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Nota spese su Excel: come crearla e quali sono i suoi limiti

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Gestire la nota spese su Excel è economico, ma ti espone facilmente a degli errori. Vediamo come crearla, quali sono i suoi limiti e come superarli.

 

Il lavoratore che ha effettuato un viaggio per motivi di lavoro ha diritto al rimborso delle spese sostenute.

Per ottenerlo dovrà compilare la nota spese (un documento cartaceo o digitale, fornito dal datore di lavoro) e allegare, per ogni voce di spesa, una documentazione fiscale adeguata. Nei prossimi paragrafi approfondiremo uno dei più diffusi strumenti per la realizzazione della nota spese: Microsoft Excel. Si tratta di un software versatile che può agevolare la gestione delle spese di trasferta, ma che presenta anche limiti e problematiche da non sottovalutare.

Leggi anche: Cos’è e come fare una nota spese per il rimborso perfetta?

Nota spese Excel: cosa non può mancare

La compilazione della nota spese è un’operazione molto importante: in caso di errori il lavoratore potrebbe non vedersi riconosciuti i rimborsi. Per l’azienda invece, è fondamentale predisporre un modello nota spese Excel ben strutturato per evitare errori di compilazione da parte del dipendente o problemi nell’archiviazione dei dati inseriti. Questi ultimi andranno conservati con cura, insieme alla documentazione fiscale fornita dal dipendente. Il fisco potrebbe infatti chiederti di esibire questi dati in un momento successivo.

Se decidi di servirti di Excel per creare la nota spese per la tua azienda, puoi personalizzarla secondo le tue preferenze. Ci sono però alcuni campi che non possono mancare. Ecco quali sono:

  • nome e cognome del dipendente;
  • nome dell’azienda;
  • data della trasferta e di compilazione;
  • voci di spesa (es: vitto, alloggio, trasporto, chilometri, telefono ecc.);
  • importo per ogni voce di spesa e totale.

A questi puoi naturalmente aggiungere altri campi che ritieni utili: le modalità di pagamento, ad esempio, o il tipo di documentazione fiscale fornita dal lavoratore per ciascuna spesa. Se non vuoi creare da zero una nota spese Excel, niente paura: online puoi facilmente trovare un modello che faccia al caso tuo. Ecco un fac simile scaricabile direttamente accedendo al programma e ricorrendo alla funzione “cerca modelli online”:

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Questo è solo uno dei molti modelli scaricabili gratuitamente. Ti consigliamo di scegliere quello che si avvicina di più alle tue necessità e personalizzarlo fin dall’inizio: sempre meglio evitare di far circolare più versioni.

Come si compila la nota spese Excel

Una volta che avrai impostato il modello con i campi che ritieni necessari, dovrai metterlo a disposizione dei dipendenti. A questo punto, si susseguiranno tre fasi:

  • La compilazione della nota spese: al rientro dalla trasferta il dipendente dovrà inserire tutte le informazioni relative alle spese di cui chiede il rimborso.
  • La revisione: una volta compilata, la nota spese dovrà essere revisionata dall’azienda. Il datore di lavoro o un addetto alla revisione dovrà verificare che gli importi inseriti corrispondano ai giustificativi forniti (scontrini, biglietti di viaggio ecc.) e che tutto sia in linea con le regole aziendali.
  • L’archiviazione e il rimborso: infine, verificata la correttezza dei dati, nota spese e documentazione fiscale andranno consegnate al reparto contabile, che si occuperà di archiviare il tutto e procedere con il rimborso al dipendente.

I limiti della nota spese Excel e i vantaggi del software dedicato

Servirsi di Excel per la gestione della nota spese è sicuramente una soluzione migliore rispetto al vecchio metodo carta e penna, ma si può fare di meglio!

La nota spese su Excel infatti non è integrata con gli altri sistemi aziendali (come il software di fatturazione o di contabilità, per la gestione del personale o dei progetti aziendali) e questo rende la gestione delle spese un processo molto più complicato e costoso.

E allora, qual è la soluzione ideale?

Senza dubbio il software dedicato: pensato proprio per facilitare il lavoro di compilazione e revisione della nota spese, è facilmente integrabile con gli altri software aziendali e ha un costo accessibile. Ma non solo. Ecco alcuni dei principali vantaggi che otterrai scegliendo un software dedicato:

  • Gestione contabile più organizzata.  
    Un software nota spese consente di inserire le spese di trasferta direttamente suddividendole per categoria (vitto, alloggio, spostamenti ecc.). Questo vuol dire che non sarai tu a dover ordinare scontrini e giustificativi: tutte le spese saranno già caricate in maniera ordinata e categorizzata. In questo modo, la gestione contabile della tua azienda sarà più semplice e meglio organizzata. Inoltre risparmierai molto tempo (e quindi denaro) e ridurrai drasticamente gli errori, inevitabili in caso di registrazione manuale dei giustificativi.
  • Rapidità di consultazione della documentazione fiscale. 
    Se la gestione della nota spese avviene con un software dedicato, le pezze giustificative sono allegate in copia digitale ad ogni singola nota spese. Questo velocizza moltissimo il lavoro di controllo e consultazione della documentazione fiscale dell’amministrazione.
  • Maggiore controllo sulle spese.
    I software per la gestione della nota spese consentono, grazie alle app per smartphone, di caricare ricevute e fatture in maniera semplice e rapida. I tuoi dipendenti potranno quindi compilare le note spese in tempo reale anche mentre sono in trasferta. Questo ti consentirà di esercitare un controllo più immediato sui costi aziendali e, di conseguenza, una gestione più oculata delle tue risorse.
  • Minor rischio di errori.
    Caricamento di giustificativi, richieste di rimborsi, calcoli e comunicazioni: tutto ciò che riguarda la nota spese passerà attraverso il software dedicato. Ti libererai finalmente delle decine di email a tema rimborsi che creano confusione ed errori e che portano via tempo prezioso a te o alla tua amministrazione. Se sceglierai un software nota spese, l’intero ciclo sarà gestibile con un unico strumento in maniera pratica, veloce e sicura.

Tra i programmi più efficaci disponibili sul mercato, ti segnaliamo Dipendenti in Cloud, il software di TeamSystem dedicato alla gestione del personale con una sezione dedicata alla nota spese. Consente a collaboratori e dipendenti di inserire rapidamente tutti i dati e di digitalizzare le ricevute; l’amministrazione potrà poi visualizzare e aggiornare lo stato della nota spesa semplicemente accedendo alla piattaforma. Il tutto è reso ancora più efficiente dalle altre numerose funzionalità, tutte connesse tra loro. Un investimento economicamente accessibile che alla lunga può rivelarsi decisamente conveniente per la tua azienda.

Dipendenti in Cloud

Sono nato dalla mente di una giovane StartUp Italiana nel 2013. Amo avere tutto sotto controllo e pianificare ogni cosa, "organizzazione" è la mia parola d'ordine. Ho un look semplice e minimal, ma non ...

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