Rilevazione presenze del personale: guida semplice e completa

Rilevare le presenze in azienda consente il corretto svolgimento di alcune pratiche amministrative fondamentali, come l’elaborazione delle buste paga, oltre che a favorire la gestione efficace dei dipendenti. Dipendenti in Cloud ha preparato una guida semplice e completa sull’argomento, che accompagna imprenditori, amministratori e responsabili del personale alla rilevazione delle presenze del personale. Qui ne affrontiamo i principali temi.

Rilevazione presenze dei dipendenti: cos’è

Iniziamo con il precisare che cosa si intende con rilevazione delle presenze dei dipendenti.

La rilevazione delle presenze del personale dipendente non è altro che la registrazione dell’orario di lavoro che una risorsa svolge ogni giorno.

Nello specifico vengono rilevati gli orari di inizio e di fine giornata, e in alcuni casi anche le pause.

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Questa rilevazione è necessaria per avere un resoconto preciso delle ore lavorate a fine mese, e poter determinare nel modo corretto la retribuzione.

Rilevazione presenze dei dipendenti: perché è importante farla con attenzione

Le presenze devono essere registrate in modo corretto, ma perchè è così importante? Che cosa si rischia?

1. Per riportare correttamente i dati in busta paga
   Se i dati delle presenze non sono corretti il cedolino presenterà delle discordanze che causeranno disagi al lavoratore, il quale in casi estremi potrebbe presentare ricorso.
2. Per organizzare meglio i lavori
   I sistemi di rilevazioni presenze più avanzati permettono di avere sotto controllo in tempo reale la situazione. In ogni momento puoi sapere chi è operativo quel giorno e dove si trova (ad esempio se sta lavorando da remoto, se è in cantiere oppure in trasferta). Questo rende più semplice organizzare le attività da svolgere.
3. Per essere trasparenti con il personale
   Con la diffusione del lavoro da remoto, i lavoratori possono svolgere il lavoro in un luogo diverso dalla sede aziendale. In queste situazioni come è possibile rilevare l’operatività di un dipendente? Semplice, tramite sistemi moderni che permettono di timbrare ovunque ci si trovi, come App per la rilevazione delle presenze.

Per approfondire questi e altri ottimi motivi per cui prestare attenzione alla rilevazione presenze dei tuoi dipendenti, scarica la guida completa.
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Sistemi di rilevazione presenze: quali sono i principali

La rilevazione delle presenze dei dipendenti può essere effettuata tramite diverse modalità.

Principalmente però, esistono sei diversi sistemi:

1. Marcatempo e cartellini. Un semplice pezzo di carta che il dipendente inserisce nella timbratrice per segnalare il suo arrivo o la sua uscita dall’azienda
2. Badge e marcatempo. La timbratura con badge permette al dipendente di timbrare tramite una scheda elettronica. A differenza dei cartellini dura di più e non è necessario sostituirlo con frequenza
3. Timbratura da PC. Una volta acceso il pc, cliccando su un pulsante è possibile segnalare la propria operatività.
4. Timbratrice mobile. Viene fornito un badge mobile ai dipendenti, i quali possono timbrare avvicinandolo ad un terminale portatile che definisce anche la geolocalizzazione.
5. App per la timbratura. Uno dei sistemi più evoluti ed intuitivi. I dipendenti scaricano l’app sullo smartphone e timbrano tramite un semplice “tap”. La timbratura viene inviata ad un software che elabora i dati e li restituisce agli amministratori.
6. Rilevazione biometrica. Il dipendente timbra tramite la propria impronta digitale o avvicinando il viso ad un apposito sistema di riconoscimento facciale.

Approfondisci i Sistemi di rilevazione presenze nella Guida dedicata.

Rilevazione presenze con App: come funziona e quali sono i vantaggi

Il funzionamento di un’app per la rilevazione delle presenze è molto semplice.

Basta soltanto scaricarla dai principali store su smartphone e/o tablet per poi timbrare con un “tap“.

Il sistema rileva l’orario e la localizzazione del dipendente e trasmette i dati all’azienda, la quale può eventualmente accedere e apportare modifiche e correzioni.

