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Conservazione sostitutiva di fatture elettroniche: cos’è, cosa dice la normativa e come funziona?

Conservazione sostitutiva

Conservazione sostitutiva, una parte inscindibile del processo d’emissione di fatture elettroniche PA e B2B. Quali sono i passi definiti dal legislatore e le procedure necessarie

 

La conservazione sostitutiva è sempre più parte del lessico delle imprese e delle partite IVA, soprattutto dall’entrata in vigore dell’obbligo della fatturazione elettronica verso la pubblica amministrazione nel 2014 e il seguente ampliamento 2019 con la fatturazione elettronica obbligatoria tra privati (B2B) e verso i consumatori (B2C).

Cos’è la conservazione sostitutiva di una fattura elettronica?

Per conservazione sostitutiva di una fattura o di un altro documento si intende una procedura informatica che conferisce valore legale nel tempo a un documento informatico. Per certi versi questa procedura permette oggi di equiparare la validità di un documento informatico a quella dell’originale cartaceo.

La vera utilità ovviamente si ha nell’applicazione della conservazione sostitutiva a tutti quei documenti che necessitano, per motivi pratici o di legge, di essere conservati per lungo tempo come ad esempio le fatture.

I vantaggi sono fortemente pratici, infatti imprese e pubblica amministrazione riducono via via i costi di stampa, stoccaggio e archiviazione di documenti legali e fatture sia in termini di spazio che di costi per il materiale di stampa, senza contare l’incredibile abbattimento dei tempi per la ricerca e la consultazione di tali documenti..

Conservazione sostitutiva e fatture elettroniche: come funziona?

La conservazione sostitutiva è ben definita dal Legislatore e richiede di seguire alcuni passi formali (in gran parte, accortezze di processo automatizzabili, una volta definite), passi riassumibili essenzialmente in 5 procedure imprescindibili per la conservazione sostitutiva delle fatture.

NB: per quanto riguarda la conservazione sostitutiva delle fatture elettroniche e tutti gli altri requisiti della fatturazione elettronica i gestionali come Danea Easyfatt e Fatture in Cloud prevedono già servizi all-inclusive che permettono di non dover affrontare sul lato tecnologico e normativo queste complesse procedure.

Gli step principali per la conservazione sostitutiva di una fattura emessa:

  • Le fatture in formato Xml
    Per emettere una fattura elettronica la questione è abbastanza semplice, infatti il documento verrà prodotto da un software, come ad esempio Easyfatt, che creerà il flusso di dati strutturati (in formato XML), con gli stessi contenuti informativi della classica fattura cartacea.
  • La firma digitale
    Come anticipato in altri articoli, alla fattura elettronica, per avere valore ed essere poi conservata, deve venire apposta una firma elettronica qualificata.
  • L’indicizzazione
    Alla fattura in formato elettronico viene associato un sottoinsieme di dati (n° fattura, partita IVA del cliente e via dicendo), che consentono di “indicizzare” il singolo documento e di effettuare agilmente successive ricerche nell’archivio.
  • Il lotto di conservazione
    La singola fattura diviene parte poi di un “lotto di conservazione”, che può raggruppare anche molte fatture (in genere, tutte le fatture emesse in un determinato arco temporale). Il lotto deve garantire sia l’ordine cronologico sia la completa continuità per ciascun periodo d’imposta, ovvero non si potrà avere in un lotto le fatture n° 1 e n° 4 senza aver inserito anche le n° 2 e la n° 3).
  • La chiusura del lotto con marca temporale e firma
    I singoli lotti di conservazione vengono marcati temporalmente e firmati con firma elettronica qualificata, questa volta però del Responsabile della Conservazione Sostitutiva. La marca temporale tecnicamente si appone collegandosi con il sistema esterno di una Certificate Authority che garantisce il preciso momento in cui avviene la marcatura. In questo modo, i lotti di conservazione sono “bloccati” nella forma, contenuto e tempo; dalla firma digitale e dalla marca temporale.

Completato questo percorso, i lotti di fatture verranno conservati per 10 anni, secondo normativa. Per questa fase finale entra in gioco una figura particolare, prevista dalla legge, caricata di una serie di compiti descritti nella deliberazione CNIPA n. 11/2004 e che trattiamo nell’articolo di approfondimento: Responsabile della conservazione sostitutiva.

Ulteriori risorse utili:

Principali norme di riferimento relative all’archiviazione sostitutiva

Alvise

Classe 83. Trevigiano di nascita ma Internettiano d’adozione. Non ho ricordi di casa mia senza un computer. La prima volta che ho messo piede sul web avevo 12 anni, Google ancora non esisteva e ci volevano ...

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