Rimborso a piè di lista o rimborso spese analitico: vitto e alloggio

L’art. 51 comma 5 del D.P.R. n. 917/1986 prevede che, nel caso di rimborso a piè di lista (detto anche analitico) delle spese per trasferte o missioni fuori dal territorio comunale, non concorrano a formare il reddito di lavoro dipendente:

• i rimborsi di spese di trasferta documentate e relative al vitto, all’alloggio, al viaggio ed al trasporto;
• i rimborsi di altre spese, anche non documentate eventualmente sostenute dal dipendente fino ad un importo massimo giornaliero di:
  • euro 15,49 per le trasferte in Italia;
  • euro 25,82 per le trasferte all’estero.

Per le spese documentate la Legge numero 207/2024 (Legge di Bilancio 2025) ha introdotto una novità fondamentale: l’obbligo di tracciabilità ai fini della deducibilità di queste spese. Ma andiamo con ordine. 

Rimborso spese a piè di lista e reddito del dipendente

Come si evince dal dettato normativo la seconda soluzione a disposizione delle aziende per la gestione dei rimborsi delle spese di trasferta di dipendenti e collaboratori è il rimborso a piè di lista o analitico delle spese di vitto, alloggio, viaggio e trasporto: tali rimborsi non concorrono alla determinazione del reddito del dipendente purché sia fornita dettagliata e comprovata documentazione a giustificazione delle spese sostenute.

Il tutto senza limiti di importo: solo nel caso di in cui dovessero essere rimborsate ulteriori spese, anche non documentate, oltre a quelle indicate (quali, ad esempio parcheggio, telefono, lavanderia) allora sarebbero esenti da tassazione solo nei  limiti sopra indicati (euro 15,49 se la trasferta è in Italia ed euro 25,82 se la trasferta è all’estero).

Dal lato del datore di lavoro queste spese, d’altro canto, saranno deducibili entro questi stessi limiti ed eventualmente indeducibili per importi relativi alla parte eccedente a questi ultimi.

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La documentazione necessaria per il rimborso spese a piè di lista

Per ottenere il rimborso spese il lavoratore deve presentare una nota spese ovvero un’apposita richiesta indicando i dati relativi alla trasferta ed allegando la documentazione giustificativa delle spese sostenute di vitto, alloggio, viaggio e trasporto oltre che di eventuali altre spese.

Per le imprese che adottano il sistema di rimborso analitico è necessario identificare la documentazione necessaria a comprovare le trasferte effettuate tenendo presente che la stessa Agenzia delle Entrate ha ribadito che non è necessaria l’autorizzazione preventiva alla trasferta: nella C.M. n. 188/E/1998 è stato precisato che la trasferta e le spese ad essa collegate “devono risultare dalla normale documentazione conservata dal datore di lavoro”.

Le spese di vitto e alloggio, per le quali il legislatore non ha previsto limitazioni né di importo né sul tipo di struttura recettiva, sono documentabili attraverso fattura (che se intestata all’azienda consente anche la detrazione dell’iva), ricevuta o scontrino fiscale, mentre per quanto riguarda le spese di viaggio e trasporto, per le quali non sono previste limitazioni al tipo di mezzo utilizzato dal dipendente, sono documentabili attraverso l’esibizione dei documenti di viaggio, quindi biglietti nominativi o ricevute rilasciate dal vettore. La stessa C.M. 188/E/1998 ha precisato che è sufficiente anche la documentazione costituita da biglietti anonimi.

Rimborso spese per gli amministratori di società

In relazione alla posizione fiscale degli amministratori di società, in particolare, il rimborso spese relativo al tragitto percorso dalla residenza fino alla sede societaria (o viceversa) è imponibile.

Invece, nel caso in cui il soggetto parta da casa propria per trasferirsi presso il luogo della missione aziendale, l’imponibilità o l’esenzione dipende dalla distanza percorsa, in particolare:

• se il tragitto dalla residenza alla località della trasferta è minore rispetto a quello che avrebbe percorso partendo dalla sede della società il reddito percepito sarà esente;
• se il tragitto dalla residenza alla località della trasferta è maggiore rispetto a quello che avrebbe percorso partendo dalla sede della società la differenza in eccesso costituisce reddito imponibile.

A questo proposito, molto interessante è la Risoluzione dell’Agenzia delle Entrate numero 92/E/2015.
Oltre ad eseguire un pagamento con la causale corretta, per esempio “rimborso spese amministratore” (questa tipologia di costi sono deducibili solo se effettivamente pagati) è assolutamente opportuno predisporre e conservare documentazione descrittiva della trasferta e del mezzo impiegato ed elementi probativi degli spostamenti effettuati ogni singola giornata, in particolare:

• dettagli sul percorso svolto;
• motivazioni della trasferta;
• documentazione di fonte terza (quali ad esempio: pedaggi autostradali, fatture telepass, biglietti di treno/aereo/taxi, bolle di carico e scarico, ricevute di pasti presso pubblici esercizi, ecc.).

