Gestione spese e liquidità del libero professionista: 7 errori tipici

Quando si parla di gestione spese aziendali e liquidità, quali sono i principali errori commessi dai liberi professionisti? Scopriamoli subito insieme analizzando i 7 punti riportati di seguito: sbagli più o meno frequenti che, nel corso del tempo, vanno ad incidere in modo negativo sui flussi di cassa.

#1- Non distinguere le spese deducibili da quelle non deducibili

Affinché il mettersi in proprio e gestire un’attività risulti una manovra vantaggiosa anche a livello economico, diventa assolutamente necessario sapere alla perfezione quali siano le spese deducibili e quali invece non lo siano: per evitare sul nascere l’eventualità di rimetterci dei soldi di tasca propria, è utile rivolgersi ad esperti del settore come i commercialisti, che aiutano chi ha poca esperienza nel settore ad individuare nella maniera più corretta tutte le possibili detrazioni e deduzioni fiscali.

#2- Non possedere un software di fatturazione pensato per i professionisti

Un libero professionista tende a sottovalutare il risparmio di tempo che potrebbe avere con l’uso di un software per la fatturazione pensato per le sue specifiche esigenze.

Infatti, per emettere fattura elettronica, spesso si ricorre a programmi basilari, mentre la gestione di preventivi, proforme e parcelle viene lasciata a soluzioni sommarie. Così facendo, in poco tempo ci si troverà invischiati in parecchi documenti disordinati e una gestione dei pagamenti inesistente.

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Un software di fatturazione per professionisti, come ad esempio Danea Easyfatt, aiuta nella redazione corretta e nell’archiviazione ordinata di preventivi, fatture proforma e parcelle; permette anche di gestire la fatturazione elettronica in modo completo, dalla creazione all’invio, fino alla ricezione e alla conservazione a norma.

Il professionista viene agevolato nella propria attività anche dal calcolo della fattura inverso e dalla gestione semplificata di ritenute e contributi fiscali.

Inoltre, mantiene sempre sotto controllo la situazione dei pagamenti in sospeso, in quanto il software fornirà un riepilogo delle fatture non ancora saldate e permetterà di procedere a solleciti di pagamento anche automatici.

La scelta di un software di fatturazione, oltre ad aiutare nella gestione documentale delle fatture permette quindi un controllo e un’analisi continui della situazione aziendale.

#3- Non avere un controllo preciso della liquidità aziendale

Nella buona gestione della liquidità aziendale gioca un ruolo determinante avere un corretto monitoraggio di tutte le entrate e le uscite. Quando un libero professionista documenta i movimenti fiscali della propria attività limitandosi a raccogliere (quando si ricorda di farlo) le ricevute degli acquisti, tra dimenticanze ed altro, di sicuro commette degli errori.

Anche in questo caso può essere di grande aiuto un software gestionale di fatturazione (anche molto semplice) che oltre a consentire di aggiornare-controllare in qualsiasi momento le varie operazioni finanziarie, dia anche la possibilità di allegare alle singole voci di spesa le foto delle rispettive fatture o i documenti / pezze giustificative.

Leggi la guida completa alla gestione della liquidità aziendale

#4- Non registrare subito il dettaglio di tutte le spese

A prescindere dal fatto che un pagamento venga effettuato online, in contanti, tramite bonifico bancario o con pagamenti digitali innovativi, bisogna sempre ricordarsi di tenere traccia nella prima nota ed eventuale nota spese sia dell’operazione eseguita, sia di tutti i dettagli relativi alla stessa: chi non procede in questa maniera rischia nel corso del tempo di dimenticare a cosa quella particolare somma di denaro speso si riferisca.

Se ti capita di acquistare un prodotto per la tua attività professionale sborsando la cifra con cartamoneta, appena rientri in ufficio registra subito l’uscita con la relativa descrizione, specificando informazioni importanti come l’importo, la data, la causale, ecc. Così facendo eviti sul nascere qualsiasi possibilità di errore.

#5- Non custodire tutte le ricevute di pagamento

Quando l’obiettivo primario è abbracciare una buona gestione finanziaria, diventa assolutamente necessario per il titolare dell’attività custodire negli anni tutte le ricevute di pagamento sia in versione digitale che in versione cartacea: soltanto procedendo in questa maniera si è davvero certi di non smarrire nulla di importante e di affrontare eventuali controlli fiscali senza il pericolo che manchi qualcosa all’appello.

Se compri un determinato prodotto o servizio per svolgere la tua attività professionale, scannerizza la ricevuta attestante l’acquisto (o fai una foto) per inserirla nel programma di contabilità e custodisci la copia originale in un fascicolo dedicato, così da poter reperire la documentazione in ogni momento.

#6- Non monitorare il chilometraggio effettuato durante l’orario di lavoro

Visto che tra i vari costi scaricabili dal libero professionista, sono inclusi anche quelli relativi ai chilometri fatti durante l’orario di lavoro, chi vuole migliorare la gestione spese deve certamente ricordarsi di monitorare-registrare tutti i tragitti compiuti: che si tratti di lunghe trasferte in altre regioni, piuttosto che della semplice visita ad un cliente con sede vicina alla propria.

Oltre all’ovvia necessità in caso di calcolo rimborso chilometrico, può risultare enormemente utile tener traccia della strada percorsa in modo preciso e minuzioso per procedere al meglio anche ad una attribuzione dei costi per cliente, progetto o simili.

#7- Non farsi supportare da un commercialista

Per meglio organizzare i propri flussi di cassa soprattutto quando si ha poca esperienza in ambito contabile, è importante rivolgersi ad una figura professionale come il commercialista.

Certo il suo intervento impone sicuramente dei costi, ma i benefici che può apportare in termini di sicurezza e gestione dell’attività sono spesso di gran lunga superiori.

Leggi anche l’approfondimento su cosa fa un commercialista

Se non sei un ragioniere o un esperto di operazioni amministrative, richiedi supporto ad uno specialista del settore che con qualche centinaia di euro l’anno ti aiuti a coordinare nella maniera più corretta le questioni fiscali dell’attività, evitandoti al contempo di incorrere in multe o sanzioni di genere vario.

Questi i 7 principali errori di contabilità e gestione spese solitamente commessi dai liberi professionisti: sbagli più o meno gravi che possono causare sprechi di denaro e tempo.