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Foglio presenze: a cosa serve e come si compila

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Monitorare tutti i movimenti dei propri dipendenti è un’operazione fondamentale per una gestione contabile corretta. Vediamo nel dettaglio di cosa si tratta.

 

Un aspetto che accomuna ogni tipo di azienda è la necessità di tenere traccia di tutti i movimenti dei propri dipendenti. Ferie, malattie, permessi e qualunque altro tipo di assenza vanno accuratamente registrati e archiviati. Lo strumento più utilizzato per questo tipo di operazione è il foglio presenze dei dipendenti. Vediamo nel dettaglio di che si tratta e perché è così importante per la tua azienda averne uno.

L’importanza del foglio presenze

Può trattarsi di una semplice tabella su carta, creata e compilata manualmente, oppure di un software specifico completamente automatizzato. Lo scopo del foglio presenze resta sempre lo stesso: ottenere un tabulato che raccolga con precisione ogni assenza dei dipendenti di un’azienda.

Il motivo per cui è così importante è che da questi dati dipendono moltissime operazioni contabili della tua attività. Il salario da pagare ai dipendenti, i contributi da versare all’INPS, le quote da accantonare per tredicesima, quattordicesima e trattamento di fine rapporto.

Tutta la gestione contabile dell’azienda è influenzata profondamente dai dati relativi alle presenze dei lavoratori. È dunque fondamentale impostare correttamente un foglio presenze e compilarlo senza commettere errori.

Com’è fatto un foglio presenze: fac simile Excel

Vediamo innanzitutto, com’è fatto un foglio presenze. La legge non impone il registro presenze dei dipendenti, dunque non ci sono regole precise. Puoi decidere, in base alle tue necessità, se ti è più utile creare un unico foglio presenze giornaliero per tutti i dipendenti oppure un foglio presenze per ogni singolo lavoratore, su base mensile.

Qualunque sia la tua scelta, ci sono alcune voci che non possono mancare in un foglio presenze efficace, e cioè:

  • il nome dell’azienda;
  • il nome e cognome del lavoratore (o dei lavoratori, se opti per il registro giornaliero);
  • l’anno in corso;
  • il giorno o il mese di riferimento (a seconda del tipo di registro presenze che hai scelto);
  • un campo dedicato ai giustificativi (assenze per malattia, ritardi, ferie ecc.).

Nulla ti impedisce poi di aggiungere altri campi di cui potresti aver bisogno: quello per la firma dei dipendenti, ad esempio, o dell’addetto alla raccolta dati. Per creare un buon foglio presenze, puoi ricorrere a Microsoft Excel. Esistono infatti alcuni modelli preimpostati che puoi scaricare semplicemente accedendo al programma e ricorrendo alla funzione “cerca modelli online”.

Ecco un fac simile di foglio presenze excel mensile:

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Una volta terminata la compilazione del foglio presenze excel, ti consigliamo di salvarne sempre una copia in un formato non modificabile (in jpeg o pdf, ad esempio). Non rischierai così di alterare per sbaglio i dati salvati, quando aprirai il file per consultarlo.

Come si compila il foglio presenze

Passiamo ora ad analizzare le modalità di compilazione del registro presenze. Innanzitutto, dovrai decidere chi ha il compito di registrare entrate, uscite e assenze dei tuoi dipendenti. Nelle aziende con molti lavoratori, questo compito è solitamente affidato ad una figura specifica, che si occupa appunto della gestione del personale. Nelle realtà aziendali più piccole invece, spesso sono gli stessi dipendenti a compilare il foglio presenze, sotto la supervisione del datore di lavoro.

Altra possibilità è quella di ricorrere al badge, una piccola tessera magnetica che il lavoratore deve inserire in un apposito macchinario ogni volta che entra ed esce dal posto di lavoro. In questo caso i dati vengono registrati automaticamente su un foglio elettronico consultabile da computer.

Qualunque sia la soluzione che scegli, tieni presente che sarà sempre necessario monitorare le assenze e i ritardi dei tuoi dipendenti per registrarne di volta in volta i giustificativi.

Dalle ragioni dell’assenza o del ritardo del lavoratore infatti dipendono molte cose. L’assenza per malattia, ad esempio, dovrà essere retribuita, quella per motivi personali no. Un’assenza ingiustificata di un dipendente può consentirti, in determinati casi, di prendere provvedimenti disciplinari nei suoi confronti. Per la registrazione dei giustificativi nel foglio presenze esistono specifiche sigle: “F” per ferie, “P” per permesso, “M” per malattia. Naturalmente puoi personalizzare queste sigle, aggiungerne altre o anche riservarti un capo vuoto per le annotazioni di situazioni meno ricorrenti.

Una soluzione a prova di errore: il software dedicato

Esiste infine una ulteriore possibilità per la registrazione di assenze e ritardi dei tuoi dipendenti: il software dedicato. Programmi pensati appositamente per la gestione del personale, che ti consentono di saltare tutta la fase di ideazione del foglio presenze, fornendoti uno strumento già completo. Potrai così limitarti a monitorare le informazioni che verranno inserite direttamente dai lavoratori.

Il sistema ti fornirà poi in automatico tutti i dati di cui hai bisogno su ognuno dei tuoi dipendenti: le ferie maturate, quelle residue, i giorni di malattia, i permessi e i relativi giustificativi. Il foglio presenze è, ad esempio, tra le funzioni integrate in Dipendenti in Cloud, il software di TeamSystem per la gestione del personale.

Grazie a questa specifica funzione avrai sempre a disposizione i fogli presenze di ogni dipendente e potrai facilmente condividerli con il tuo commercialista o con i dipendenti stessi. Inoltre, una volta configurato, il sistema calcolerà tutto in automatico, velocizzando il tuo lavoro e riducendo drasticamente il rischio di errori.

Dipendenti in Cloud

Sono nato dalla mente di una giovane StartUp Italiana nel 2013. Amo avere tutto sotto controllo e pianificare ogni cosa, "organizzazione" è la mia parola d'ordine. Ho un look semplice e minimal, ma non ...

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