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Piano ferie: come gestirlo in maniera efficace

La gestione del piano ferie aziendale è un’attività complessa e delicata. Ecco una guida ai migliori strumenti per evitare errori.

 

Programmare le ferie dei dipendenti è un’attività delicata, ma di fondamentale importanza: un piano ferie ben strutturato permette di tenere traccia delle ferie maturate, di quelle godute e ancora da godere, in modo da rispettare i criteri stabiliti dalla legge e non rischiare multe salate.

Il piano ferie aziendale: cosa dice la legge

Secondo il codice civile, ad ogni lavoratore spetta un periodo minimo di ferie di 4 settimane. Di queste, almeno due devono essere godute nell’arco dello stesso anno in cui sono state maturate. Inoltre, se richiesto dal lavoratore, si deve garantire la fruizione delle stesse in modo continuativo. Le altre due settimane possono invece essere utilizzate entro 18 mesi dalla maturazione.

Oltre a quanto stabilito dal codice civile, bisogna anche tenere conto della contrattazione collettiva, cioè quegli accordi stipulati a livello nazionale tra le organizzazioni che rappresentano i lavoratori dipendenti ed i loro datori di lavoro. Un C.C.N.L. (contratto collettivo nazionale di lavoro) può, ad esempio, stabilire un aumento (ma non una diminuzione) del periodo di ferie o una riduzione dei giorni da fruire in maniera continuativa.

Il primo passo da compiere, quindi, per non incorrere in spiacevoli (e a volte molto costosi) errori è quello di informarti sull’eventuale esistenza di un C.C.N.L. relativo all’attività svolta nella tua azienda. Sarà quello il tuo punto di riferimento per quanto riguarda le regole da seguire nella programmazione ferie dei tuoi dipendenti. In assenza di C.C.N.L., invece, ti basterà seguire le previsioni generali del codice civile.

Programmazione ferie: i compiti del datore di lavoro

Se sei un imprenditore, a prescindere dall’esistenza o meno di un C.C.N.L. di riferimento, la gestione del piano ferie aziendale è un tuo compito. Spetta a te quindi organizzare le ferie di tutti i tuoi dipendenti stando ben attento a non rallentare le attività aziendali ma anche facendo il possibile per non scontentare i tuoi dipendenti.

Altro aspetto importante da considerare è che tutti i lavoratori devono godere del loro periodo minimo di ferie entro il termine previsto dalla legge o dal C.C.N.L.: se ciò non accadesse, anche solo a causa di una svista nella programmazione ferie, ti ritroveresti a dover pagare multe in alcuni casi molto salate. Per evitare, dunque, brutte sorprese è bene scegliere fin da subito un sistema per la gestione delle ferie aziendali, che possa aiutarti a tenere la situazione sotto controllo.

Eccoti quindi una piccola guida ai supporti più diffusi per la gestione delle ferie.

Piano ferie su carta: vantaggi e svantaggi

Se non sei un amante della tecnologia e preferisci evitare il computer per la creazione del piano ferie dei tuoi dipendenti, puoi sempre servirti di carta e penna. Puoi creare una tabella in cui indicare nella prima colonna l’elenco dei tuoi dipendenti e nella prima riga i giorni di ogni mese. Ti basterà poi inserire una X nella griglia, in corrispondenza dei giorni di ferie attribuiti a ciascun dipendente.

Attenzione però: questo approccio può essere invitante perché appare semplice e alla portata di tutti, ma è anche quello con il più alto rischio di errori. La ragione è che tutti i calcoli relativi alle ferie effettuate, non godute, maturate ecc., andranno fatti manualmente. Senza contare che, in caso di modifiche al piano ferie, ti ritroveresti con una griglia piena di cancellazioni e sovrascritture. Non certo il massimo per un’operazione delicata come la gestione del personale.

Programmazione ferie con Microsoft Excel

Se trovi il classico metodo carta e penna troppo antiquato, ma non vuoi ancora passare a un software specifico, una soluzione è ricorrere a Microsoft Excel. Si tratta di un programma molto versatile con cui puoi creare un modello piano ferie dipendenti su misura per le tue necessità.

Il vantaggio principale sta nella possibilità di inserire formule che, una volta impostate, calcoleranno tutto in automatico segnalandoti con precisione il numero di giorni di ferie maturati, goduti e residui di ogni tuo dipendente. Naturalmente, perché questo sistema dia i suoi frutti, devi stare ben attento ad inserire formule e regole in maniera impeccabile.

Se non hai dimestichezza con Excel, niente paura. Online puoi trovare con facilità il modello piano ferie dipendenti che più si adatta alle tue esigenze. Ti basterà poi compilare i campi già impostati del modello che hai scaricato con i dati in tuo possesso.

Altro vantaggio di questo tipo di strumento sta nella semplicità di condivisione con tutti i dipendenti e nella praticità di compilazione in caso di modifiche in corso d’opera.

Software per la gestione del piano ferie aziendale

Ed eccoci, infine, allo strumento più moderno per la programmazione ferie dei tuoi dipendenti: il software specifico. Esistono in commercio moltissimi programmi dedicati alla gestione delle risorse umane. La loro complessità (e il loro costo) varia in base alla struttura della realtà aziendale cui sono destinati.

I principali aspetti positivi di questa soluzione stanno nella semplificazione della gestione delle ferie e nella riduzione drastica degli errori di calcolo. Tutti i dati sono solitamente consultabili online e condivisibili con il tuo consulente del lavoro in maniera molto semplice e rapida.

Se hai deciso di acquistare un software per la gestione del piano ferie è importante che tu scelga quello più adatto alle tue necessità: sempre meglio evitare programmi che dispongono di un grande numero di funzioni, se sai che probabilmente non le userai. Oltre a spendere inutilmente cifre molto alte, rischieresti di ritrovarti con un programma troppo complesso che, invece di aiutarti, rallenterebbe il tuo lavoro.

Il nostro consiglio è quello di leggere con attenzione le funzionalità specifiche dei software per la gestione del personale, individuare quello che sembra più in linea con le tue esigenze e magari effettuare il periodo di prova gratuito, solitamente previsto per questi prodotti. In questo modo eviterai spese inutili e potrai valutare se effettivamente si tratta della soluzione che fa per te.

Tra i principali programmi in commercio ti segnaliamo Dipendenti in Cloud, il software dedicato alla gestione del personale firmato dal team di Fatture in Cloud. Si tratta di uno strumento molto pratico e dall’interfaccia intuitiva, pensato per aziende di piccole e medie dimensioni. Potrai sfruttarlo per inserire e consultare i dati contrattuali dei tuoi dipendenti, registrare ferie e permessi, archiviare le buste paga e la collaborazione con il tuo consulente del lavoro. Il sistema calcolerà tutto in modo automatico facendoti risparmiare tempo e riducendo al minimo il rischio di errori.

Danea

Sono nata nel 1995 da un'idea a due passi da Padova. Sono dinamica, entusiasta e adoro creare soluzioni semplici per problemi complessi. Sono sempre sul pezzo e sono molto pignola, tanto che mi dicono ...

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