Note spese e giustificativi: regole di conservazione e conservazione sostitutiva

Nel nostro ordinamento il rimborso delle spese ai dipendenti può avvenire in tre modi:

• rimborso analitico o a piè di lista;
• rimborso forfetario;
• rimborso misto.

La scelta di uno dei tre sistemi previsti è libera ma generalmente va fatta con riferimento a quanto previsto nel contratto collettivo applicato e all’intera trasferta e nel caso di trasferte di più giorni, deve essere necessariamente utilizzato un unico metodo: non è possibile nell’ambito della stessa trasferta adottare sistemi diversi per le singole giornate.

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Nel caso venga adottato il metodo analitico (detto anche a piè di lista) per ottenere il rimborso delle spese sostenute il lavoratore deve presentare al datore di lavoro una nota spese ovvero un’apposita richiesta indicando i dati relativi alla trasferta ed allegando la documentazione giustificativa delle spese sostenute di vitto, alloggio, viaggio e trasporto oltre che di eventuali altre spese.

In questo articolo tratteremo delle regole da seguire per la conservazione della nota spese e dei relativi giustificativi di spesa. Ci soffermeremo anche sulla conservazione sostitutiva delle note spese, possibile grazie agli strumenti digitali. Scopriremo infine uno strumento molto utile per la gestione e la conservazione delle note spese: Dipendenti in Cloud, software del gruppo Teamsystem.

Nota spese dipendenti e professionisti: la documentazione necessaria

In caso di rimborso spese con metodo analitico, non è necessario che il datore di lavoro rilasci un’espressa autorizzazione alla trasferta. È invece indispensabile la presentazione della nota spese, debitamente sottoscritta. Al suo interno dovranno essere descritte analiticamente le spese sostenute durante il periodo trascorso al di fuori della sede abituale di lavoro. Come precisato dall’Agenzia delle Entrate, la “nota spese” è il documento che costituisce, per la società, titolo valido ai fini fiscali.

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Di conseguenza non è necessario che i documenti giustificativi allegati siano intestati alla società o al dipendente, ma saranno comunque considerati validi ai fini della deducibilità dal reddito d’impresa, fermo restando che la documentazione originale deve essere conservata a cura della società in maniera ordinata allegando a ciascuna nota spesa i vari documenti di supporto; da tale documentazione si dovrà rilevare la natura del costo sostenuto al fine di poter provare l’inerenza della spesa con l’attività aziendale.

Ad esempio le spese di vitto e alloggio sono documentabili attraverso fattura (che se intestata all’azienda consente anche la detrazione dell’iva), ricevuta o scontrino fiscale, mentre le spese di viaggio e trasporto sono documentabili attraverso l’esibizione dei documenti di viaggio, quindi biglietti nominativi o ricevute rilasciate dal vettore (ma sono validi anche biglietti anonimi).

Nel caso invece in cui l’azienda debba sostenere spese per conto di un lavoratore autonomo per un incarico affidato si possono distinguere due situazioni:

• le spese sono sostenute dal professionista il quale poi le riaddebita al committente;
• le spese sono sostenute direttamente dal committente.

Nel primo caso sarà rilevante la fattura del professionista nella quale vi sarà evidenza anche delle spese per le quali viene richiesto il rimborso, mentre nel secondo caso i documenti di spesa saranno intestati all’azienda e trattati alla stregua degli altre fatture.

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Regole di conservazione per note spese e giustificativi

Come già riferito nelle righe precedenti, la documentazione originale deve essere conservata a cura dell’impresa in maniera ordinata allegando a ciascuna nota spesa i vari documenti di supporto. Lo scopo della documentazione è poter rilevare la natura del costo sostenuto al fine di poter provare l’inerenza della spesa con l’attività aziendale.

In merito alle tempistiche di conservazione si applicano anche alle note spese ed ai relativi allegati le regole generali di conservazione dei documenti, ovvero:

• civilisticamente dovranno essere conservati per 10 anni dalla data dell’ultima registrazione, come previsto dall’art. 2220 del cod. civ.;
• fiscalmente tutte le scritture contabili obbligatorie e la relativa documentazione devono essere conservate fino a quando non siano definiti gli accertamenti relativi al corrispondente periodo d’imposta. Per la determinazione dei termini utili è necessario, pertanto, fare riferimento alle norme dettate in materia di accertamento che prevedono che gli avvisi di accertamenti devono essere notificati, a pena di decadenza, entro il 31 dicembre del quinto anno successivo a quello in cui è stata presentata la dichiarazione. Nei casi di omessa presentazione della dichiarazione o di presentazione di dichiarazione nulla l’avviso di accertamento dell’imposta a può essere notificato entro il 31 dicembre del settimo anno successivo a quello in cui la dichiarazione avrebbe dovuto essere presentata.

Conservazione sostitutiva delle note spese

L’impresa può inoltre gestire in maniera del tutto dematerializzata le note spese dei dipendenti, trasformando i documenti analogici in documenti informatici: analizziamo le regole di conservazione con modalità elettronica di tali tipologie di documenti anche alla luce degli importanti chiarimenti forniti dall’Agenzia delle Entrate.

