Rimborso chilometrico per il tragitto casa lavoro: come funziona e quando spetta

Nei casi in cui un dipendente, per ragioni aziendali, deve spostarsi dalla sede abituale di lavoro gli spetta il rimborso chilometrico. Una somma, cioè, versata dall’azienda direttamente in busta paga, calcolata con criteri precisi per rimborsare i costi sostenuti dal dipendente. Ma è previsto un rimborso chilometrico dipendenti tragitto casa lavoro?

La Corte di giustizia dell’Unione Europea si è pronunciata sulla questione, ribaltando parzialmente le regole da sempre applicate in Italia. Vediamo, quindi, cosa s’intende per tragitto casa-lavoro, quando spetta il rimborso chilometrico per questo percorso e come questo incide sulla retribuzione del lavoratore.

La differenza tra tragitto casa lavoro e trasferta

Per comprendere meglio quando spetta il rimborso chilometrico per il tragitto casa-lavoro, è necessario identificare a quale situazione specifica ci riferiamo.

Con il termine tragitto casa-lavoro intendiamo il percorso che il dipendente compie ogni giorno dalla propria abitazione per recarsi a lavorare.

Invece, si parla di trasferta ogni volta che un lavoratore svolge la propria prestazione fuori dalla sede di lavoro indicata nel contratto di assunzione.

Rimborso chilometrico: cos’è e a chi spetta

Quando un dipendente effettua una trasferta per uno o più giorni, utilizzando auto propria o a noleggio, ha diritto al rimborso chilometrico. La somma, che va calcolata secondo specifici criteri, andrà inserita in busta paga, non è tassata ed è deducibile per l’azienda (ovvero è una somma su cui l’azienda non paga le tasse).

Perché nasca il diritto al rimborso chilometrico, però, l’elemento fondamentale è quello dell’allontanamento dalla sede di lavoro. La legge non fa alcun riferimento all’abitazione del dipendente, che quindi non ha alcuna rilevanza. Questo vuol dire che il tragitto casa-lavoro non si può considerare trasferta, e quindi non va rimborsato né retribuito. Esiste una sola eccezione a questa regola, vediamo quale.

Tragitto casa lavoro: quando va retribuito

Come anticipato, nella quasi totalità dei casi, il tragitto che il lavoratore compie per recarsi sul posto di lavoro non dà diritto ad alcuna retribuzione o indennità aggiuntiva. La Corte di giustizia dell’Unione Europea però, con una sentenza del 2015, ha introdotto un’eccezione a questa regola per i lavoratori privi di una sede di lavoro fissa.

Pensa, ad esempio, agli agenti di commercio o agli addetti alle consegne. Queste categorie di lavoratori non solo non hanno una sede abituale di lavoro, ma spesso non hanno neanche un itinerario fisso da seguire per compiere la propria attività. Il percorso cambia di giorno in giorno a seconda delle consegne da effettuare o dei clienti da incontrare. In questi casi specifici, la normativa europea impone al datore di lavoro di inserire anche le ore dedicate al tragitto casa-lavoro (e viceversa) fra le voci da retribuire in busta paga.

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Prima della sentenza della Corte di giustizia UE, la legge italiana non prevedeva questo obbligo. Oggi, i contratti collettivi nazionali di lavoro (ovvero gli accordi stipulati a livello nazionale tra i rappresentanti dei lavoratori ed i loro datori di lavoro) hanno dovuto adeguarsi alle direttive europee.

Rimborso chilometrico dipendenti tragitto casa lavoro: come si calcola?

Dunque, oggi, il tempo impiegato dai dipendenti senza una sede lavorativa fissa per percorrere il tragitto casa-lavoro (e viceversa) va considerato normale orario lavorativo e come tale va retribuito. Il calcolo delle somme dovute ai lavoratori in questi casi, quindi, è diverso da quello per il rimborso chilometrico per trasferta.

Per calcolare il rimborso chilometrico in caso di trasferta è necessario conoscere varie informazioni: modello, tipo di veicolo e di alimentazione dell’auto usata dal dipendente, numero di chilometri percorsi. Dovrai poi incrociare questi dati con quelli indicati nelle tabelle pubblicate due volte all’anno dall’ACI. Infine, attraverso calcoli specifici, otterrai la somma da rimborsare.

Leggi la spiegazione approfondita di come eseguire il calcolo del rimborso chilometrico

Per conoscere l’importo da pagare al dipendente privo di una sede fissa per il tragitto casa lavoro, il procedimento è molto diverso (e molto più semplice). Questo tipo di pagamento infatti rientra a pieno titolo nella retribuzione oraria del dipendente.
Per effettuare il calcolo, devi:

1. conoscere l’orario di partenza del lavoratore dalla sua abitazione e l’orario di rientro a fine giornata lavorativa,
2. applicare la tariffa oraria concordata contrattualmente.

Tieni presente che monitorare e registrare la differente durata delle giornate lavorative di questi lavoratori può essere complicato. Per questo ti consigliamo di munirti di un buon gestionale che ti aiuti a raccogliere tutte le informazioni fondamentali per le attività contabili.

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Rimborso tragitto casa-lavoro in busta paga: la tassazione

Una volta calcolato quanto spetta al dipendente come rimborso per il tragitto casa-lavoro nei casi in cui gli spetta, non resta altro che liquidare la somma in busta paga.

La legge stabilisce il diritto del lavoratore di ricevere una retribuzione (e non un’indennità) per il percorso dalla propria abitazione al posto di lavoro, nei casi in cui non vi sia una sede di lavoro fissa. L’utilizzo dei termini è molto importante, in quanto ha conseguenze sul piano fiscale, soprattutto per il dipendente.

Mentre infatti il rimborso chilometrico per trasferta è esente da imposte, le somme ricevute dal lavoratore per il tragitto casa lavoro sono tassate esattamente come il resto della retribuzione.

Per quanto riguarda l’azienda, invece, gli importi pagati per il tragitto casa lavoro rientrano nel costo del personale e sono quindi pienamente deducibili dal reddito. Si tratta cioè di importi sui quali l’azienda non dovrà pagare le tasse (come avviene, entro certi limiti, per il rimborso chilometrico).