Rimborsi spese - Guida Danea

Guida ai Rimborsi Spese: metodi di rimborso delle spese di trasferta e deducibilità

Rimborsi spese dipendenti ed amministratori: i rimborsi misti forfettari e piè di lista

Il caso del Rimborso spese misto forfettario e a piè di lista. Regole e aspetti fiscali.

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Il terzo sistema previsto, detto rimborso misto, è una soluzione intermedia tra il sistema di rimborso a piè di lista o analitico e il rimborso forfettario, in quanto prevede che venga corrisposto oltre al rimborso analitico delle spese di vitto ed alloggio anche un’indennità di trasferta.

In particolare la norma prevede che:

  • nel caso di rimborso analitico delle spese di vitto e alloggio è possibile che il datore di lavoro riconosca in aggiunta un’indennità di trasferta forfettaria esente da tassazione nel limite di euro 30,99 al giorno per le trasferte in Italia ed euro 51,65 in caso di trasferte all’estero (si tratta di un’indennità forfetaria pari a 2/3 di quella prevista dal metodo di rimborso forfettario);
  • nel caso di rimborso analitico delle spese di vitto e alloggio è possibile che il datore di lavoro riconosca in aggiunta un’indennità di trasferta forfetaria  esente da tassazione nel limite di euro 15,49 al giorno per le trasferte in Italia ed euro 25,82 in caso di trasferte all’estero (in questo caso si tratta di un’indennità forfetaria pari ad 1/3 di quella prevista dal metodo forfetario).

In aggiunta a tali rimborsi la norma prevede che possano essere riconosciute dal datore di lavoro anche le spese di viaggio e le spese di trasporto (compresa l’indennità da rimborso chilometrico) senza concorrere alla determinazione del reddito di lavoro dipendente nel caso in cui tali spese siano analiticamente documentate; eventuali ulteriori spese anche se analiticamente documentate dovranno essere invece assoggettate interamente a tassazione.

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Esempio di rimborso misto

Si ipotizzi che il dipendente della ditta ALFA SRL si rechi in trasferta da Napoli a Bari per due giornate a fronte delle quali viene rimborsata una somma pari ad euro 420 come di seguito dettagliata:

  • euro 200 di rimborso del vitto documentato da ricevute fiscali;
  • euro 100 di indennità forfetaria;
  • euro 100 relative alle spese di viaggio documentate dall’apposito biglietto;
  • euro 20 di rimborso di ulteriori spese non documentate.

Nella tabella sotto riportata vengono evidenziati gli importi che dovranno essere assoggettati a tassazione e gli importi esenti.

Tipologia di spesa Imponibile Esente
Rimborso del vitto documentato euro 200
Indennità di trasferta euro 38,02 euro 61,98
Rimborso delle spese di viaggio documentate euro 100
Rimborso di ulteriori spese non documentate euro 20
Totale euro 58,02 euro 361,98

Nell’esempio proposto dovrà essere assoggettato a tassazione in capo al lavoratore dipendente l’importo dell’indennità di trasferta che eccede la soglia di esenzione gionaliera (euro 30,99 a giornata per complessivi euro 61,98) ed il rimborso delle spese non documentate, in quanto non previsto per il metodo misto.

Infine, nel caso di adozione del rimborso misto per le trasferte effettuate all’interno del territorio comunale dove si trova la sede di lavoro verranno assoggettati a tassazione sia l’indennità forfetaria sia i rimborsi delle spese documentate, ad esclusione delle spese di trasporto comprovate da documenti provenienti dal vettore.

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Luca Mambrin

Dottore Commercialista e Revisore contabile a Trieste, se mi avessero domandato ai tempi dell’università “cosa farai da grande” non avrei mai risposto “il dottore commercialista”: ed invece ...

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