Perchè usare un software gestionale se hai una piccola impresa: il parere del commercialista

Può essere utile dotarsi di un software gestionale per la fatturazione, la prima nota, la gestione dei crediti e dei debiti, la gestione magazzino…?

Meglio gestire la contabilità internamente alla propria azienda o affidarsi ad un professionista esterno?

Molto spesso nel primo approccio con un cliente, soprattutto in sede di apertura di una nuova attività mi vengono poste queste domande alle quali non è possibile fornire una risposta univoca. La risposta può dipendere da molti fattori quali le dimensioni dell’impresa, il numero dei clienti da gestire e il grado di complessità dell’attività svolta.

Solitamente cerco di fornire alcune utili informazioni affinché anche il meno esperto dei clienti possa avere tutti gli strumenti per una scelta consapevole e basata su aspetti, troppe volte sottovalutati, di gestione amministrativa e organizzativa.

La scelta di una buona risorsa, così come quella di un buon software è importante perché la gestione finanziaria e della contabilità aziendale procedano in modo fluido e non siano di impedimento all’attività dell’imprenditore o a quella del commercialista.

Gestionale per professionisti e micro/piccole imprese

La quasi totalità dei liberi professionisti e delle micro e piccole imprese si affidano a un commercialista per la tenuta della contabilità aziendale molto spesso con l’obiettivo di conseguire un certo risparmio in termini di costi o per mancanza delle competenze necessarie (e paura delle possibili verifiche fiscali).

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Gestire la contabilità internamente significa infatti sostenere uno sforzo economico maggiore. Spesso è necessario avere una persona competente dedicata alla gestione amministrativa e contabile. Rilevante, in questi casi, è anche la spesa per il software gestionale specifico, i relativi aggiornamenti, la formazione e la manutenzione (solitamente le soluzioni gestionali che permettono la completa gestione fiscale e contabile sono molto più onerose e complesse da usare).

La soluzione migliore è rappresentata dalla scelta di un buon software gestionale che gestisca ordini, fatturazione, incassi, pagamenti e in caso il magazzino. Uno strumento utile sia all’imprenditore per tenere sotto controllo l’andamento della propria azienda sia al libero professionista per semplificare l’attività di fatturazione e gestione della prima nota.

Software gestionale: vantaggi per l’impresa e l’imprenditore

Il software gestionale non è uno strumento solo per aziende medio-grandi o in espansione, anche la micro-piccola impresa o il libero professionista possono trarre enormi vantaggi dalla giusta soluzione gestionale, sicuramente il primo passo verso l’espansione del proprio business.

Certo, più l’azienda o lo studio professionale cresce e maggiori sono le esigenze: è proprio per questo che è necessario scegliere sempre un software gestionale che possa adattarsi nel tempo a quelle che sono le necessità naturali dell’attività. Solitamente, una domanda utile da farsi è: dove sarà probabilmente la mia attività tra 3-4 anni? Di quali funzioni o caratteristiche potrei avere bisogno? E, quindi, scegliere di conseguenza.

E’ chiaro come l’imprenditore può ottenere molti benefici dall’utilizzo di software gestionali:

• avere sotto controllo in qualsiasi momento la situazione dei pagamenti;
• la puntuale acquisizione delle anagrafiche dei clienti e dei fornitori per una corretta fatturazione e gestione delle comunicazioni;
• il monitoraggio completo e costante dei crediti verso i clienti attraverso un sistema che ti permetta, alle scadenza previste, anche eventuali solleciti;
• tutti i vantaggi delle molte funzionalità e integrazioni a corollario delle soluzioni gestionali aziendali oggi sul mercato, come: gestione del magazzino, analisi del fatturato, tenuta automatica dei registri IVA e dei corrispettivi, la gestione e-commerce ecc…
• evitare di dover affrontare problematiche di varia difficoltà legate all’inefficienza, sprechi di tempo e risorse, errori umani e tutto quanto può riguardare, e purtroppo danneggiare, l’organizzazione del lavoro e della produzione;
• anche dal punto di vista del marketing l’utilizzo di un software gestionale può rappresentare una fonte preziosa di dati sui clienti, sia anagrafici sia quantitativi sul numero di vendite, ordini e fatturato, potendo così tenere sempre sotto controllo la posizione di ogni cliente e avere degli input concreti su come gestire la relazione con lo stesso;
• nel caso in cui l’impresa sia già strutturata sarà possibile ottimizzare la collaborazione tra le varie funzioni (produzione, commerciale, marketing, servizi post vendita) per l’immediata risoluzione di problemi specifici il tutto con l’obiettivo di aumentare la soddisfazione del cliente finale, attraverso procedure e processi uniformi.

Software gestionale: vantaggi per il rapporto con il tuo commercialista

In ultima istanza, anche il commercialista, a cui viene poi demandata la tenuta della contabilità e degli adempimenti fiscali può beneficiare dei vantaggi di un efficiente uso del software gestionale aziendale.

Una tenuta ordinata e corretta dei documenti, la prima nota aggiornata, l’assenza di errori nella fatturazione, ecc… sono condizioni che permettono al commercialista di usare il tempo dedicato alla consulenza per aiutarti veramente a crescere e a gestire al meglio la tua attività, anziché “sprecarlo” interamente nell’ordinare fatture disordinate, ricercare documenti dispersi, riconciliare decine di pagamenti ecc…

Pensaci! Spesso ci si lamenta del costo orario del commercialista. Ma, vuoi veramente pagare una persona solo per riordinare le fatture e verificare i pagamenti? O preferisci che il commercialista sfrutti la sua competenza e professionalità nell’analisi delle situazioni contabili economico – patrimoniali e che ti fornisca un quadro sempre aggiornato e completo sullo stato di salute della tua azienda permettendoti di fare scelte efficaci per la crescita della tua impresa?

Quindi, l’utilizzo di un buon software gestionale adatto alle tue esigenze ti permetterà, nel rapporto con il tuo commercialista di ottenere:

• una maggiore rapidità: non dovrai attendere giorni per ottenere risposte sulla tua contabilità;
• un aumento della produttività: sarà possibile sfruttare le competenze del professionista che ti assiste per fare valutazioni che ti possano aiutare a prendere decisioni per migliorare la tua azienda;
• maggiore sicurezza: lavorando meglio si riduce il rischio di commettere errori evitando quindi il più possibile contestazioni dell’amministrazione finanziaria.

Quando, poi, l’azienda cresce

Cresce l’azienda, aumentano le esigenze.

Ecco quindi che è arrivato il momento di pensare a un miglioramento anche della funzione amministrativa della tua azienda, aspetto che talvolta viene sottovalutato nelle realtà in crescita: l’assunzione di personale qualificato per la gestione interna della contabilità e di alcuni degli adempimenti previsti dalla normativa e conseguentemente utilizzo di software gestionali integrati e adatti anche alla gestione contabile e fiscale che permettano di accompagnare la crescita dell’impresa nel miglior modo possibile.

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