Nota spese per rimborso: cos’è, come si fa e come si compila

Ti sarà già capitato di ricevere una cosiddetta nota spese, da parte di un dipendente che si è recato in trasferta, oppure da un lavoratore autonomo che ha sostenuto delle spese durante la sua collaborazione con la tua azienda.
In questo articolo capirai meglio cos’è, quando viene presentata e come si fa una nota spese. Inoltre, scoprirai quali strumenti puoi far impiegare ai tuoi dipendenti e/o collaboratori per compilare una nota spese con tutti i dati necessari al rimborso.

Cos’è una nota di spesa quando la si presenta

La nota di spesa, o più precisamente nota spese, è quella domanda di rimborso dei costi sostenuti ad esempio durante una trasferta.

Per sapere se effettivamente un lavoratore ha sostenuto una trasferta, quindi se ha ha diritto a un rimborso spese, ti rimandiamo all’approfondimento di Dipendenti in Cloud dedicato alle trasferte dipendenti.

Non per tutte le trasferte però si può presentare una nota spese: infatti, la domanda è valida, previo accordo tra le parti, quando non è previsto un risarcimento forfettario.

Quali strumenti usare per la compilazione e gestione della nota spese

Per gestire le note spese dei lavoratori dipendenti o autonomi, puoi ricorrere a un software nota spese.

Si tratta certamente della soluzione più adatta per:

• ricevere in modo ordinato la nota spesa completa di tutte le informazioni essenziali;
• seguire al meglio la richiesta di rimborso, dalla presentazione alla revisione, fino alla liquidazione in busta paga o in fattura.

Il software può essere messo a disposizione del dipendente o professionista che, tramite un proprio accesso dedicato e sicuro, può compilare la nota spese in modo semplice e veloce.
Molte aziende ricorrono ancora ad altri strumenti per la compilazione della nota spese, meno efficienti ed efficaci. Ad esempio, è molto frequente utilizzare un modello per la nota spese in Excel, oppure persino un foglio nota spese di carta, con una tabella da compilare a penna.

Ma quali dati deve avere una nota spese completa? Vediamolo insieme.

Quali campi deve contenere un modulo nota spese

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Cerchiamo di elencare tutte le informazioni che deve avere una nota spese perfetta nella forma e nei contenuti:

• riferimenti aziendali: ragione sociale ed indirizzo dell’attività a cui viene chiesto il rimborso;
• dati anagrafici del lavoratore: nome, cognome e tipo di collaborazione svolta;
• data e luogo: periodo (da-a) e città della trasferta;
• natura-entità della spesa: elenco di tutti i costi sostenuti per vitto, alloggio e spostamenti vari (in macchina, aereo, treno, mezzi pubblici, ecc.);
• eventuali annotazioni: note e chiarimenti ulteriori.

Come si compila la nota spese e quali documenti allegare

Dopo aver preparato il modello nota spese, non occorre compilarlo con i dati relativi alla trasferta.

Quando si produce un documento del genere, è obbligatorio allegare scontrini e ricevute che giustifichino la  richiesta senza possibilità di replica ma, se sussistono costi non documentabili tipo mance e parcheggi, si può aggiungere un’auto-dichiarazione a fondo nota e delle brevi descrizioni esplicative accanto alle voci corrispondenti.

Per quanto riguarda il risarcimento degli spostamenti, tutto dipende dal mezzo di trasporto utilizzato: se, per esempio, si prende il treno o l’aereo, basta acquisire la ricevuta dei biglietti acquistati, mentre, se il dipendente o professionista adopera la propria auto privata, si possono calcolare i costi complessivi sulla base delle tariffe chilometriche disponibili nel sito dell’Aci.

Per ulteriori informazioni, leggi gli approfondimenti su:

• Rimborso chilometrico: calcolo dei km e dei costi auto
• Rimborso chilometrico tragitto casa-lavoro

Cosa succede dopo: revisione e rimborso in fattura o in busta paga

Una volta terminata la compilazione della nota spese e averla presentata, seguono alcune fasi:

• revisione da parte dell’azienda,
• archiviazione,
• rimborso, che può avvenire o in busta paga (nel caso dei dipendenti), oppure in fattura (per i liberi professionisti).

Per approfondire questi temi, ti suggeriamo due capitoli delle guide di Dipendenti in Cloud:

• Rimborso spese dipendenti: costi deducibili per l‘azienda
• Rimborso spese professionisti: fatturazione e deducibilità

Se hai seguito alla lettera i nostri consigli, probabilmente avrai ricevuto una nota spese perfetta, che ti aiuterà nella fase di revisione e rimborso, in busta paga al dipendente oppure in fattura al libero professionista.

photo credit: danichro via photopin cc