in attività improduttive velocizzando e semplificando i processi.

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Diminuire drasticamente la possibilità di commettere errori è senz’altro un buon punto di partenza. Campi facilmente richiamabili da listini e anagrafiche, scadenze di pagamento automatiche, l’auto-numerazione dei documenti (preventivi, fatture, DDT, ecc.) e la trasformazione automatica di documenti sono essenziali per qualsiasi strumento gestionale.

Estremamente utile è poter trasformare agilmente un ordine a un fornitore in un’entrata di magazzino, un preventivo in fattura o una fattura pro-forma. Questo automatismo elimina gli errori più comuni di digitazione o di calcolo, tipici della gestione tramite strumenti inadatti come modelli prestampati e fogli elettronici (excel).

Avere più tempo da dedicare alla cura dei contatti commerciali, ad attività produttive o, banalmente, alla propria vita personale non ha prezzo.

Affidabilità e aggiornamenti

La fiducia nel fornitore è fondamentale anche quando si parla della scelta di un software per la gestione aziendale.

La scelta di investire in un prodotto di una realtà solida e affermata è una mossa spesso sottovalutata. Affidarsi a un fornitore immaturo o poco solido potrebbe metterci in difficoltà più di quanto possiamo immaginare.

Una realtà solida è garanzia di un prodotto sviluppato e supportato per lungo tempo, aggiornamenti puntuali e veloci, oltre ad un know-how tecnico e funzionale che solo il tempo e l’esperienza riescono a garantire. Trovarsi con il fornitore del gestionale che chiude i battenti l’anno dopo l’acquisto, o con un team non in grado di garantire rapidamente gli ultimi aggiornamenti fiscali può trasformare un investimento in un costo.

E’ quindi fondamentale assicurarsi che la soluzione scelta sia aggiornata con continuità nel tempo, ovvero che il software sia “vivo” e che l’ultimo aggiornamento non risalga a 2 anni fa!

La reattività ai cambiamenti fiscali è ovviamente altrettanto importante! L’Italia è un ambiente “ostile” per i software gestionali. Non tutti i produttori sono infatti in grado di adattare e aggiornare in tempi utili il software alle nuove leggi e regole fiscali che annualmente si sommano o variano.

Gestione pagamenti, prima nota e scadenzario

“Sette fallimenti su dieci sono attribuiti a problemi finanziari dell’impresa: difficoltà di accesso al credito e scarsa liquidità sono le principali motivazioni.”

La gestione finanziaria, ovvero la gestione del denaro è l’amministrazione della linfa vitale di un’impresa. Il controllo sulla liquidità aziendale e sui flussi di cassa è il fondamento della gestione d’impresa.

Gli strumenti per monitorare e analizzare la gestione delle finanze nel tempo sono facilmente identificabili:

• gestione dei pagamenti;
• registro di prima nota;
• scadenzario.

Il “Controllo finanziario”, per molti, sembra un’attività esclusivamente legata alle grandi realtà imprenditoriali. Non è così. La gestione finanziaria parte dal tracciamento dei flussi di cassa e dalla tenuta continua della prima nota, elementi essenziali per ogni gestionale che si rispetti. Inoltre, la tenuta della prima nota cassa è ancor più fondamentale per i professionisti che rispondono proprio al principio di cassa per la dichiarazione dei redditi.

I pagamenti in contanti sono in progressiva contrazione a favore di pagamenti con minori rischi e costi di gestione. Questo porta le imprese a gestire sempre di più i movimenti di denaro tramite i propri conti bancari. Gli istituti bancari accettano richieste di pagamento Riba, SDD e ordini di bonifico tramite l’home-banking, ma non tutti sanno che consentono anche un collegamento con il software gestionale (purché il gestionale sia predisposto). Scegliere quindi un software predisposto all’integrazione home-banking è un altro elemento essenziale per velocizzare il lavoro, soprattutto quando si devono gestire decine o centinaia di pagamenti in uscita!

Da non sottovalutare anche la possibilità di integrazione con soluzioni moderne come mobile-POS o PayPal.

Infine, lo scadenzario, ovvero una funzione che ricordi le scadenze dei pagamenti in entrata e uscita, è ovviamente irrinunciabile, ancor di più se integrato con funzioni per l’invio di solleciti di pagamento.

Fatturazione

La corretta gestione delle fatture è senza dubbio la base di ogni buon gestionale.

Emettere fatture dev’essere semplice! Compilarle richiamando anagrafiche, voci e aliquote IVA differenti è essenziale, come anche poter personalizzare i modelli dei vari documenti in modo agile.

Anche il calcolo inverso della fattura è una funzione incredibilmente utile, ma non sempre presente. Utile soprattutto per i professionisti, questa funzione permette di calcolare l’importo da inserire in una riga fattura per ottenere un determinato “Totale dovuto”, considerando IVA, sconti, ritenuta d’acconto, cassa previdenziale, ecc.

Altra funzione molto comoda è la gestione della fatturazione ricorrente che permette di gestire agilmente: canoni, assistenze e servizi continuativi nel tempo.

