Registrare e annotare tutte le tue spese è più importante di quanto possa sembrare. Certo, non è che capita proprio a tutti di svegliarsi al mattino esclamando:
“Figata!!! Oggi faccio la prima nota!!!!”.
E così si tende a posticipare, finché non arriva qualche scadenza fiscale e rischi di trovarti nel caos più totale, cercando di risalire ad acquisti e spese di mesi prima, scartabellando fatture e ricevute ammassate da qualche parte e col rischio di dimenticare fuori qualche voce di spesa o di rinunciare a registrarla perché non trovi la fattura. Il tutto mentre magari sei nel pieno di un lavoro o hai una consegna urgente da rispettare.
Perché complicarsi la vita così? Pensa a quanto tempo e stress avresti risparmiato se nei mesi precedenti avessi aggiornato un po’ per volta la tua prima nota.
Cos’è la prima nota?
La prima nota è un semplice registro, non obbligatorio e non soggetto ad alcuna formalità, che viene utilizzato per monitorare e registrare i movimenti finanziari di un’impresa.
Solitamente il registro di prima nota è unico ma se la struttura aziendale si fa più complessa, e il numero e la tipologia di operazioni iniziano a moltiplicarsi, è consigliabile suddividere la prima nota in due componenti:
- la prima nota cassa, in cui si registrano solo le movimentazioni di denaro contante;
- la prima nota banca (o fuori cassa), in cui si registrano le operazioni che riguardano bonifici, assegni, pagamenti con carta di credito, PayPal ecc., ovvero senza movimentazione di denaro contante.
Per la tenuta della prima nota inizialmente può essere sufficiente un semplice foglio di calcolo su Excel, ma velocemente troverai molto più semplice optare per uno dei vari software gestionali o programmi di prima nota dedicati presenti sul mercato.
Ti starai però chiedendo: perchè dovrei tenere con puntualità la prima nota?
Ecco, i motivi pratici per i quali dovresti farlo!
Tenere sotto controllo le tue finanze migliora la gestione dei flussi di cassa
I chiari di luna capitano a tutti, ma quando diventano una costante il tuo business rischia il tracollo. Devi quindi monitorare costantemente il tuo cash flow, in modo da poter prevenire e superare eventuali crisi. Uno dei modo per farlo, è tenere traccia delle tue spese quotidiane, per quanto piccole e insignificanti ti possano sembrare. Eviterai sorprese, come trovarti alla fine del mese e scoprire che le tue uscite hanno superato le entrate.
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Registrando regolarmente le tue spese, inoltre, potrai monitorare i costi, capire quali sono le uscite maggiori e quanto ti stanno facendo spendere. Potrai utilizzare questi dati come marcatori per capire se ti stai mantenendo sopra o sotto il tuo budget mensile. Tutto questo ti porterà a gestire meglio le tue finanze e a mantenere in attivo il tuo business, individuando e riducendo o eliminando i costi superflui, e sviluppando un atteggiamento mentale più virtuoso, sostenibile e attento agli sprechi.
In questo modo non solo eviterai di buttare via parte delle tue finanze, ma potrai risparmiare risorse da reinvestire in marketing, formazione e risorse per fare crescere la tua attività.
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Le scadenze fiscali non ti coglieranno di sorpresa
Le scadenze fiscali possono rappresentare delle “sorprese” davvero sgradite, se non vengono previste per tempo. Ed ecco che ci si ritrova il giorno prima della scadenza a cercare di recuperare fatture e scontrini, tra cartelline, cassetti, email. Meglio evitare di trovarsi in queste situazioni, abituandosi a registrare con cura e volta per volta ogni singola spesa.
Ti eviterà un inutile carico di stress – con l’eventualità di commettere errori – e ti aiuterà a non buttare i tuoi soldi. Ecco alcune delle spese che devi assolutamente importi di registrare sempre regolarmente:
- Pranzi e cene di lavoro
- Bollette del telefono e altre utenze legate al tuo lavoro
- Spese di viaggio (carburante, autostrada, biglietti di treno, aereo…)
- Forniture per l’ufficio (carta e toner stampante, articoli di cancelleria, consumabili in genere)
- Affitti
- Assicurazioni
Ricordati che se la tua sede operativa coincide con la tua abitazione, puoi dedurre una parte delle tue spese, tra cui le bollette. Chiedi informazioni in merito al tuo commercialista.
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Mantenere un buon rapporto con i tuoi dipendenti
Nel caso tu abbia collaboratori o dipendenti, probabilmente ti presenteranno le loro ricevute e scontrini relativi a spese di viaggio, pasti, spese straordinarie.
Tenendo sempre sotto controllo le uscite, potrai rimborsare tempestivamente i tuoi dipendenti, senza costringerli a continuare ad anticipare soldi di tasca loro in attesa che tu ti ricordi di pareggiare i conti del mese passato.
Valutare rapidamente se e quanto il tuo business sia profittevole
Come ben sai, il profitto è dato da ricavi meno costi. Capirai quindi quanto sia importante sia tenere sotto controllo la profittabilità del tuo business, in quanto ti permette di sapere se stai davvero guadagnando soldi, ti può aiutare ad attirare nuovi investitori, a gestire le tue spese quotidiane, a ottimizzare le tue finanze.
Un controllo regolare delle spese ti aiuterà ad avere una visione più obiettiva riguardo la profittabilità della tua impresa, perché potrai basarti su cifre e somme reali, e non su ipotesi e previsioni.
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Dal 2001 scrivo per siti internet e blog (passando per quelle che una volta erano le webzine, le community, ecc ecc). Lavoro in proprio come freelance e collaboro con diverse agenzie di comunicazione e ...
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