Formazione del personale: cos’è e perché è così importante

Sottovalutare l’importanza della formazione del personale di un’azienda è un errore molto frequente.

Se il bilancio è in attivo potresti pensare che non c’è ragione di formare dipendenti evidentemente efficienti.
Se invece hai problemi di produttività potresti voler evitare spese che ritieni superflue.
In entrambi i casi, staresti commettendo un errore: la formazione del personale infatti, se svolta nel modo giusto, può rivelarsi un ottimo investimento per l’impresa.

Dipendenti più qualificati garantiscono maggiore produttività ed un lavoro qualitativamente migliore di quelli che non ricevono alcun tipo di stimolo. Ciò che è fondamentale, però, è seguire regole ben precise senza lasciare nulla al caso.

Ecco quindi una guida alla formazione del personale, in cui ti spiegheremo i principali vantaggi di questa attività e il giusto approccio per ottenere risultati positivi.

Cos’è la formazione del personale?

Con formazione del personale si intende la serie di attività con le quali un’azienda fornisce nuove competenze ai suoi dipendenti.

Le ragioni per cui ricorrervi possono essere varie. Potresti voler insegnare ai tuoi dipendenti a usare nuovi strumenti introdotti in azienda, ad esempio. Oppure potresti voler velocizzare alcuni processi aumentando la competenza dei lavoratori che vi sono addetti. Potrebbe influire anche il cambiamento di alcune dinamiche interne come lo spostamento di alcuni dipendenti da una mansione ad un’altra o l’assunzione di una risorsa che debba sostituirne un’altra in malattia. Ma anche in assenza di precise ragioni, consentire al personale di aggiornarsi è sempre un’ottima mossa.

Perché è importante la formazione del personale?

Gestire i dipendenti è facile, basta usare lo strumento giusto!
Presenze, piani ferie, note spese... e molto altro!

PROVALO GRATIS ORA

Formare i tuoi dipendenti può garantirti alcuni vantaggi, tra cui:

• maggiore competitività: la tua azienda avrà sempre risorse formate e quindi in grado di utilizzare gli strumenti più moderni. Potrai quindi offrire servizi di qualità, a prezzi concorrenziali.
• sopravvivenza: la formazione non serve solo alle attività che vogliono crescere, ma anche a quelle che vogliono mantenere il proprio giro d’affari in un mercato sempre più incerto e veloce
• ritorno d’immagine: un’impresa che si serve di strumenti moderni appare alla clientela più affidabile ed è quindi preferita alle concorrenti meno all’avanguardia.
• maggiore disponibilità dei dipendenti: un lavoratore che viene formato costantemente si sente apprezzato e stimolato. Il sentirsi parte dell’azienda accresce la motivazione e il coinvolgimento del dipendente e lo spingerà ad essere più disponibile e produttivo, ma soprattutto più soddisfatto.
• riduzione del turnover del personale: un dipendente coinvolto e soddisfatto più difficilmente abbandonerà l’azienda.

La formazione rientra tra le voci di costo del personale dipendente, anche se, più che una mera spesa, dovrebbe essere considerata un investimento, per via dei vantaggi che può portare all’impresa.

Per ottenere validi risultati però è necessario impostare il processo formativo secondo criteri ben precisi e servirsi degli strumenti adeguati. Altrimenti rischieresti di sprecare inutilmente tempo e risorse aziendali.

Quali competenze rafforzare con la formazione: soft skills e hard skills

Per prima cosa devi individuare quali sono le competenze chiave per la tua azienda. A questo proposito, una distinzione importante è quella tra soft skills e hard skills. Le prime sono competenze trasversali, utili in qualunque settore e tipo di attività. La capacità di organizzarsi, ad esempio, o quella di lavorare in gruppo, di gestire e risolvere problemi.

Un’attività formativa che coinvolge le soft skills è sempre consigliata: consente al personale di evolversi e di offrirti risultati migliori in meno tempo. Inoltre, contribuisce a rinsaldare il legame tra azienda e dipendenti, che si mostrano più disponibili in un ambiente che dimostra attenzione nei loro confronti.

Le hard skills sono, invece, competenze più tecniche e specifiche, come la capacità di utilizzare un determinato macchinario o un nuovo programma. In questo caso potresti essere tentato di limitare la formazione al singolo addetto a quella particolare attività. Il nostro consiglio è di formare sempre almeno un paio di dipendenti per ogni hard skill utile alla tua azienda. In questo modo eviterai che l’assenza di un addetto possa compromettere la produttività di un settore perché non c’è nessun altro in grado di svolgere la sua mansione.

