Cos’è e come funziona la Firma Digitale per le fatture elettroniche e come fare per ottenerla (sempre che ti serva!)

Cos’é la firma digitale? La firma digitale è l’equivalente informatico della firma autografa che solitamente apponi sui documenti cartacei per conferirgli valore legale.

La firma digitale di una fattura elettronica può sembrare qualcosa di più vicino a un film di fantascienza che alla realtà di una impresa o di una partita IVA. Ma, non facciamoci spaventare dalle parole e capiamo nella pratica cos’é e come funziona la firma digitale.

Quando parliamo di Firma Digitale in relazione alla fatturazione elettronica, o come definita dai testi normativi Firma Elettronica Qualificata, intendiamo:

…un particolare tipo di firma elettronica avanzata che si basa su un certificato qualificato rilasciato da un certificatore accreditato e realizzata mediante un dispositivo sicuro per la creazione della firma.

La firma digitale di un documento informatico come una fattura elettronica è necessaria perché si propone di soddisfare tre caratteristiche specifiche:

• Autenticità: ovvero che il destinatario possa verificare l’identità del mittente;
• Non ripudiabilità: che il mittente non possa quindi disconoscere un documento da lui firmato;
• Integrità: che nessuno possa alterare il documento.

Essenzialmente si tratta del mezzo attraverso il quale i privati cittadini, imprese e amministrazioni pubbliche possono dare valore legale ai documenti che firmano al computer.

Questo mezzo si inserisce perfettamente nei provvedimenti introdotti anche dal SEPA che ci porteranno pian piano nei prossimi anni a usare sempre meno carta e penna in favore di file digitali più facili da gestire, inviare, importare e archiviare.

Come ottenere la Firma Elettronica Qualificata per firmare le fatture elettroniche?

Non sei solo in questa ricerca.

Ma, la prima cosa da chiederti è: “ne ho davvero bisogno?”

Easyfatt è il software di fatturazione e gestionale utilizzato ogni giorno da oltre 100.000 imprese italiane.

PROVALO GRATIS ORA

Se, infatti, sei dotato o stai per dotarti di un software di fatturazione elettronica completo come Danea Easyfatt o Fatture in Cloud non avrai bisogno di una tua firma digitale per firmare le fatture elettroniche dal 2019.

Perché? Perché questi gestionali si occupano al tuo posto di firmare, inviare e conservare le tue fatture elettroniche B2B, B2C e verso la PA!

Ma, come ottenere la tua firma digitale per poter firmare agevolmente documenti con valore legale da scambiare con privati, enti della pubblica amministrazione o aziende private? Prima la brutta notizia: la firma digitale non è gratuita e nella maggior parte dei casi non la ottieni in pochi minuti.

Il Kit per la firma digitale

Per ottenere la Firma Elettronica Qualificata, la prima cosa da fare è collegarti al sito di una delle aziende che offrono kit per firma digitale, ad esempio: TeamSystem, Infocert, Aruba, Poste Italiane o simili (con una facile ricerca su internet ne troverai decine!) e selezionare il kit da acquistare.

Esistono vari formati di kit e una volta fatta la scelta basterà seguire la procedura guidata dell’acquisto ed eseguire il pagamento online con il metodo preferito.

I documenti necessari da firmare e autenticare

Ad acquisto completato, riceverai un messaggio di posta elettronica con in allegato alcuni documenti, necessari per ottenere il tuo dispositivo, che dovrai stampare, firmare e autenticare presso un ufficio del Comune della tua città. Ovviamente come la quasi totalità di queste procedure burocratiche, dovrai pagare una marca da bollo (circa 15 euro) per completare l’operazione.

I documenti autenticati dovranno poi essere inviati, accompagnati da una copia fronte-retro di un documento d’identità valido, tramite posta ordinaria/raccomandata/prioritaria all’indirizzo indicato nella email ricevuta in precedenza.

Il tempo di attesa per ricezione del kit per firma digitale dovrebbe essere di qualche giorno. Mancherà ora un ultimo passo prima di poterla utilizzare per la convalida dei tuoi documenti e fatture digitali.

Attivazione del Kit per la firma digitale

Le attività di attivazione del kit potrebbero differire a seconda del fornitore presso il quale hai effettuato l’acquisto, una volta ricevuto il kit infatti potrebbe esserti richiesto di collegarti al sito Internet del fornitore per completare l’inserimento dei dati ed iniziare così ad usare il dispositivo.

Et voilà, il gioco è fatto! Non ti resterà che scaricare il software necessario ad apporre la Firma Elettronica Qualificata (nel caso non fosse incluso nel kit acquistato) e sarai pronto a firmare fatture elettroniche e documenti in formato digitale dando ad essi validità legale.