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Come fare una nota spese perfetta e non mancare il rimborso

Nota spese per rimborso taxi

Cos’è e come fare una nota spese per il rimborso perfetta? Informazioni, consigli e suggerimenti utili per la redazione e la compilazione di una nota spese

 

Che tu sia dipendente o lavoratore autonomo, forse ti sarà già capitato di inviare all’azienda con cui collabori la cosiddetta nota spese. In questo capitolo capirai meglio cos’è, quando la devi presentare e come compilarla per assicurarti il rimborso delle spese che hai sostenuto.

Cos’è una nota di spesa quando la puoi presentare

La nota di spesa, o più precisamente nota spese, è quella domanda di rimborso dei costi sostenuti ad esempio durante trasferte. Per sapere se hai effettivamente affrontato una trasferta, quindi se hai diritto a un rimborso spese, ti rimandiamo all’approfondimento di Dipendenti in Cloud, dedicato proprio a cos’è una trasferta.

Non per tutte le trasferte però puoi presentare una nota spese: infatti, la domanda è valida, previo accordo tra le parti, quando non è previsto un risarcimento forfettario.

Quali strumenti utilizzare per la redazione della nota spese

L’impresa che ti richiede la domanda di rimborso potrebbe avere in dotazione un software nota spese. In questo caso non devi cercare altri strumenti: non ti resta altro che accedere al programma e compilare i campi preimpostati.
Altrimenti l’azienda potrebbe proporti un modello per la nota spese in Excel, oppure persino un foglio nota spese di carta, con una tabella da compilare a penna.

Infine, se il datore di lavoro non ti fornisce nessun modello standard da compilare, puoi limitarti a produrre dei file con editor di testo come Word o programmi tipo Excel. Ma quali sono i dati da inserire se non hai a disposizione un modulo di riferimento preciso? Come puoi verificare che siano presenti tutti all’interno del modello che ti hanno consegnato? Vediamolo insieme.

Quali campi deve contenere un modulo nota spese

Cerchiamo di elencare tutte le informazioni necessarie a realizzare una nota spese perfetta nella forma e nei contenuti:

  • riferimenti aziendali: ragione sociale ed indirizzo dell’attività a cui chiedi il rimborso;
  • dati anagrafici del lavoratore: nome, cognome e tipo di collaborazione svolta;
  • data e luogo: periodo (da-a) e città della trasferta;
  • natura-entità della spesa: elenco di tutti i costi sostenuti per vitto, alloggio e spostamenti vari (in macchina, aereo, treno, mezzi pubblici, ecc.);
  • eventuali annotazioni: note e chiarimenti ulteriori.

Come compilare la nota spese e quali documenti allegare

Dopo aver preparato il modello nota spese, non ti rimarrà altro che compilarlo con i dati relativi alla trasferta.

Quando produci un documento del genere, è obbligatorio allegare scontrini e ricevute che giustifichino la tua richiesta senza possibilità di replica ma, se sussistono costi non documentabili tipo mance e parcheggi, ti consigliamo di aggiungere un’auto-dichiarazione a fondo nota e delle brevi descrizioni esplicative accanto alle voci corrispondenti.

Ricorda inoltre che, per quanto riguarda il risarcimento degli spostamenti, tutto dipende dal mezzo di trasporto utilizzato: se, per esempio, scegli treno o aereo, ti basta consegnare la ricevuta dei biglietti acquistati, mentre, se adoperi la tua vettura, puoi calcolare i costi complessivi sulla base delle tariffe chilometriche disponibili nel sito dell’Aci.

Cosa succede dopo: revisione e rimborso in fattura o in busta paga

Una volta terminata la redazione della nota spese e averla presentata, seguono alcune fasi:

  • revisione da parte dell’azienda
  • archiviazione
  • rimborso, che può avvenire o in busta paga (nel caso dei dipendenti), oppure in fattura (per i liberi professionisti)

Per approfondire questi temi, ti suggeriamo due capitoli delle guide di Dipendenti in Cloud:

Se hai seguito alla lettera tutti i nostri pratici consigli, probabilmente avrai presentato una nota spese perfetta, che ti aiuterà certamente a farti restituire dall’azienda per cui lavori tutti i rimborsi che ti spettano di diritto!

Leggi anche: Rimborsi spese: la guida Danea alla varie forme di rimborso e ai trattamenti fiscali

photo credit: danichro via photopin cc

Danea

Sono nata nel 1995 da un'idea a due passi da Padova. Sono dinamica, entusiasta e adoro creare soluzioni semplici per problemi complessi. Sono sempre sul pezzo e sono molto pignola, tanto che mi dicono ...

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