Come gestire e organizzare il processo di formazione

Una volta individuate le competenze chiave per la tua impresa, puoi procedere con l’attività di formazione. Le fasi indispensabili per una formazione del personale efficace sono l’analisi, la progettazione, l’erogazione e la verifica. Analizziamole più nel dettaglio.

1. Analisi dei bisogni e delle criticità aziendali

Questa prima fase è dedicata alla raccolta di informazioni sulle problematiche dell’azienda ma anche dei singoli dipendenti. Quali sono i settori in difficoltà? Quali le attività svolte troppo lentamente? Ci sono dipendenti che si lamentano del loro incarico?

Gli strumenti per ottenere questi dati sono diversi: questionari anonimi, interviste e focus group per ciò che riguarda i dipendenti, bilanci e documentazione aziendale in generale per le informazioni riguardanti l’attività nel suo complesso. Tutte le notizie andranno poi raccolte e sintetizzate in un unico documento che sarà il punto di partenza per lo step successivo: la progettazione dell’intervento formativo.

2. La progettazione e l’erogazione dell’intervento formativo

Partendo dal documento di analisi, si procede con la progettazione dell’intervento formativo. In questa fase si pianificano gli obiettivi e i contenuti della formazione del personale, il tipo di docenza, gli strumenti didattici, il tempo dedicato all’attività e i criteri di valutazione. Naturalmente chi si occupa della pianificazione dovrà fare i conti con il budget messo a disposizione dall’azienda. Una volta approvato il progetto, si procede poi con la sua messa in opera.

Ricorda: è davvero importante che tutta la procedura sia monitorata. Questo ti consentirà di verificare i risultati (positivi e negativi) e di migliorarla nel tempo.

3. La valutazione dei risultati ottenuti e la revisione del processo

La raccolta dei dati durante la formazione è necessaria per consentirti di valutare i risultati ottenuti. Per ottenere informazioni utili, l’ideale è analizzare l’efficacia degli interventi a distanza di almeno 3 mesi dal loro termine.

Se non hai ottenuto i miglioramenti sperati, potrai utilizzare i dati raccolti per capire quali sono stati gli errori commessi e come rimediarvi nel prossimo progetto formativo.

Formazione del personale: non solo corsi in aula

Ma cosa si intende per formazione del personale? In passato si trattava quasi esclusivamente di corsi veri e propri, che si svolgevano in azienda o in aule appositamente affittate e che richiedevano l’intervento di docenti specializzati. Oggi la tecnologia ha consentito l’introduzione di nuovi strumenti ugualmente efficaci ma meno costosi della classica formazione in aula. Ecco alcuni tra i più diffusi:

• Social learning: secondo la teoria dell’apprendimento sociale, il modo più rapido ed efficace di imparare è attraverso l’osservazione di altre persone. Mettere in condizione i dipendenti di condividere le conoscenze e di imparare gli uni dagli altri può incrementare fortemente le loro competenze.
• Mentoring: un’ottima soluzione per formare i nuovi assunti è quella di farli affiancare da un dipendente esperto che mostri loro i processi e le dinamiche aziendali. Puoi anche ricorrere a Mentor esterni per formare i dipendenti su nuovi processi aziendali o soft skills che ritieni fondamentali per la tua azienda.
• Apprendimento on demand e materiali ad hoc: dagli Ebook alle App appositamente studiate, su internet sono ormai reperibili strumenti didattici su qualunque tema. Puoi fornire ai tuoi dipendenti materiali attendibili o acquistare per loro l’accesso a corsi online sugli argomenti che ritieni andrebbero approfonditi.

Un’ultima annotazione: ricorda che nel concetto di formazione del personale non rientrano solo attività strettamente didattiche. Anche offrire ai tuoi dipendenti un ambiente sano e stimolante e mostrare disponibilità nei confronti delle loro necessità può portare enormi benefici alla resa della tua azienda. Se il budget a tua disposizione non ti permette di mettere in atto un processo formativo strutturato, potresti limitarti a concedere ai tuoi dipendenti una o due ore al mese da dedicare alle loro passioni personali. In questo modo non solo guadagneresti la loro riconoscenza, ma consentiresti loro di acquisire nuove conoscenze applicabili poi anche in azienda.