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Secondo l’Agenzia infatti, qualunque documento informatico avente rilevanza fiscale, come, ad esempio le note spese, devono possedere, tra le altre, le caratteristiche di immodificabilità, integrità ed autenticità, richieste dalla normativa di riferimento.

In particolare il processo che è stato esaminato si caratterizza da alcune fasi:

• formazione del giustificativo informatico: il giustificativo di spesa (in formato analogico o elettronico) viene acquisito come documento informatico per mezzo di una fotografia scattata dal trasfertista con un dispositivo portatile in suo possesso (smartphone o tablet), sul quale è installata un’apposita applicazione. L’applicazione rendere il documento immodificabile, lo identifica in modo univoco, lo associa ad un riferimento temporale e lo invia via internet al sistema di gestione in cloud che sottopone l’immagine a lettura OCR (OpticalCharacter Recognition) per rilevare dalla stessa i dati necessari alla compilazione della nota spese. Infine il trasfertista verifica la nota spese ed eventualmente rettifica le informazioni inesatte o scarta le fotografie non leggibili.
• formazione della nota spese: il dipendente, tramite proprie credenziali (ID e Password) ha accesso all’applicazione che crea la nota spese, la quale risulta quindi sottoscritta con sua firma elettronica e procede ad inoltrarla, tramite la medesima applicazione, alla funzione aziendale preposta alla sua approvazione.
• controllo delle spese, approvazione e conservazione: la funzione aziendale legittimata ad approvare la nota spese, tramite l’applicazione web ha la possibilità di controllare l’intero iter (voci di spesa, leggibilità dei giustificativo), di rifiutare spese non inerenti o decurtare quelle eccessive; la nota delle spese, una volta approvata ed ammessa al pagamento in favore del trasfertista, è registrata sui sistemi contabili dell’azienda ed inoltrata al servizio di conservazione sostitutiva (come per le fatture elettroniche), gestito in proprio dall’azienda o fruito presso un provider qualificato, che si sostanzia in ogni caso in un sistema di conservazione a norma, eventualmente erogato da un provider accreditato presso AgID (scelta obbligata se l’azienda è una P.A.).
• distruzione dei giustificativi analogici: solo al completamento della procedura di conservazione il dipendente  potrà distruggere i giustificativi analogici con modalità sicure previste dall’azienda, fermo restando per l’azienda l’obbligo di esibizione telematica del documento informatico correttamente conservato.

Come detto anche le note spese, che rientrano tra i documenti fiscalmente rilevanti, devono possedere le caratteristiche richieste dalla normativa di riferimento (autenticità, integrità, fruibilità e immodificabilità) e se il processo viene correttamente implementato, nulla osta a che i documenti analogici siano sostituiti da quelli informatici e che la procedura sia interamente dematerializzata, fermo restando tutti gli ulteriori requisiti legislativamente individuati per la deducibilità dei costi (quali inerenza, competenza e congruità, secondo la previsione del D.p.r. n. 917/1986) nonché gli obblighi di esibizione presenti nella normativa vigente.

Per quanto riguarda i giustificativi annessi alle note spese, l’Agenzia ha precisato che vanno considerati quali documenti analogici originali non unici, in quanto trovano corrispondenza nella contabilità dei cedenti o prestatori tenuti agli adempimenti fiscali ovvero è «possibile risalire al loro contenuto attraverso altre scritture o documenti di cui sia obbligatoria la conservazione, anche se in possesso di terzi”.

Ciò comporta che il processo di conservazione elettronica di tali giustificativi è correttamente perfezionato, con conseguente, successiva possibilità di distruzione dell’originale senza necessità dell’intervento di un pubblico ufficiale che attesti la conformità all’originale delle copie informatiche e delle copie per immagine su supporto informatico.

Nel caso in cui si tratti di documenti analogici unici, ovvero un documento che non consenta di risalire al suo contenuto attraverso altre scritture o documenti di cui sia obbligatoria la conservazione, anche se in possesso di terzi, la relativa conservazione elettronica necessita dell’intervento del pubblico ufficiale, come ad esempio nel caso in cui i giustificativi siano emessi da soggetti economici esteri di Paesi extra UE, con i quali non esiste una reciproca assistenza in materia fiscale: in questo caso, infatti, viene meno per l’Amministrazione finanziaria la possibilità di ricostruire il contenuto dei giustificativi attraverso altre scritture o documenti in possesso dei terzi.

Dipendenti in Cloud: semplifica la gestione della nota spese

Il mercato offre diversi programmi per gestire e conservare le note spese: Dipendenti in Cloud è uno di questi. È davvero molto semplice da utilizzare e ideale per le piccole e medie imprese che affrontano trasferte. Il software funziona in questo modo:

• i dipendenti registrano le spese di trasferta in modo immediato, inserendo importo e fotografia del giustificativo;
• l’amministrazione approva o nega la nota spesa ;
• tutte le spese vengono salvate in modo ordinato e classificate per dipendente e trasferta: l’azienda mantiene così il controllo della situazione;
• le note spese e i giustificativi si conservano e si possono consultare in qualsiasi momento, in modo semplice e veloce.

Per ulteriori informazioni, consulta la pagina di Dipendenti in Cloud dedicata alla gestione e conservazione delle note spese.

Photo credit: Rob Pongsajapan – cc