Obbligo di tracciabilità delle spese di trasferta dal 2025

Pur non cambiando le regole di carattere generale e relative alle spese di trasferta deducibili, a partire dal 1° gennaio 2025 la possibilità di fruirne è vincolata all’obbligo di pagamento con mezzi tracciabili.

Stesse regole anche ai fini dell’esclusione dal reddito imponibile delle somme rimborsate ai dipendenti.

L’obiettivo del legislatore è chiaro: si vuole introdurre un contrasto di interessi tra chi offre servizi e le imprese acquirenti; la conseguenza attesa è la riduzione dell’evasione fiscale da omessa fatturazione.

Nello specifico, con il comma 81, articolo 1 della Legge n. 207/2024 (Legge di Bilancio 2025), sono stati modificati:

• l’articolo 51, comma 5 del TUIR relativo alla determinazione del reddito da lavoro dipendente;
• l’articolo 95, in materia di deducibilità delle spese per prestazioni di lavoro.

Cosa cambia per i dipendenti

In ordine ai rimborsi ai dipendenti, a partire dal 1° gennaio 2025 affinché tali importi siano esclusi dalla tassazione IRPEF è previsto che ogni voce relativa a spese di vitto, alloggio, viaggio e trasporto effettuati con autoservizi pubblici non di linea (taxi e NCC) debba essere pagata esclusivamente con mezzi tracciabili.

I rimborsi erogati dall’azienda non concorreranno alla formazione del reddito esclusivamente in caso di pagamento con bonifico bancario o postale, carte di debito, credito, prepagate, assegni bancari o circolari.

Cosa cambia per le aziende

L’obbligo di tracciabilità non riguarda solo i redditi da lavoro dipendente. La norma impatta fortemente anche la determinazione del reddito di impresa.

Spese di vitto e alloggio, nonché i rimborsi analitici delle spese per viaggio e trasporto con taxi e NCC saranno deducibili per le aziende solo se pagate con metodi di pagamento tracciabili, e quindi sempre con bonifici, carte di credito, debito, prepagate o assegni.

La norma introdotta dalla Legge di Bilancio 2025 fa riferimento agli “altri mezzi di pagamento” previsti dall’articolo 23 del decreto legislativo n. 241/1997. Ai fini del rispetto dell’obbligo di tracciabilità sono quindi considerati validi i pagamenti effettuati tramite app o istituti di moneta elettronica.

Le spese escluse dall’obbligo di tracciabilità

Le nuove regole applicabili dal 1° gennaio 2025 non saranno applicabili esclusivamente alle spese sostenute per viaggi e trasporti con autoservizi pubblici di linea, quindi ad esempio autobus, treni o ancora metropolitane.

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Esempio di rimborso a piè di lista

Si ipotizzi che il dipendente della ditta ALFA SRL si rechi in trasferta da Roma a Milano per due giornate a fronte delle quali viene rimborsata una somma pari ad euro 400 di cui:

• euro 140 di rimborso del vitto documentato da vari scontrini fiscali;
• euro 100 relative alle spese di viaggio documentate dall’apposito biglietto;
• euro 120 di rimborso dell’alloggio documentato da ricevuta fiscale;
• euro 40 di rimborso di ulteriori spese non documentate.

Nella tabella sotto riportata vengono evidenziati gli importi che dovranno essere assoggettati a tassazione e gli importi esenti.

Tipologia di spesa	Imponibile	Esente
Rimborso del vitto documentato	–	euro 140
Rimborso dell’alloggio  documentato	–	euro 120
Rimborso delle spese di viaggio documentate	–	euro 10
Rimborso di ulteriori spese non documentate	euro 9,02	euro 30,98
Totale	Euro 9,02	Euro 390,98

Come si evince dall’esempio i rimborsi di spese documentati di vitto, viaggio ed alloggio, non concorrono alla determinazione del reddito del dipendente, indipendentemente dall’importo sostenuto e purchè risultino dalla nota spese, mentre concorrerà a determinare il reddito del dipendente l’importo  delle ulteriori spese, anche documentate, diverse da quelle di viaggio, vitto, alloggio e trasporto solo per l’importo che eccede il limite di euro 15,49 giornaliero (nel nostro esempio euro 15,49*2 = euro 30,98).

Infine, nel caso di rimborso spese analitico per trasferte effettuate all’interno del territorio comunale dove si trova la sede di lavoro gli importi percepiti dal dipendente concorreranno alla determinazione del reddito, con la sola esclusione delle spese di viaggio e trasporto, se documentate dai giustificativi di spesa rilasciati dal vettore.