Responsabile della conservazione sostitutiva

Responsabile della conservazione sostitutiva, chi è e quali compiti ha?

La normativa prevede una figura di responsabile della conservazione sostitutiva che può essere sia interno che esterno all’impresa, ma chi è e quali compiti ha in carico?

La figura del Responsabile della conservazione sostitutiva è definita all’interno della deliberazione del CNIPA n. 11/2004 e confermata nel 2009 dalla Agenzia delle Entrate nella risposta a un interpello. Nello specifico è l’art. 5 della stessa Deliberazione CNIPA a definire ruoli e responsabilità del “garante” della bontà del processo di conservazione sostituiva.

Il Responsabile della conservazione essenzialmente è identificato con il contribuente che però può designare un soggetto terzo per la cura e la responsabilità del processo di conservazione e della tenuta degli archivi.

Nel caso in cui il soggetto contribuente fosse una persona giuridica e non una persona fisica (ad es. società, associazioni, fondazioni e simili), è possibile nominare come responsabile della conservazione sostitutiva un soggetto interno che abbia rapporti qualificati con il soggetto contribuente come, ad esempio, un socio o un amministratore; oppure come ipotizzavamo poco fa, è possibile identificare un responsabile esterno.

Il Responsabile della conservazione sostitutiva non deve essere per forza una persona fisica, ma può essere a sua volta una persona giuridica. E’ possibile infatti fare ricorso a enti o società specializzate nella conservazione sostitutiva professionale per la delega della responsabilità della conservazione.

La scelta di affidare a terzi il servizio di conservazione sostitutiva è senza dubbio la scelta più comune, soprattutto per quanto riguarda le piccole e medie imprese. Il perchè, è presto detto. Basta infatti consultare l’enorme numero di responsabilità e compiti, spesso estremamente tecnici richiesti al Responsabile della conservazione sostitutiva.

Precisamente, i suoi compiti sono:

  1. Definire le caratteristiche e i requisiti del sistema di conservazione, organizzare i contenuti e gestire le procedure di sicurezza e di tracciabilita’ che ne garantiscono la corretta conservazione, anche al fine di consentirne l’esibizione nel caso sia richiesta;

  2. Archiviare e rendere disponibili in relazione ad ogni supporto di memorizzazione le seguenti informazioni:

    1. la descrizione dei contenuti di tutti i documenti;

    2. la descrizione e l’identificazione del responsabile della conservazione;

    3. la descrizione e l’identificazione delle persone eventualmente delegate dal responsabile della conservazione, indicando i compiti di queste ultime;

    4. l’indicazione delle copie di sicurezza;

  3. Mantenere e rendere accessibile un archivio software con i programmi in gestione nelle eventuali diverse versioni;

  4. Verificare il funzionamento corretto del sistema e dei programmi di gestione;

  5. Assicurare la sicurezza fisica e logica del sistema usato per la conservazione sostitutiva e delle copie di sicurezza dei supporti di memorizzazione, adottando tutte le misure necessarie;

  6. Definire e trascrivere tutte le procedure di sicurezza che permettono di rispettare le norme che regolano l’apposizione del riferimento temporale;

  7. Assicurare che sia presente un pubblico ufficiale (tipicamente un notaio) in tutti quei casi in cui sia previsto il suo intervento, garantendo a quest’ultimo tutta l’assistenza e le risorse necessarie per il compimento delle sue attività;

  8. Verificare periodicamente la leggibilità effettiva dei documenti conservati, provvedendo, se necessario al riversamento diretto o sostitutivo del contenuto dei supporti. La cadenza di questi controlli non deve essere superiore ai cinque anni.

Inoltre il responsabile deve rendere disponibili i documenti conservati in qualunque momento, che possono essere esibiti su supporto cartaceo o per via telematica.

Le fatture archiviate dovranno poter essere ricercate secondo cognome, nome, denominazione, codice fiscale, partita Iva, data o associazioni logiche tra questi.

Sottolineamo inoltre, per puro dovere di forma, che la responsabilità fiscale e tributaria resta a carico del contribuente, mentre quella operativa è del Responsabile.

Analizzando quindi i compiti, si capisce come il Responsabile della Conservazione Sostitutiva, concentri su di se una certa mole di competenze: informatiche, legali e archivistiche. Ecco quindi spiegata l’esistenza di numerose società specialistiche che riunendo al loro interno una serie di professionalità specifiche sono in grado di offrire agilmente tutto il know-how (complesso di competenze) necessario allo svolgimento di un compito così oneroso, sollevando molti imprenditori da dei costi di gestione e formazione essenzialmente insostenibili e non giustificabili, almeno per la maggior parte delle imprese.

photo credit: Argonne National Laboratory via photopin cc


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Alvise

Classe 83. Trevigiano di nascita ma Internettiano d’adozione. Non ho ricordi di casa mia senza un computer. La prima volta che ho messo piede sul web avevo 12 anni, Google ancora non esisteva e ci volevano ...

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2 commenti su “Responsabile della conservazione sostitutiva, chi è e quali compiti ha?
  1. Paolo Dal Zotto scrive:

    Volevo porgere all’attenzione il mio caso in modo da riuscire a risolvere per il meglio il mio problema che è il seguente:
    -premetto che sono anni oramai che utilizzo il software gestionale Danea Easyfatt con soddisfazione per la sua flessibilità e comprensione e, all’avvento della fatturazione elettronica, visto che ero già in possesso di firma digitale, ho deciso di effettuare la trasmissione in modo autonomo considerato il numero veramente iniquo delle fatture che devo emettere verso la PA. A partire da settembre 2015 poi il GSE Gestore dei Servizi Energetici ha pensato bene di pagare i proventi degli impianti fotovoltaici dietro emissione di fatturazione elettronica provvedendo lui stesso all’emissione, firma ed invio al sistema di interscambio delle fatture, girandomi, a ciclo concluso i file per l’archiviazione che devo assolvere a mio carico. Per cui ora mi trovo nella situazione di dover conservare elettronicamente le mie fatture sia prodotte da me direttamente sia del GSE ma non so come procedere vista la complessità della figura del Responsabile della Conservazione Sostitutiva e non posso neanche aderire in futuro al sistema di Danea Fatture PA visto che, da quanto ho capito non gestisce i file esterni (tipo fatture elettroniche da parte del GSE), come posso procedere quindi all’archiviazione delle fatture elettroniche che ho fino ad oggi? Per le successive è possibile aderire Fatture PA inserendo però anche quelle del GSE?
    Ringraziandovi del vostro lavoro attendo fiducioso un consiglio per disbrigare questa assurda burocrazia elettronica.

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