Costo del personale dipendente: composizione e calcolo

Il costo del personale è spesso una delle spese più consistenti per un’azienda. Conoscere il “peso” di questo costo sul bilancio della tua attività è fondamentale per una gestione sana e oculata. Quindi, se intendi assumere uno o più dipendenti (o se lo hai già fatto) è bene che tu sappia calcolare quanto costa effettivamente ogni risorsa. Il costo effettivo, infatti, è molto diverso da quello che appare nella busta paga mensile del dipendente. Oltre allo stipendio, ci sono molte altre voci da considerare:

• la RAL, cioè la Retribuzione Annua Lorda che, come vedremo, non coincide con la somma degli importi versati al dipendente ogni mese;
• i contributi previdenziali e assicurativi, ovvero le somme che dovrai versare periodicamente a INPS e INAIL per ogni dipendente assunto;
• il TFR, e cioè il trattamento di fine rapporto, più comunemente chiamato liquidazione;

Nei prossimi paragrafi analizzeremo nel dettaglio le varie voci che compongono il costo del personale, così da renderti più semplice possibile il calcolo del costo aziendale per ogni dipendente.

RAL: definizione, composizione e calcolo

La Retribuzione annua lorda (RAL) è il primo dato che devi conoscere per sapere quanto un dipendente costi alla tua azienda. È partendo da questo importo infatti che potrai calcolare le altre componenti del costo di un lavoratore (contributi e TFR).

La RAL di un dipendente è la somma di tutti gli stipendi ricevuti nell’arco di un anno solare. Attenzione però: si tratta degli importi lordi, che includono cioè le tasse e i contributi previdenziali che il dipendente è tenuto a pagare.

Una precisazione importante: i contributi previdenziali per un dipendente sono in parte a carico di quest’ultimo (per circa 1/3) e in parte a carico del suo datore di lavoro (i restanti 2/3). La parte a carico del dipendente è quella inclusa nella RAL, quella a carico del datore è invece una voce a sé stante (ne parleremo nel prossimo paragrafo).

Ma torniamo alla parte di contributi a carico dei dipendenti: questi, a differenza dei lavoratori autonomi, non pagano personalmente questi importi. Spetta al datore di lavoro trattenerli e versarli periodicamente allo Stato (l’Irpef) e all’INPS (i contributi). In questo senso il datore di lavoro è detto sostituto di imposta, si sostituisce cioè al lavoratore nel pagamento delle tasse. Nella busta paga, quindi, è sempre indicato sia l’importo lordo che quello netto. È quest’ultimo quello che il lavoratore vedrà comparire sul suo conto corrente a fine mese.

Per calcolare la RAL dovrai quindi moltiplicare l’importo lordo per 12 mensilità. A queste, poi, dovrai aggiungere l’importo di tredicesima e quattordicesima, se previste. Per fare un esempio, la RAL di un dipendente che guadagna 2.000 euro lordi al mese, con una tredicesima di 1.000 euro, ammonterebbe a 25.000 euro (2.000 x 12 = 24.000 + 1.000 = 25.000).

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Contributi previdenziali e assicurativi: i costi per INPS e INAIL

Come anticipato, i contributi previdenziali sono pagati in parte dal dipendente (tramite trattenuta in busta paga) e in parte dal datore di lavoro. La parte a carico del datore, non inclusa nella RAL e non visibile in busta paga, è un altro importante elemento da considerare per calcolare il costo aziendale di un dipendente. Si tratta, per intenderci, delle somme necessarie a garantire al lavoratore la pensione (contributi INPS) e l’assicurazione contro gli infortuni e le malattie professionali (contributi INAIL).

Il loro importo varia in base alla RAL del lavoratore e a vari altri elementi: tipo di attività svolta dall’azienda (commerciale, industriale, agricola); dimensioni e natura giuridica della società; qualifica del dipendente. In linea di massima comunque, i costi previdenziali e assicurativi a carico del datore di lavoro ammontano a circa il 31% della RAL.

