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Guida ai Rimborsi Spese: metodi di rimborso delle spese di trasferta e deducibilità

Rimborso forfettario delle spese di trasferta per dipendenti e amministratori

Come funziona il Rimborso forfettario delle spese per dipendenti e amministratori. Regole e aspetti fiscali.

Numilia Business

Nel caso in cui l’azienda decida di erogare al dipendente in trasferta temporanea al di fuori del territorio comunale un rimborso spese forfettario, anche in virtù delle disposizioni del contratto collettivo applicato, l’art. 51 comma 5 del D.P.R. n. 917/1986 prevede che tali indennità non concorrono alla formazione del reddito del lavoratore  fino all’importo di:

  • euro 46,48 al giorno per le trasferte fuori del territorio comunale ma effettuate in Italia;
  • euro 77,46 al giorno per le trasferte all’estero.

Gli importi previsti sono giornalieri, indipendentemente dalla durata effettiva della trasferta, la quale può essere quindi anche inferiore alle 24 ore: anche se la trasferta dovesse durare poche ore se viene varcato il territorio comunale potrà essere riconosciuta un’indennità forfettaria fino ad  euro 46,48 (se in Italia) non tassata in capo al lavoratore dipendente che la percepisce.

Aspetto fondamentale che deve poi essere messo in evidenza è che l’indennizzo che viene erogato al dipendente è relativo ad eventuali spese per il vitto e per l’alloggio, le quali quindi in caso di adozione del sistema di rimborso spese forfettario non dovranno essere in alcun modo documentate; sono altresì esenti da tassazione i rimborsi spese viaggio e trasporto (anche sotto forma di rimborso chilometrico) corrisposti in aggiunta all’indennità forfetaria purché questi siano analiticamente documentati.

Eventuali ulteriori rimborsi aggiuntivi, di qualsiasi natura, anche se analiticamente documentati saranno imponibili rispetto all’indennità forfettaria prescelta.
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Esempio di rimborso forfettario

Si ipotizzi che il dipendente della ditta ALFA SRL si rechi in trasferta da Verona a Milano a fronte della quale viene rimborsata una somma pari ad euro 100 di cui:

  • euro 60 di indennità forfettaria;
  • euro 40 relative alle spese di viaggio documentate dall’apposito biglietto.

Nella tabella sotto riportata vengono evidenziati gli importi che dovranno essere assoggettati a tassazione e gli importi esenti.

Tipologia di spesa Imponibile Esente
Rimborso spese forfettario euro 13,52 euro 46,48
Rimborso spese di viaggio euro 40
Totale euro 13,52 euro 86,48

Come si evince dall’esempio, i limiti previsti dalla norma di non imponibilità non rappresentano dei limiti assoluti: il datore di lavoro può riconoscere al dipendente anche importi superiori (o inferiori) rispetto a quelli previsti con la sola conseguenza che nel primo caso (importi superiori) la differenza tra l’importo erogato e il limite di esenzione dovrà essere assoggettato a tassazione nella busta paga del dipendente nel mese di percepimento.

Nell’esempio proposto infatti, la differenza tra l’indennità forfetaria erogata ed il limite di esenzione pari ad:

euro 60 – euro 46,48 = euro 13,52

dovrà essere assoggettata a tassazione sia fiscale che previdenziale.

Infine, nel caso di trasferte nell’ambito del territorio comunale per le quali il datore di lavoro riconosce un’indennità forfettaria, la norma prevede che tale rimborso forfettario dovrà concorrere integralmente a formare il reddito del dipendente, mentre i rimborsi delle spese di trasporto, se comprovate da documenti che provengono dal vettore saranno comunque esenti da tassazione.

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Luca Mambrin

Dottore Commercialista e Revisore contabile a Trieste, se mi avessero domandato ai tempi dell’università “cosa farai da grande” non avrei mai risposto “il dottore commercialista”: ed invece ...

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