Foglio presenze: a cosa serve e come si compila

Un aspetto che accomuna ogni tipo di azienda è la necessità di tenere traccia delle presenze e assenze dei propri dipendenti. Ferie, malattie, permessi e qualunque altro tipo di assenza vanno accuratamente registrati e archiviati. Lo strumento più utilizzato per questo tipo di operazione è il foglio presenze dei dipendenti. Vediamo nel dettaglio di che si tratta e perché è così importante per la tua azienda averne uno.

L’importanza del foglio presenze

Può trattarsi di una semplice tabella su carta, creata e compilata a mano, oppure di un software con foglio presenze automatizzato. L’obiettivo rimane sempre lo stesso: ottenere uno schema per raccogliere con precisione ogni assenza dei dipendenti di un’azienda.

Il motivo per cui è così importante è che da questi dati dipendono moltissime operazioni contabili della tua attività. Il salario da pagare ai dipendenti, i contributi da versare all’INPS, le quote da accantonare per tredicesima, quattordicesima e trattamento di fine rapporto.

Tutta la gestione contabile dell’azienda è influenzata profondamente dai dati relativi alle presenze dei lavoratori. È dunque fondamentale impostare correttamente un foglio presenze e compilarlo senza commettere errori.

Com’è fatto un foglio presenze mensile o giornaliero

Vediamo innanzitutto, com’è fatto un foglio presenze. La legge non impone il registro presenze dei dipendenti, dunque non esistono regole precise.

Puoi decidere, in base alle tue necessità, se ti è più utile creare un unico foglio presenze giornaliero per tutti i dipendenti oppure un foglio presenze mensile per ogni singolo lavoratore.

Qualsiasi sia la tua scelta, ci sono alcune voci che non possono mancare in un foglio presenze efficace, e cioè:

• il nome dell’azienda;
• il nome e cognome del lavoratore (o dei lavoratori, se scegli il registro giornaliero);
• l’anno in corso;
• il giorno o il mese di riferimento (a seconda del tipo di registro presenze che hai scelto);
• un campo dedicato ai giustificativi (assenze per malattia, ritardi, ferie ecc.).

Nulla ti vieta poi di aggiungere altri campi di cui potresti aver bisogno: quello per la firma dei dipendenti, ad esempio, o dell’addetto alla raccolta dati.

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Come si compila il foglio presenze

Analizziamo ora le modalità di compilazione del registro presenze.

1. Decidi chi si occuperà della compilazione

Innanzitutto, dovrai decidere chi ha il compito di registrare entrate, uscite e assenze dei dipendenti.

Nelle aziende con molti lavoratori, di solito il compito viene affidato ad una figura specifica: può essere un responsabile di reparto, oppure l’addetto alla gestione del personale.

Nelle realtà più piccole invece, spesso sono gli stessi dipendenti a compilare il foglio presenze, sotto la supervisione del datore di lavoro.

2. Scegli come rilevare presenze e assenze

Per rilevare le presenze dei tuoi dipendenti puoi scegliere di utilizzare:

• un foglio di carta,
• il badge, una piccola tessera magnetica che il lavoratore deve inserire in un apposito macchinario ogni volta che entra ed esce dal posto di lavoro. In questo caso i dati vengono registrati automaticamente su un foglio elettronico consultabile da computer.
• un software per la gestione delle presenze: si tratta della soluzione più efficiente, per i motivi che capiremo successivamente.

Qualunque sia la soluzione che scegli, oltre a rilevare le presenze, dovrai anche registrare assenze e ritardi dei tuoi dipendenti, insieme ai relativi giustificativi.

Dalle ragioni dell’assenza o del ritardo del lavoratore, infatti, può dipendere una diversa gestione della situazione. L’assenza per malattia, ad esempio, dovrà essere retribuita, quella per motivi personali no. Un’assenza ingiustificata di un dipendente può consentirti, in determinati casi, di prendere provvedimenti disciplinari nei suoi confronti.

Per la registrazione dei giustificativi nel foglio presenze esistono specifiche sigle: “F” per ferie, “P” per permesso, “M” per malattia. Naturalmente puoi personalizzare queste sigle, aggiungerne altre o anche riservarti un capo vuoto per le annotazioni di situazioni meno ricorrenti.

Scopri quali sono i principali permessi e congedi lavorativi.

Gli strumenti per creare e compilare il foglio presenze

Puoi realizzare e mantenere il foglio presenze dei dipendenti utilizzando diversi strumenti. Vediamo quali sono i principali.

Foglio presenze in Excel: fac simile

Per creare un foglio presenze, puoi ricorrere a Microsoft Excel. Esistono infatti alcuni modelli preimpostati che puoi scaricare semplicemente accedendo al programma e ricorrendo alla funzione “cerca modelli online”.

Ecco un fac simile di foglio presenze excel mensile:

Una volta terminata la compilazione del foglio presenze excel, ti consigliamo di salvarne sempre una copia in un formato non modificabile (in jpeg o pdf, ad esempio). Non rischierai così di alterare per sbaglio i dati salvati, quando aprirai il file per consultarlo.

Software di gestione del personale: la soluzione a prova di errore

Il programma per la gestione dei dipendenti, pensato appositamente per lo scopo, ti fornisce un foglio presenze già impostato. In questo modo, non dovrai creare il documento da zero e potrai limitarti a monitorare le informazioni che verranno inserite direttamente dai lavoratori.

Il software ti permette inoltre di gestire le presenze e le assenze, fornendoti in automatico tutti i dati di cui hai bisogno su ognuno dei tuoi dipendenti: le ferie maturate, quelle residue, i giorni di malattia, i permessi e i relativi giustificativi.

Infine, il programma può integrare un sistema di timbratura, che permette ai lavoratori di timbrare, rilevando il loro orario di entrata e di uscita.

Il foglio presenze e la rilevazione delle presenze tramite timbratura sono, ad esempio, tra le funzioni integrate in Dipendenti in Cloud, il software di TeamSystem per la gestione del personale.

Grazie a questo specifico software avrai sempre a disposizione i fogli presenze di ogni dipendente e potrai facilmente condividerli con il tuo commercialista o con i dipendenti stessi. Inoltre, una volta configurato, il sistema calcolerà tutto in automatico, velocizzando il tuo lavoro e riducendo drasticamente il rischio di errori.

App con foglio presenze: massima comodità

Alcuni dei software di gestione del personale sono disponibili anche nella versione App mobile per smartphone e tablet.

Questa opzione risulta particolarmente vantaggiosa, soprattutto per i dipendenti, che possono consultare il registro presenze ovunque si trovino, verificando le proprie presenze e assenze e, se consentito, anche quelle dei propri colleghi.

Inoltre, tramite applicazione i lavoratori possono timbrare la loro entrata e uscita, senza bisogno di un badge e anche se operano fuori sede o da remoto.

Dipendenti in Cloud offre un’app per la gestione dei dipendenti che permette ai lavoratori di consultare in modo semplice e veloce il foglio presenze e di timbrare. L’applicazione è disponibile per smartphone e tablet iOS, Android e Huawei.

Il foglio presenze dei dipendenti è uno strumento fondamentale per la gestione aziendale. La sua creazione e compilazione risulta merita quindi particolare attenzione.