Prima nota: cos’è e come si compila? La guida completa a come si fa la prima nota cassa

La prima nota cassa è un registro delle entrate e uscite dalla cassa. E la cassa è proprio quel posto che utilizziamo per depositare e conservare i contanti.

Sia un professionista, che una grande azienda effettua delle operazioni con denaro contante: pagamenti ricevuti e spese in contanti sfuggono al controllo dell’estratto conto bancario. E’ necessario quindi un documento che tenga in ordine i movimenti in denaro contante: prima nota cassa.

Nulla ti vieta di tenere nella prima nota, non solo una registrazione dei movimenti di cassa, ma anche dei movimenti bancari. Questi ultimi li potrai trovare anche negli estratti conto della banca e dovrai quindi periodicamente verificare che il saldo della banca corrisponda al saldo della tua prima nota. In questo caso si parla di prima nota e non prima nota cassa.

A chi serve la prima nota?

Innanzitutto serve proprio a te. È buona norma aver sotto controllo le spese e i contanti che si hanno in cassa per evitare brutte sorprese, come restare senza contanti in cassa senza sapere il perché; la tenuta della prima nota rientra nella più generale gestione del cash flow (flussi di cassa). Inoltre il tuo commercialista ne avrà bisogno per tenere la tua contabilità; per questo conviene consegnargliela periodicamente (mensilmente o trimestralmente).

Il reddito imponibile dei professionisti viene determinato secondo il principio di cassa, quindi sulla base degli incassi percepiti nel corso del periodo d’imposta al netto delle spese sostenute nello stesso periodo. Quindi, se sei un professionista, tenere regolarmente il registro prima nota è fondamentale anche da un punto di vista fiscale, per determinare in modo corretto le imposte da pagare.

Leggi altre (ottime) motivazioni per tenere un registro di prima nota cassa nell’articolo “Prima nota: perché registrare acquisti e spese puntualmente?“

Come si fa la prima nota: informazioni minime necessarie

La prima nota è un documento che contiene una tabella: ogni riga della tabella è un’operazione di entrata o uscita.

In ogni riga della tabella vanno inserite le seguenti informazioni:

• data dell’operazione

• descrizione dell’operazione

• importo dell’operazione:

  • nella colonna avere o uscite se si tratta di una spesa

  • nella colonna dare o entrate se si tratta di un’entrata

• riferimento del documento fiscale come nr. di scontrino o fattura (è importante anche conservare lo scontrino o la fattura corrispondente)

• (opzionale) partite fuori cassa: cioè le operazioni di denaro che non riguardano la cassa e il contante, come i bonifici.

• il saldo della cassa dopo l’operazione

Esempio di prima nota

Di seguito un esempio realizzato mediante il programma con prima nota Danea Easyfatt; contiene le principali informazioni elencate nel paragrafo precedente, dalla data dell’operazione all’importo, fino al riferimento al documento fiscale. 

Quando e cosa devo inserire nella prima nota?

Quando effettui le seguenti operazioni:

• l’incasso di un corrispettivo relativo all’emissione di una ricevuta o di una fattura

• il pagamento e/o la ricevuta di una fattura di acquisto;

• il pagamento di un costo come ad esempio, bolli, affitti

• il versamento di contanti in banca

• il prelievo di contanti (in banca o allo sportello bancomat)

Se si intende compilare una prima nota, nel senso più esteso del termine, è necessario registrare anche tutte le operazioni bancarie o con la carta di credito.

Leggi anche la guida Danea al Registro corrispettivi.

Con che frequenza è necessario registrare i movimenti?

Non c’è un vero vincolo “fiscale” su quando registrare il movimento in denaro; però è buona norma farlo subito o giornalmente in modo da evitare un tedioso lavoro di ricostruzione dei movimenti di denaro quando ci si accorge che il registrato saldo è molto diverso dai contanti che si trovano in cassa (o in un’altra risorsa).

Quali sono gli strumenti e i migliori software prima nota?

Lo strumento più semplice è un blocco di fogli con la tabella prestampata. Ce ne sono in commercio molti ed economici. E’ possibile anche stamparsene uno da soli, basta che la griglia riporti le colonne con i dati che ci serve registrare.

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E’ ovvio che usare uno strumento come la carta ha molte controindicazioni, come ad esempio il calcolo del saldo: che deve essere fatto con la calcolatrice.

La seconda alternativa è usare un foglio di calcolo (ad esempio un software come Excel), nel quale riportare tutte le informazioni in una griglia e nel quale possiamo aggiungere qualche formula per sommare le entrate, sommare le uscite e aggiornare il saldo totale. Un paio di consigli se abbiamo parecchi movimenti (più di 20 al mese): tenere un file Excel per ogni anno e un “foglio di lavoro” al mese.

Per tenere sotto controllo tutte le operazioni e per ridurre al minimo la probabilità d’errore, si può ricorrere ad un software: Danea Easyfatt ad esempio permette di registrare la prima nota e anche di memorizzare alcuni dettagli che ci consentono di controllare meglio i movimenti. Ad esempio permettono di associare un contatto ad ogni movimento, di registrare i movimenti divisi per risorsa (cassa, banca, carta di credito, etc).

Che differenza c’è tra prima nota e libro giornale?

La prima nota non è un documento fiscale, il libro giornale sì, quindi la registrazione delle operazioni nel libro giornale è più rigida.

La prima nota “Diviene un vero e proprio libro giornale con validità giuridica e fiscale quando è regolarmente numerato e bollato prima dell’uso e contiene tutte le operazioni di gestione di un’impresa.” (Ris. Min.Fin. n.9/101 del 9.08.79).

Leggi anche l’articolo “Prima nota: i consigli del commercialista“