Rimborsi spese amministratori e dipendenti: il concetto di trasferta e aspetti generali

Può accadere di frequente, per specifiche e contingenti esigenze aziendali che il dipendente, l’amministratore o il collaboratore siano chiamati a svolgere le proprie mansioni temporaneamente fuori dalla sede di lavoro abituale rispetto alla sede indicata nel contratto o nella lettera di assunzione.

I rimborsi spese in busta paga che generalmente vengono erogati da l’impresa al dipendente hanno la funzione di indennizzare il dipendente stesso dei costi sostenuti per lo spostamento dal luogo di lavoro abituale per poter svolgere le mansioni assegnate.

Rimborsi spese: il concetto di trasferta

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Prima di analizzare le varie tipologie di rimborsi spese previsti dalla normativa è necessario chiarire il concetto di “trasferta” e mettere in evidenza il diverso trattamento previsto tra le trasferte effettuate al di fuori del territorio comunale da quelle effettuate all’interno del territorio comunale.

In generale, si parla di trasferta quando l’attività lavorativa viene svolta fuori del Comune sede di lavoro che solitamente corrisponde ad una delle sedi del datore di lavoro: è necessario quindi individuare esattamente la sede di lavoro per poter poi definire la trasferta ed il trattamento delle relative indennità.

Se, nel caso di rapporto di lavoro subordinato l’individuazione della sede di lavoro è abbastanza semplice, in quanto è uno degli elementi che devono necessariamente risultare dal contratto o dalla lettera di assunzione, più difficile potrebbe essere identificare la sede di lavoro per i collaboratori (e quindi degli amministratori) i cui redditi sono assimilati a quelli di  lavoro dipendente.

In linea di principio, come precisato nella C.M. n. 207/E/2000 si ha trasferta quando il collaboratore è chiamato a svolgere un’attività fuori dalla sede naturale in cui è tenuto contrattualmente a svolgere le proprie funzioni; tuttavia,  per alcune attività non è possibile, in virtù delle caratteristiche peculiari della prestazione svolta, determinare contrattualmente la sede di lavoro, né identificare tale sede con quella della società. In questi casi occorre fare riferimento al domicilio fiscale del collaboratore; come anche precisato dall’Agenzia delle entrate nella C.M. n. 7/E/2001  “tale criterio può essere utilizzato ad esempio per gli amministratori di società o enti, sempreché dall’atto di nomina non risulti diversamente individuata la sede di lavoro”.

La trasferta poi deve essere temporanea al fine di non confonderla con il trasferimento: la normativa non prevede un numero di giorni massimo che devono durare le trasferte, che deve essere quindi valutato caso per caso anche a seconda della tipologia di attività esercitata. Anche permanenze più lunghe di 240 giorni ad esempio possono rientrare nella disciplina delle trasferte se legate a particolari circostanze (si pensi ad esempio al settore edile in cui un dipendente viene mandato a seguire direttamente un cantiere fino alla sua conclusione).

Rimborsi spese: trasferte in territorio comunale o extra comunale

Ulteriore fondamentale distinzione per l’analisi del trattamento delle indennità e dei rimborsi spese è connessa alla destinazione del trasferimento temporaneo a cui è tenuto il dipendente:

• nel caso di trasferte all’interno del territorio comunale eventuali rimborsi o indennità erogati ai dipendenti concorrono a formare il reddito (con l’unica eccezione dei rimborsi delle spese di trasporto a condizione che siano comprovate da documenti che provengono dal vettore), indipendentemente dalle dimensioni del Comune dove viene effettuata la trasferta;
• nel caso di trasferte fuori dal territorio comunale invece, vale la regola generale della non imponibilità del rimborso, con alcune eccezioni specificatamente individuate dalla normativa.

I sistemi di rimborso spese: rimborso forfettario, a piè di lista e misto

L’art. 51 comma 5 del D.P.R. n. 917/1986 disciplina il trattamento fiscale in capo ai lavoratori dipendenti ed assimilati delle indennità e dei rimborsi spese per le trasferte fuori dal territorio comunale, individuando tre sistemi di rimborso, l’uno alternativo all’altro:

• il sistema di rimborso forfettario;
• il sistema di rimborso a piè di lista o analitico;
• il sistema misto.

In questa guida analizziamo nel dettaglio ciascuna tipologia di rimborso, con particolare riferimento alla tassazione in capo al lavoratore dipendente (o assimilato) e alla documentazione richiesta, tenendo presente che è possibile scegliere liberamente la tipologia di sistema da adottare, precisando però che la scelta deve essere effettuata con riferimento a ciascuna trasferta e nel caso di trasferte di più giorni, deve essere necessariamente utilizzato un unico metodo: non è possibile nell’ambito della stessa trasferta adottare sistemi diversi per le singole giornate.

Infine, nella seconda parte della guida approfondiremo in due capitoli:

• la gestione dei rimborsi spese dal punto di vista aziendale, la deducibilità dei rimborsi e gli oneri in capo all’azienda;
• la gestione dei rimborsi spese e delle note spese dal punto di vista del professionista che collabora con l’azienda con un focus sul rimborso spese professionisti.