Riprendendo il precedente esempio, quindi, per un dipendente con una RAL di 25.000 euro dovrai versare, in un anno, circa 7.750 euro di contributi previdenziali e assicurativi (25.000 x 31%). Il pagamento va effettuato in quote mensili, tramite modello F24, entro il giorno 16 del mese successivo a quello di paga.

Trattamento di fine rapporto (TFR): calcolo dell’importo

Anche detto liquidazione, il trattamento di fine rapporto (TFR) è una porzione di retribuzione che dovrai accantonare ogni anno e che poi verserai al lavoratore al termine del rapporto di lavoro (per licenziamento, dimissioni o pensione).

Per calcolare l’importo da accantonare per il TFR di un tuo dipendente dovrai dividere la sua RAL per 13,5. Il risultato andrà rivalutato al 31 dicembre di ogni anno con un tasso fisso dell’1,5% più il 75% dell’aumento dell’indice ISTAT. Torniamo al nostro esempio, supponendo un aumento ISTAT dell’1% rispetto all’anno precedente. Il calcolo da fare per sapere quanto accantonare è il seguente:

• 25.000 euro/13,5 = 1.851,85 euro
• 1.851,85 x 2,25% [1,5% + 0,75% (1% x 75%)] = 41,66 euro
• 1.851,85 + 41,66 = 1.893,51 euro

L’anno successivo questa somma andrà rivalutata e cumulata con il nuovo importo accantonato, e così via per tutta la durata del rapporto di lavoro del dipendente.

Scopri le 9 voci di costo da tenere in considerazione nell’approfondimento sul costo del personale di Dipendenti in Cloud

Costi ulteriori ed eventuali

Ci sono poi altre voci (eventuali) che potrebbero gravare sul costo aziendale dipendente. Un esempio possono essere gli accantonamenti per quiescenza. Si tratta di somme che dovrai versare periodicamente ad eventuali fondi di previdenza integrativi diversi dal TFR. Di solito queste voci sono previste da accordi aziendali o dai contratti collettivi di lavoro (gli accordi nazionali tra datori di lavoro e rappresentanti dei lavoratori). Sono quelli, quindi, i documenti da consultare per sapere se anche la tua azienda è tenuta ad effettuare questo tipo di accantonamenti.

Altra voce che potrebbe aggiungersi al costo dipendente è l’indennità per ferie non godute. Attenzione però. Si tratta di un costo eventuale perché ci sono solo due casi in cui il dipendente può “barattare” uno o più giorni di ferie con la relativa indennità: in caso di conclusione del rapporto di lavoro oppure quando il numero di ferie eccede il minimo legale (cd. ferie contrattuali). Se si verifica una di queste situazioni, quindi, dovrai aggiungere al costo dipendente anche l’indennità di ferie non godute (puoi trovare più informazioni nella guida al pagamento delle ferie non godute).

Calcolo del costo aziendale per dipendente

A questo punto, hai tutti gli elementi necessari per calcolare il costo annuo del tuo dipendente. Ti basterà infatti sommare la RAL, il TFR e i contributi INPS e INAIL a carico del datore di lavoro calcolati per ogni dipendente su base annua (e aggiungere poi, se ci sono, gli ulteriori costi eventuali). Nel nostro esempio il costo annuale dipendente ammonta a 34.643,51‬ euro, ovvero: 25.000 euro (RAL) + 7.750 euro (contributi INPS e INAIL) + 1.893,51 euro (TFR).

Questo calcolo considera solo le somme direttamente riferibili al dipendente: tieni presente che ci sono dei costi ulteriori da considerare legati indirettamente al personale. Per poter lavorare, ad esempio, i tuoi dipendenti avranno bisogno di attrezzature specifiche (uffici, computer, auto ecc.) a seconda degli incarichi affidati. Ci sono poi le spese per garantire la sicurezza e la pulizia dei luoghi di lavoro, senza contare quelle per la gestione amministrativa e fiscale.

Su quest’ultimo aspetto, il ricorso a un buon gestionale può aiutarti a risparmiare tempo, soldi e fatica. Dipendenti in Cloud, ad esempio, offre un grande supporto nella gestione del personale semplificando la registrazione di presenze, ferie e assenze, la consultazione dello storico buste paga e le comunicazioni con il tuo consulente del lavoro.