Se lavori con la Pubblica Amministrazione è obbligatorio già da tempo inviare fatture elettroniche. Prestissimo la fattura elettronica sarà estesa in modo più o meno obbligato anche ai rapporti tra imprese private (fatturazione elettronica B2B). Impossibile, quindi, non prendere in considerazione una soluzione gestionale che non soltanto produca il formato elettronico necessario, ma fornisca anche una soluzione per invio e conservazione digitale delle fatture.

Gestione di magazzino

Per molte imprese la gestione magazzino e la logistica sono il cuore pulsante del lavoro.

Una gestione di magazzino efficiente non può fare a meno di strumenti e informazioni quali:

• Tracciabilità: per sapere sempre in che modo un certo prodotto, associato ad un lotto di produzione o tramite seriale, è stato movimentato, acquistato e venduto. Codici a barre e lettori: poter stampare etichette personalizzate e sfruttare strumenti come i lettori di codice a barre o i terminalini laser portatili migliora la produttività anche delle gestioni più complesse.
• Scorte, giacenze e riordini: accesso in tempo reale a informazioni chiave come la situazione scorte e avere dettagli come: giacenze regolari, merce in arrivo, prodotti esauriti, sotto scorta di sicurezza o da riordinare.
• Gestione multi-magazzino: una caratteristica da non dare per scontata.
• Gestione taglie e colore: essenziale per chiunque lavori nell’abbigliamento o nella vendita di calzature è quasi banale, ma non tutti i gestionali la mettono a disposizione.

Supporto alla vendita

I migliori software gestionali forniscono numerosi strumenti a supporto delle attività di vendita.

Il punto di partenza è sicuramente la possibilità di emettere preventivi in modo semplice e rapido grazie al richiamo di voci (prodotti e servizi) a listino e all’applicazione di scontistiche specifiche.

La gestione di listini è prevista da quasi ogni gestionale, ma la differenza sta nei dettagli. Sono facilmente aggiornabili? Possono contenere foto dei prodotti? Se ne possano inserire un numero congruo? E’ possibile importare ed esportare?

Il collegamento del gestionale al registratore di cassa può essere una vera e propria pena se il software non prevede un’ampia compatibilità con differenti modelli di molte case produttrici di registratori fiscali. Per questo motivo molti imprenditori ripiegano sul gestionale fornito dal produttore del registratore di cassa, che spesso non è all’altezza delle aspettative e necessità.

Ultimo, ma non meno importante, la possibilità di integrazione con l’e-commerce è una delle funzionalità più delicate. Sempre più aziende e negozi di ogni genere trovano nell’e-commerce nuovo ossigeno e a volte un vero e proprio rilancio del business. Scegliere un gestionale che sia storicamente legato al mondo e-commerce e che preveda integrazioni con le maggiori piattaforme e market-place può essere una scelta dall’enorme valore strategico.

Scalabilità

La “scalabilità” è la capacità di un sistema di adattarsi al variare del volume o della tipologia dei dati trattati.

In pratica, la scelta del software gestionale deve passare anche dalla valutazione delle necessità di gestione nel medio termine (2-3 anni).

Alcuni esempi da prendere in considerazione:

• oggi gestisci 100 fatture all’anno, il software funzioni anche con 1000, il numero che gestirai tra 2 anni?
• anche se oggi sei solo, nel breve medio termine potresti aver bisogno di un accesso multiutente?

Altro punto cruciale nella scelta di una soluzione gestionale scalabile è la possibilità di integrazione con servizi/soluzioni/software esterni. Scegli sempre un software gestionale che abbia strumenti di importazione ed esportazione dati: solo in questo modo non rimarrai intrappolato nel tuo recinto e potrai aprirti alle opportunità che ti circondano.

Analisi semplici e chiare

Inserire i dati corretti e ordinati in un software gestionale porta sicuramente a un primo vantaggio che è quello di accedere facilmente a informazioni e documenti. Ma il fine ultimo di un gestionale è quello di cercare di controllare l’andamento di acquisti e vendite, nonché di flussi finanziari per il monitoraggio dei parametri di salute dell’attività.

E’ quindi importante che la soluzione gestionale permetta di vedere dati di fatturato aggregati secondo varie dimensioni e permetta di analizzare l’andamento del business in periodi differenti.

Assistenza e supporto

Avere un buon software gestionale ma non sapere a chi rivolgersi nel momento del bisogno o non avere strumenti a supporto è il peggiore degli scenari possibili.

Controlla sempre che il software disponga di:

• Manuale d’uso: non un semplice elenco di funzionalità non contestualizzate e organizzate dal punto di vista dell’utente, ma un manuale dettagliato che permetta di comprendere l’uso delle singole funzioni;
• Contenuti di supporto: video-guide, guide operative e seminari online si possono rivelare un enorme valore aggiunto al software permettendoti di risolvere in pochi minuti e in totale autonomia anche i dubbi più bloccanti;
• Customer care disponibile e preparato: avere la possibilità di contattare degli esperti preparati e disponibili via web o al telefono è impagabile quando guide e manuali non sono stati risolutivi.

Conclusioni

Quando si passa da una gestione dell’attività manuale o “fai da te” all’uso di un software gestionale, i numerosi vantaggi si percepiscono fin dalle prime settimane di utilizzo. Passare da una gestione in cui servono diversi minuti o addirittura ore per trovare un documento o fare una semplice analisi del fatturato, a compiere queste azioni in pochi clic, si traduce direttamente in efficienza e produttività.

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