Rimborso a piè di lista o rimborso spese analitico: vitto e alloggio

L’art. 51 comma 5 del D.P.R. n. 917/1986 prevede che, nel caso di rimborso a piè di lista (detto anche analitico) delle spese per trasferte o missioni fuori dal territorio comunale, non concorrano a formare il reddito di lavoro dipendente:

• i rimborsi di spese di trasferta documentate e relative al vitto, all’alloggio, al viaggio ed al trasporto;
• i rimborsi di altre spese, anche non documentate eventualmente sostenute dal dipendente fino ad un importo massimo giornaliero di:
  • euro 15,49 per le trasferte in Italia;
  • euro 25,82 per le trasferte all’estero.

Come si evince dal dettato normativo la seconda soluzione a disposizione delle aziende per la gestione dei rimborsi delle spese di trasferta di dipendenti e collaboratori è il rimborso a piè di lista o analitico delle spese di vitto, alloggio, viaggio e trasporto: tali rimborsi non concorrono alla determinazione del reddito del dipendente purchè sia fornita dettagliata e comprovata documentazione a giustificazione delle spese sostenute. Il tutto senza limiti di importo: solo nel caso di in cui dovessero essere rimborsate ulteriori spese, anche non documentate, oltre a quelle indicate (quali, ad esempio parcheggio, telefono, lavanderia) allora sarebbero esenti da tassazione solo nei  limiti sopra indicati (euro 15,49 se la trasferta è in Italia ed euro 25,82 se la trasferta è all’estero).

Per ottenere il rimborso spese il lavoratore deve presentare una nota spese ovvero un’apposita richiesta indicando i dati relativi alla trasferta ed allegando la documentazione giustificativa delle spese sostenute di vitto, alloggio, viaggio e trasporto oltre che di eventuali altre spese.

Per le imprese che adottano il sistema di rimborso analitico è necessario identificare la documentazione necessaria a comprovare le trasferte effettuate tenendo presente che la stessa Agenzia delle Entrate ha ribadito che non è necessaria l’autorizzazione preventiva alla trasferta: nella C.M. n. 188/E/1998 è stato precisato che la trasferta e le spese ad essa collegate “devono risultare dalla normale documentazione conservata dal datore di lavoro”.

Le spese di vitto e alloggio, per le quali il legislatore non ha previsto limitazioni né di importo né sul tipo di struttura recettiva, sono documentabili attraverso fattura (che se intestata all’azienda consente anche la detrazione dell’iva), ricevuta o scontrino fiscale, mentre per quanto riguarda le spese di viaggio e trasporto, per le quali non sono previste limitazioni al tipo di mezzo utilizzato dal dipendente, sono documentabili attraverso l’esibizione dei documenti di viaggio, quindi biglietti nominativi o ricevute rilasciate dal vettore. La stessa C.M. 188/E/1998 ha precisato che è sufficiente anche la documentazione costituita da biglietti anonimi.

Esempio di rimborso a piè di lista

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Si ipotizzi che il dipendente della ditta ALFA SRL si rechi in trasferta da Roma a Milano per due giornate a fronte delle quali viene rimborsata una somma pari ad euro 400 di cui:

• euro 140 di rimborso del vitto documentato da vari scontrini fiscali;
• euro 100 relative alle spese di viaggio documentate dall’apposito biglietto;
• euro 120 di rimborso dell’alloggio documentato da ricevuta fiscale;
• euro 40 di rimborso di ulteriori spese non documentate.

Nella tabella sotto riportata vengono evidenziati gli importi che dovranno essere assoggettati a tassazione e gli importi esenti.

Tipologia di spesa	Imponibile	Esente
Rimborso del vitto documentato	–	euro 140
Rimborso dell’alloggio  documentato	–	euro 120
Rimborso delle spese di viaggio documentate	–	euro 10
Rimborso di ulteriori spese non documentate	euro 9,02	euro 30,98
Totale	Euro 9,02	Euro 390,98

Come si evince dall’esempio i rimborsi di spese documentati di vitto, viaggio ed alloggio, non concorrono alla determinazione del reddito del dipendente, indipendentemente dall’importo sostenuto e purchè risultino dalla nota spese, mentre concorrerà a determinare il reddito del dipendente l’importo  delle ulteriori spese, anche documentate, diverse da quelle di viaggio, vitto, alloggio e trasporto solo per l’importo che eccede il limite di euro 15,49 giornaliero (nel nostro esempio euro 15,49*2 = euro 30,98).

Infine, nel caso di rimborso spese analitico per trasferte effettuate all’interno del territorio comunale dove si trova la sede di lavoro gli importi percepiti dal dipendente concorreranno alla determinazione del reddito, con la sola esclusione delle spese di viaggio e trasporto, se documentate dai giustificativi di spesa rilasciati dal vettore.