Consegna delle buste paga: come farla nel rispetto dell’obbligo

La legge 4 del 5 gennaio 1953 impone ai datori di lavoro l’obbligo di consegnare ai lavoratori dipendenti un prospetto paga (inteso comunemente come “busta paga” o “cedolino paga”) che deve riportare, tra l’altro: le generalità del lavoratore, il periodo a cui la retribuzione si riferisce, tutti gli elementi che compongono la retribuzione e le singole trattenute.

La consegna, per essere conforme all’obbligo, deve avvenire in determinate tempistiche e con certe modalità, definite dalla legge stessa e da provvedimenti successivi.

In caso di mancata consegna della busta paga, oppure di ritardo, l’azienda è soggetta a sanzioni da 150 euro, fino a raggiungere anche i 7.200 euro.

Vediamo come rispettare l’obbligo, ed evitare spiacevoli sanzioni, guidati da Dipendenti in Cloud. Nella checklist gratuita trovi i punti della guida riassunti in un comodo schema, da seguire ogni mese al momento della consegna delle buste paga.

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Entro quando si devono consegnare le buste paga

La legge 4 del 5 gennaio 1953 afferma che la consegna dei cedolini paga deve avvenire “al momento della corresponsione della retribuzione”. Quindi, la consegna deve avvenire in modo contestuale e contemporaneo alla retribuzione.

Per capire poi entro quando bisogna retribuire i dipendenti, ci si può riferire ai Contratti Collettivi di Lavoro (CCNL), che generalmente riportano le date massime entro cui erogare la paga mensile.

Come consegnare le buste paga: le modalità consentite

Il Ministero del Lavoro indica varie modalità tramite cui il datore di lavoro può consegnare i cedolini paga rispettando l’obbligo imposto dalla Legge.
Le ha illustrate il Dott. Banzi, Commercialista e Revisore contabile dello Studio Banzi & Partners S.r.l., nel webinar di Dipendenti in Cloud Real Talks dal nome “Buste Paga e CU: tra normativa e gestione operativa”.

1. A mano

Si possono distribuire le buste paga a mano e dimostrare l’avvenuta consegna tramite la firma del lavoratore, da apporre su una copia del cedolino che l’azienda poi deve conservare.

2. Via PEC

Il Ministero del Lavoro, nell’interpello n.1 del 2008, ha confermato che si possono consegnare le buste paga tramite via PEC (Posta Elettronica Certificata). La PEC, oltre a essere un mezzo idoneo, ha anche valore dimostrativo della consegna del cedolino.

Ovviamente, per procedere con questa modalità, non solo l’azienda, ma anche il lavoratore deve essere in possesso di un indirizzo PEC.

3. Via email

Sempre nell’interpello n.1 del 2008, viene detto che è possibile anche l’invio di buste paga via email “non certificata”, cioè la più tramite la più comune posta elettronica.

Questa opzione, tuttavia, è valida a condizione che il messaggio venga inviato a un indirizzo email intestato al lavoratore e provvisto di password.

Inoltre, il datore di lavoro deve avere adottare opportune iniziative tali da poter dimostrare l’avvenuta consegna del prospetto paga in occasione di un’eventuale ispezione.

4. Tramite caricamento su un sito web

Nell’interpello n.3 del 2012, il Ministero del Lavoro consente di consegnare i cedolini anche tramite caricamento su un sito web.

Nello specifico, il file con la busta paga deve essere caricato all’interno di un’area riservata, a cui possa accedere solo il dipendente a cui il documento è intestato.

Per certificare l’avvenuta distribuzione, bisogna essere in possesso dell’attestazione del caricamento delle buste paga sul sito web.

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Infatti:

• l’azienda carica i cedolini su Dipendenti in Cloud, anche tutti in un unico file;
• Dipendenti in Cloud riconosce i cedolini, li separa e li distribuisce ai dipendenti, in automatico. All’azienda non rimane altro che confermare l’operazione;
• il dipendente accede alla propria area riservata interna a Dipendenti in Cloud e consulta il proprio cedolino.

Consegnare le buste paga tramite Dipendenti in Cloud è:

• conforme all’obbligo di legge;
• veloce: è il software a fare in automatico molte operazioni meccaniche che di solito si compiono a mano, come identificare, dividere e distribuire le buste paga;
• sicuro: il dipendente accede solamente ai propri documenti, nel rispetto della privacy;
• comodo: il lavoratore riceve e consulta il proprio cedolino ovunque si trovi; non deve quindi trovarsi necessariamente in azienda, ma si può lavorare anche in smartworking, fuori sede, oppure essere in ferie.

Le sanzioni per mancata o ritardata consegna delle buste paga

La mancata o ritardata consegna del prospetto paga, come anche l’omissione o inesattezza delle registrazioni apposte sul documento, espone l’azienda alle seguenti sanzioni:

• sanzione amministrativa pecuniaria da 150 a 900 euro;
• sanzione da 600 a 3.600 euro, se la violazione si riferisce a più di 5 lavoratori, oppure a un periodo superiore a 6 mesi;
• sanzione da 1.200 a 7.200 euro, se la violazione si riferisce a più di 10 lavoratori o a un periodo superiore a 12 mesi.

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