Prima nota cassa: perché è così importante? Il punto di vista del commercialista

Molto spesso negli incontri con i clienti, soprattutto professionisti e piccoli imprenditori mi soffermo a spiegare l’importanza della corretta, puntuale e precisa gestione e tenuta del registro di prima nota.

La prima nota infatti è un registro elementare che non richiede particolari formalità per la sua tenuta e nessuna forma obbligatoria, e viene utilizzato per rilevare i movimenti economici e finanziari di un’azienda. La prima nota è unica e dovrebbe comprendere tutte le operazioni effettuate; a volte tuttavia, anche a seconda delle dimensioni dell’impresa e del numero delle operazioni da rilevare può anche essere divisa in due:

• la prima nota cassa in cui si annotano solo le operazioni caratterizzate dalle movimentazioni di denaro contante;
• la prima nota banca (detta anche prima nota fuori cassa) per tutte le altre operazioni documentate da cambiali, fatture, assegni per i quali non c’è stata ancora alcuna movimentazione di denaro contante.

Non essendo un documento obbligatorio, non esistono modelli di riferimento, ma è possibile scegliere liberamente quale modello utilizzare: è possibile rilevare i movimenti di prima nota su moduli prestampati cartacei, è possibile utilizzare fogli di calcolo come quelli di Excel, che hanno il vantaggio di avere sempre aggiornato il saldo cassa (o banca) dopo ogni operazione, o meglio ancora è possibile ricorrere all’utilizzo di software gestionali di fatturazione come Danea Easyfatt che includono funzioni di gestione pagamenti e prima nota, scelta consigliabile nel caso in cui si debbano gestire un numero considerevole di operazioni, quindi non solamente quelle relative alle movimentazioni finanziarie, operazioni che ci permettono di ricavare anche altre informazioni per un miglior controllo e gestione dell’azienda.

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Quindi ad esempio sarà possibile annotare in prima nota non solamente incassi e pagamenti, ma rilevare anche le fatture emesse, il ricevimento di fatture d’acquisto, le operazioni relative a costi sostenuti non documentati da fatture, l’erogazione di un finanziamento, l’accredito di un contributo: la gestione della prima nota potrà essere più o meno analitica e contenere informazioni più o meno dettagliate a seconda delle esigenze dell’imprenditore che attraverso la prima nota potrà avere un maggior controllo sulla gestione dell’azienda (in particolare sulla liquidità), e rendere sicuramente più semplice anche il lavoro del commercialista.

Ecco gli elementi che dovrebbero risultare dai fogli di prima nota, in ordine cronologico:

• la data dell’operazione
• la descrizione dell’operazione;
• l’importo, con l’indicazione dell’entrata di cassa (o banca) o dell’uscita di cassa (o banca) a seconda della tipologia di operazione;
• il riferimento ad un documento contabile;
• il saldo al termine di ciascuna operazione.

Non essendo un documento obbligatorio il numero di informazioni che possono essere indicate nella prima nota dipende dalle tipologie di operazioni che l’impresa pone in essere, ma soprattutto quello che mi preme evidenziare è che, se gestita bene, non è uno strumento che può rivelarsi utile solo al commercialista per l’inserimento delle operazioni nel programma di gestione della contabilità, ma può rivelarsi anche:

un efficace strumento per il controllo e la gestione delle risorse dell’azienda.

Se invece non si riscontra l’esigenza di rilevare tutti le movimentazioni economiche e finanziare, a volte per problemi di tempo o a volte semplicemente perché “nessuno me l’ha detto”, ciò che sempre raccomando è comunque tenere in evidenza nel registro di prima nota almeno le movimentazione della cassa, in quanto per le movimentazioni bancarie ci sono altri strumenti e documenti utilizzabili per la loro corretta rilevazione, quali gli estratti conto e le contabili bancarie.

Avere sempre un saldo cassa aggiornato sulla base delle movimentazioni rilevate è fondamentale invece da un lato per il contribuente stesso per tenere sotto controllo la liquidità aziendale ma anche per la regolare tenuta della contabilità aziendale. Il saldo del conto cassa deve essere sempre positivo (o nullo, se non viene movimentato): se si riscontra un saldo negativo ciò può essere dovuto a errori di registrazione, a omissioni di registrazioni di incassi o ad altre irregolarità, che vanno necessariamente regolarizzate anche al fine di evitare in caso di verifica fiscale la presunzione dell’esistenza di ricavi non contabilizzati.

Infine un’ultima raccomandazione per i professionisti: dato che il reddito imponibile viene determinato secondo il principio di cassa (quindi sulla base degli incassi percepiti nel corso del periodo d’imposta al netto delle spese sostenute (pagate) nel medesimo periodo), ecco che per questi soggetti la regolare tenuta del registro di prima nota assume un’importanza fondamentale anche da un punto di vista fiscale per la corretta determinazione delle imposte da pagare.

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