Come scegliere il software di gestione risorse umane: guida e checklist

Oggi sul mercato si possono trovare software di gestione delle risorse umane molto diversi tra loro. Alcuni consentono di gestire solo un aspetto dell’amministrazione dei dipendenti (ad esempio, il foglio presenze), altri offrono più funzionalità. Alcuni sono basilari nell’utilizzo, mentre altri richiedono conoscenze specialistiche e competenze informatiche più avanzate.

Partendo da questi presupposti, Dipendenti in Cloud ha sviluppato una guida che accompagna l’imprenditore, i responsabili dell’amministrazione e in generale le figure che si occupano della gestione dei dipendenti alla scelta del software di gestione del personale più adatto alle esigenze della propria azienda. La guida è completata da una checklist, scaricabile gratuitamente, che consente di confrontare e valutare tra loro i vari software in base a caratteristiche fondamentali.

Da dove iniziare: definire le esigenze di azienda e dipendenti

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Prima di intraprendere una qualsiasi azione di ricerca, è fondamentale stabilire quali esigenze il software di gestione delle risorse umane dovrà soddisfare.

A questo proposito, è utile considerare sia il punto di vista dell’azienda, sia dei dipendenti; questi ultimi, infatti, saranno chiamati in vario modo a interagire con il programma, ad esempio per timbrare la propria presenza, oppure per richiedere ferie e permessi.

Per definire le esigenze dell’azienda, può tornare utile trovare risposta a questi punti:

• Processi da digitalizzare: con il software si vuole semplificare e automatizzare solo una specifica attività di gestione del personale (ad esempio, la rilevazione presenze)? Oppure l’intera amministrazione quotidiana (quindi anche la consegna delle buste paga, la gestione delle note spese, etc.)? O, ancora, procedure più complesse e meno frequenti (come può essere l’assunzione di un nuovo dipendente)?
• Complessità: i software di gestione del personale, per essere usati adeguatamente, richiedono conoscenze specialistiche della materia e di competenze informatiche. È quindi importante capire a quale livello le persone che sono chiamate all’utilizzo del programma (responsabili dell’amministrazione, hr, etc.) possiedono tali conoscenze e competenze.
• Utilizzo: quali sono le abitudini di lavoro dei responsabili che adoperano quotidianamente il software? Possono operare solo con il solo PC dell’ufficio, oppure aver bisogno di accedere dal software da altri computer o da smartphone e tablet.

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Per determinare invece quali siano i bisogni dei dipendenti, è importante comprendere:

• Le modalità di lavoro: ad esempio, se i lavoratori operano prettamente fuori sede, avranno bisogno di soluzioni “smart” e portatili per timbrare la propria presenza, come un’app di timbratura.
• Le competenze informatiche: anche i dipendenti dovranno utilizzare il software, quindi è importante che anche loro abbiamo competenze informatiche in linea con quanto richiesto dal programma.

Quali caratteristiche valutare nel software di gestione delle risorse umane

Una volta chiarito cosa si desidera ottenere dal software, si può iniziare il lavoro di ricerca.

Prima di prendere una decisione, è importante analizzare ogni proposta sulla base di almeno 6 caratteristiche:

1. funzionalità,
2. guide e assistenza,
3. prova gratuita,
4. cosa comprende il prezzo della licenza,
5. possibilità di utilizzo da più dispositivi e da mobile,
6. sicurezza nella gestione dei dati e conformità al GDPR.

Questi punti vengono approfonditi nella guida alla scelta del software di gestione del personale pubblicata sul blog di Dipendenti in Cloud.

Scegliere il software con l’aiuto della checklist

Abbiamo visto che nella scelta del software di gestione delle risorse umane, sono numerose le variabili da esaminare, sia in quanto esigenze e bisogni di partenza, sia caratteristiche del programma e del servizio offerto.

La checklist è uno strumento prezioso, perché:

offre tutte queste variabili organizzate in uno schema semplice da comprendere;
permette di valutare ogni software semplicemente “spuntando” o meno le caselle associate a ogni caratteristica.

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