Quindi quali sono i principali vantaggi di avere un’App di rilevazione presenze?

1. È più economica. I marcatempo sono costosi. Le app sono meno costose o addirittura a costo zero e spesso permettono di rilevare le presenze in cloud.
2. È più accessibile. Tutti siamo abituati ad usare gli smartphone, quindi timbrare tramite app risulta più facile e accessibile a tutti.
3. È più agevole per i fuori sede. Chi non si trova in azienda è facilitato nella timbratura. Ad esempio può essere molto utile per la rilevazione delle presenze in cantiere.
4. Ha più funzionalità. Generalmente le app di rilevazione presenze hanno altre funzionalità oltre alla semplice timbratura.

Scopri l’App per timbratura di Dipendenti in Cloud

Software di rilevazione presenze: cos’è e quali sono i vantaggi

I vecchi sistemi cartacei o in excel per la rilevazione delle presenze sono ormai superati.
I moderni sistemi di timbratura per dipendenti sono spesso integrati a un software, ovvero un sistema che riceve i dati inseriti, li elabora e li restituisce agli amministratori per la consultazione, la modifica o la loro rielaborazione.

Quali sono i vantaggi di avere un software di rilevazione presenze?

1. Maggiore trasparenza e privacy. Solo il dipendente può vedere i suoi orari di entrata e uscita, e la sua geolocalizzazione.
2. Report più accurati. Un report digitale è più preciso e meno confusionario di fogli cartacei o file excel, e diventa più facile segnalare anomalie.
3. Buste paga più agevoli da preparare. Alcuni software sono collegabili a strumenti per la realizzazione delle buste paga. Basta trasferire ii dati da un software all’altro per generare in automatico i cedolini.

Cosa c’è di meglio di un software per la rilevazione delle presenze? Un software per la rilevazione delle presenze in Cloud!

Approfondisci come scegliere il giusto software per la rilevazione presenze nella Guida dedicata.

Rilevazione delle presenze in Cloud: quali sono i vantaggi di questa tecnologia

I software più moderni sono in Cloud, ovvero consentono di archiviare, elaborare e trasmettere i dati tramite rete internet. Una funzionalità che rende i software per la rilevazione presenze in Cloud più vantaggiosi per diversi motivi.

I vantaggi di questa tecnologia sono principalmente questi:

1. Puoi accedere ai dati da qualsiasi dispositivo. Basta avere una connessione internet e puoi accedere da pc, smartphone e tablet.
2. I dati sono archiviati in sicurezza. Non corri il rischio di perdere dati e di subire attacchi informatici.
3. Elimini i costi sistemistici. Non sarà più necessario mantenere aggiornati archivi, fare continui backup e aggiornamenti perché i dati vengono salvati su appositi server.

Rilevazione delle presenze nei cantieri: quali sono i potenziali problemi e come risolverli

Rilevare le presenze dei lavoratori in cantiere non è sempre facile.

Potrebbero infatti esserci delle difficoltà di rilevazione, come ad esempio:

1. I lavoratori hanno difficoltà a recarsi in sede. I cantieri spesso sono lontani dalla sede aziendale e per raggiungere i marcatempo in sede (anche più volte al giorno) perdono tempo;
2. Non sempre si possono installare terminali fissi. Un terminale fisso ha bisogno di connessione internet e corrente, non sempre disponibili in cantiere;
3. Le timbratrici mobili potrebbero essere soggette a smarrimento. La vita di cantiere è movimentata e le timbratrici mobili potrebbero andare perse, o peggio rotte;
4. Il foglio presenze scritto a mano potrebbero essere confusionaro. Le tabelle con gli orari a fine mese potrebbero risultare confusionarie e di difficile interpretazione per chi si occupa di realizzare le buste paga;
5. La posizione dei dipendenti potrebbe essere difficile da rilevare. Sui cantieri ci si sposta spesso e inoltre non sempre sui fogli presenza viene segnalata la posizione del lavoratore.

Quindi abbiamo visto che cosa significa rilevare le presenze, perché si tratta di un processo importante e quali sono i metodi moderni e più efficaci di timbratura, ideali per monitorare gli operai sui cantieri o i lavoratori da remoto.

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