Prima nota: cos’è, come si fa e come si compila? La guida completa

La prima nota è un registro in cui vengono riportati i movimenti finanziari che avvengono in un’azienda.

Non è obbligatorio per legge e non vi sono forme o regole specifiche per la sua compilazione.

Tuttavia, risulta fondamentale per te, imprenditore o libero professionista che vuoi tenere traccia delle entrate e delle uscite, quindi avere un miglior controllo sulla situazione finanziaria della tua attività.

In questo articolo daremo una definizione di prima nota, differenziando prima nota cassa e banca.
Parleremo anche dell’utilità che può avere questo registro per la tua azienda e ti mostreremo come creare e compilare la prima nota, tramite un esempio e con l’utilizzo di un software prima nota.

Cos’è la prima nota (cassa e banca)

La prima nota è un registro contabile in cui vengono riportate in ordine di data i movimenti in entrata e in uscita di un’azienda.

La prima nota si distingue in:

• Prima nota cassa: un registro delle entrate e uscite dalla cassa, ossia da quel “posto” utilizzato per depositare e conservare i contanti. Sia un professionista che una grande azienda effettua delle operazioni con denaro contante: pagamenti ricevuti e spese in contanti sfuggono al controllo dell’estratto conto bancario. È necessario quindi un documento, la prima nota cassa, che tenga in ordine i movimenti in denaro contante
• Prima nota banca: un registro dei movimenti documentati da bonifici, assegni e cambiali, per cui non è avvenuta una movimentazione in denaro contante. Questi li puoi trovare anche negli estratti conto della banca e dovrai quindi periodicamente verificare che il saldo della banca corrisponda al saldo della tua prima nota.

A chi serve la prima nota?

Innanzitutto serve proprio a te. È buona norma aver sotto controllo le spese e i contanti che si hanno in cassa per evitare brutte sorprese, come restare senza contanti in cassa senza sapere il perché; la tenuta della prima nota rientra nella più generale gestione del cash flow (flussi di cassa).

Inoltre, il tuo commercialista ne avrà bisogno per tenere la tua contabilità; per questo conviene consegnargliela periodicamente (mensilmente o trimestralmente).

Il reddito imponibile dei professionisti viene determinato secondo il principio di cassa, ossia sulla base degli incassi percepiti nel corso del periodo d’imposta al netto delle spese sostenute nello stesso periodo.

Quindi, se sei un professionista, tenere regolarmente il registro prima nota è fondamentale anche da un punto di vista fiscale, per determinare in modo corretto le imposte da pagare.

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Come si fa la prima nota: informazioni minime necessarie

La prima nota è un documento che contiene una tabella: ogni riga della tabella è un’operazione di entrata o uscita.

In ogni riga della tabella vanno inserite le seguenti informazioni:

• data dell’operazione;
• la risorsa a cui si riferisce l’operazione: per capire se si tratta di un movimento di prima nota banca o cassa;
• descrizione dell’operazione;
• importo dell’operazione:
  • nella colonna avere o uscite se si tratta di una spesa,
  • nella colonna dare o entrate se si tratta di un’entrata;
• riferimento del documento fiscale come nr. di scontrino o fattura (è importante anche conservare lo scontrino o la fattura corrispondente);
• il saldo della cassa dopo l’operazione.

Esempio di prima nota

Ecco un un esempio realizzato mediante Danea Easyfatt, il software gestionale che, tra le tante funzionalità, permette anche di creare e gestire la prima nota.

Contiene le principali informazioni elencate nel paragrafo precedente, dalla data dell’operazione all’importo, fino al riferimento al documento fiscale. 

Quando e come compilare la prima nota?

Quando effettui le seguenti operazioni:

• l’incasso di un corrispettivo relativo all’emissione di una ricevuta o di una fattura;
• il pagamento e/o la ricevuta di una fattura di acquisto;
• il pagamento di un costo come ad esempio, bolli, affitti;
• il versamento di contanti in banca;
• il prelievo di contanti (in banca o allo sportello bancomat)

Se intendi compilare la prima nota sia cassa che banca, dovrai anche registrare anche tutte le operazioni bancarie o con la carta di credito.

Leggi anche la guida Danea al Registro corrispettivi.

Con che frequenza è necessario registrare i movimenti?

Non c’è un vero vincolo “fiscale” su quando registrare il movimento in denaro; però ti consigliamo di farlo subito o giornalmente in modo da evitare un tedioso lavoro di ricostruzione dei movimenti di denaro quando ci si accorge che il registrato saldo è molto diverso dai contanti che si trovano in cassa (o in un’altra risorsa).

Quali sono gli strumenti migliori per la gestione della prima nota?

Per creare e gestire un registro di prima nota puoi utilizzare diversi strumenti.

Quello più semplice è il blocco di fogli di carta con la tabella prestampata. Ce ne sono in commercio molti ed economici. Puoi anche stamparne uno in autonomia, basta che la griglia riporti le colonne con i dati che ci serve registrare.

È ovvio che esistono molte controindicazioni, come ad esempio il calcolo del saldo, che deve essere fatto con la calcolatrice.

La seconda alternativa è usare un foglio di calcolo (ad esempio un software come Excel), nel quale riportare tutte le informazioni in una griglia e dove puoi aggiungere qualche formula per sommare le entrate, sommare le uscite e aggiornare il saldo totale.

Un paio di consigli se hai parecchi movimenti (più di 20 al mese): tenere un file Excel per ogni anno e un “foglio di lavoro” al mese.

Per tenere sotto controllo tutte le operazioni e ridurre al minimo la probabilità d’errore, puoi ricorrere ad un software.

La prima nota di Danea Easyfatt, ad esempio, registra in automatico le entrate e le uscite collegate ai alle fatture e documenti emessi e alle registrazioni di acqusito. Puoi anche aggiungere manualmente movimenti non collegati ai documenti emessi e ricevuti e i giroconti.

Easyfatt ti restituisce una visione della prima nota semplice, con tutti i dati necessari (risorsa, soggetto, movimento, etc.) e che puoi filtrare per ottenere le informazioni che ti occorrono.

Che differenza c’è tra prima nota e libro giornale?

La prima nota non è un documento fiscale, il libro giornale sì, quindi la registrazione delle operazioni nel libro giornale è più rigida.

La prima nota “Diviene un vero e proprio libro giornale con validità giuridica e fiscale quando è regolarmente numerato e bollato prima dell’uso e contiene tutte le operazioni di gestione di un’impresa.” (Ris. Min.Fin. n.9/101 del 9.08.79).