Analisi dei costi aziendali: come impostare un controllo dei costi aziendali

Per gestire un’attività commerciale sufficientemente redditizia e prestante in una società competitiva come quella di cui noi tutti facciamo parte, è opportuno effettuare in modo periodico quelle analisi dei costi aziendali che, oltre a dare una panoramica chiara sulla situazione economica presente, aiutano anche a individuare la fonte di eventuali sprechi permettendo di ridurli nel più breve tempo possibile.

Affinché tale controllo dei costi garantisca davvero dei buoni riscontri nel breve e nel lungo periodo, bisogna però prendere in considerazione una serie di specifiche direttive di cui andremo subito a parlare di seguito: operazioni importanti da eseguire con attenzione per avere il pieno controllo sull’andamento finanziario della propria società.

Identificare tutti i costi aziendali

Una buona analisi dei costi aziendali prevede in primis la stima precisa di tutte le spese sostenute durante un certo frangente temporale (un anno, due anni, cinque anni, ecc.).

Per ottenere una stima corretta è importante considerare tutti i costi insiti nello svolgimento delle attività aziendali. Innanzitutto, si possono dividere in due macro-categorie:

• Costi fissi: sono tutti i costi che devono essere sostenuti indipendentemente dal volume della produzione; consistono nei costi dello spazio produttivo, amministrativi, assicurativi, etc.
• Costi variabili: sono i costi che variano in base al volume della produzione; si pensi, ad esempio, ai costi delle materie prime e di spedizione,

Inoltre, si possono classificare i costi anche in:

• Costi diretti: attribuibili al prodotto specifico; ad esempio, i costi delle materie prime sono diretti, perché risultano vincolati in modo diretto e oggettivo con la merce prodotta.
• Costi indiretti: non si possono assegnare a un prodotto, poiché riguardano il processo produttivo nel suo complesso, come i costi del personale.

Infine, è utile anche valutare i costi di gestione della società che non producono profitti reali (produzione, acquisto, finanziamento, vendite, marketing, ricerca, sviluppo, ecc.) e i costi sui quali è possibile risparmiare (contratti di fornitura, affitti, ecc.).

Leggi anche: Costo aziendale per dipendente: calcolo e voci di costo

Stabilire degli obiettivi specifici

Dopo l’accertamento ed il controllo dei costi descritto nel punto precedente, è poi necessario capire quanto e dove si può effettivamente risparmiare, considerando i diversi reparti aziendali e procedendo per obiettivi specifici: se, per esempio, ci si rende conto del fatto che l’essere operativi in una certa regione è causa di un eccessivo dispendio economico, bisogna indirizzare le risorse nelle zone più remunerative concentrandole in maniera tale da abbattere gli sprechi ed aumentare i guadagni.

Interpellare dipendenti e collaboratori

Per fare in modo che l’analisi dei costi aziendali sia quanto più veritiera ed affidabile possibile, diventa necessario anche chiedere un parere a quei dipendenti e collaboratori impegnati ogni giorno nelle attività del business: visto che tutte le pedine a disposizione vivono a contatto diretto con la realtà dell’impresa in cui lavorano, possono di sicuro dare un importante contributo per eliminare le eventuali perdite di tempo e/o denaro.

Individuare le possibilità di risparmio

Quando lo scopo principale è quello di limitare le uscite, una valida soluzione da mettere in pratica consiste nel fatto di individuare tutti i costi sui quali è possibile risparmiare: a prescindere dal fatto che si tratti di spese sbagliate, sconti mancanti o sperperi di altro genere, è doveroso trovare delle alternative per ridurre lo sforzo economico.

Già viaggiando in economy piuttosto che in business class o chiedendo ai fornitori ordini più grandi e scontati al posto di ordini più piccoli e costosi, gli sprechi calano in maniera considerevole.

Apportare dei cambiamenti

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Il modo più semplice per attuare una riduzione delle spese efficace e duratura, è certamente quello di intervenire su:

• costi di acquisto: cercare fornitori più economici, fare grandi ordini su cui è possibile ottenere buoni sconti, ecc.;
• costi di produzione: identificare le aree in cui è possibile utilizzare componenti standard ed eliminare i componenti personalizzati, trovare sistemi più efficienti rispetto a quelli utilizzati, ecc.;
• costi di locazione: chiedere ai dipendenti non indispensabili di lavorare da casa per ridurre la grandezza dell’ufficio, considerare le offerte dei coworking, installare dispositivi per il risparmio energetico, ecc.;
• costi di comunicazione: scrivere al pubblico tramite mail invece che utilizzando la posta tradizionale, cercare offerte telefoniche con la formula tutto incluso, ecc;
• costi per il personale: esternalizzare le attività non essenziali, investire in nuove tecnologie per sostituire determinati processi manuali, rivolgersi a liberi professionisti o a dipendenti part-time, ecc.

Dotarsi di un software per registrare e analizzare i costi

Chiunque sia la persona designata a controllare i costi, la prima cosa di cui avrà bisogno saranno i dati oggettivi: cioè l’elenco di tutti i costi sostenuti e magari appoggiati da una pezza giustificativa (ricevute, fatture, ecc.).

Sarà necessario poi aver categorizzato correttamente le spese sostenute. A questo proposito ci vengono incontro sia strumenti come Excel, che strumenti come i software gestionali con funzioni di prima nota e gestione pagamenti come Danea Easyfatt .

Un foglio di calcolo può essere utile se il controllo viene fatto una tantum e la complessità dell’attività è modesta. Nella maggior parte dei casi invece è necessario un controllo continuo dei costi e allora è consigliabile affidarsi ad un software gestionale con prima nota in cui registrare e categorizzare movimenti man mano che occorrono o addirittura passare ad un’analisi più avanzata possibile tramite un software di contabilità.

Ingaggiare un consulente

Per effettuare un controllo dei costi preciso e scrupoloso, alle volte, può diventare necessario ingaggiare un consulente specializzato in materia che, oltre a mettere a disposizione dell’impresa il suo bagaglio di sapere, fornisca un punto di vista oggettivo e libero dagli interessi aziendali.

Se la selezione di questa figura deve essere fatta considerando le sue esperienze pregresse (dove e per chi ha lavorato in passato) e le modalità di collaborazione andranno ufficializzate chiaramente affiancate da accordo di riservatezza.

Considerare i rischi di una riduzione dei costi

Tagliare le spese può rivelarsi piuttosto vantaggioso per il benessere economico dell’attività, ma anche piuttosto rischioso per la sua continuità operativa: se, ad esempio, i tagli vengono fatti sugli stipendi dei dipendenti, questi potrebbero erogare un servizio meno qualitativo, causando l’insoddisfazione della clientela. Prima di ridurre qualunque costo, è quindi fortemente consigliabile accertarsi di non procurare più danno che beneficio al business.

Questo il procedimento corretto per eseguire un’analisi dei costi aziendali precisa ed efficace: suggerimenti preziosi da seguire con attenzione per garantire alla propria impresa benessere e prosperità.

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